Reduzir custos operacionais é um desafio enfrentado por toda empresa, em absolutamente qualquer época. Afinal de contas, é justamente a diminuição dos gastos o que abre caminho para melhorar a lucratividade do negócio como um todo. E, na prática, isso traz vários benefícios diretos e indiretos.

Em meio à competitividade do mercado, que se torna cada vez mais acirrada, o segredo está em não comprometer a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos. O caminho mais inteligente é, portanto, reduzir custos na empresa, evitando desperdícios, negociando condições mais favoráveis e engajando todo o time para entrar nessa missão com força total.

Quer saber mais sobre o tema e aprender a aplicar boas estratégias de redução de custos em seu negócio? Então confira nosso post de hoje!

Qual a importância de reduzir custos na empresa?

Pense por um minuto sobre como você determina o preço dos produtos e serviços que oferece. Seja com base na margem de contribuição de cada item ou no lucro que deseja obter, um fundamento básico se mantém: os custos. É isso mesmo! Todas as fórmulas de cálculo de preço buscam cobrir os custos das operações.

Assim, quando você tem custos muito altos, acaba chegando a um preço também alto, que pode estar acima do praticado pela concorrência. Como é de se imaginar, isso deixa sua empresa para trás na corrida pela preferência dos consumidores.

Por outro lado, ao obter uma margem mais enxuta, você pode oferecer promoções e investir na qualidade, ganhando espaço na disputa.

O que você tem que entender o quanto antes é que custos operacionais altos podem inviabilizar um negócio. Nesse cenário nada ideal, muitos empresários acabam com a (falsa) impressão de que não há possibilidade de levar a empresa adiante. Quantas vezes você já disse ou ouviu alguém dizer: “não sei como a empresa X consegue manter esse preço impraticável”? Mas claro que essa não é uma verdade.

Se a concorrência faz, é porque é possível. Você precisa, portanto, saber que estratégia o concorrente usa para reduzir seus custos de operação e conseguir praticar preços melhores. Além disso, custos altos são fortes indicativos de problemas internos que têm passado despercebidos, tais como:

  • falta de processos otimizados;
  • desperdício de materiais;
  • alto índice de defeito no processo produtivo;
  • contratos de serviços acima da média de mercado.

Diante disso, cabe ao gestor descobrir quais são os gargalos e aqueles pontos que mais impactam nos custos. Com essa informação em mãos, é hora de correr atrás das devidas soluções.


Que vantagens a redução de custos traz?

Ao identificar os problemas causados pelos altos custos operacionais, é possível antever o que uma redução traria de bom para a empresa. Confira agora mesmo alguns dos benefícios mais importantes proporcionados pela diminuição de custos!

Aumento da rentabilidade

O mais básico de todos (e que traz a reboque todos os demais) é o aumento da rentabilidade. O que precisamos ressaltar aqui é que, para que determinado setor ou mesmo toda a empresa apresente resultados melhores, não é preciso aumentar a quantidade de operações. Na verdade, muitas vezes, só é preciso melhorar a forma de atuação.

Imagine que uma empresa tem como meta para o ano um aumento de 10% no seu lucro líquido, em valores absolutos.

Qual seria o caminho mais fácil para alcançar esse objetivo? Pensar em aumentar o volume de vendas, certo? Afinal, mais negócios fechados trazem mais resultados. Mas e se você pensar em melhores resultados? A solução mais inteligente é focar na qualidade e não na quantidade. Sim, dá para alcançar um aumento de 10% de lucro enxugando custos operacionais.

Para que não fique nenhuma dúvida a esse respeito, é válido nos estendermos mais um pouco. Na prática, quando o foco se volta para o aumento do volume de vendas, uma série de outros gastos vêm junto, como:

  • aumento do volume de compras;
  • pagamento de horas extras;
  • incremento das contas fixas — como água e energia;
  • depreciação maior do maquinário, que trabalha mais.

Por outro lado, ao reduzir custos operacionais, você alcança exatamente o oposto de tudo isso que acabou de ser apontado. O negócio consegue, assim, reduzir índices de compras, deixar de pagar horas extras e economizar em toda sua infraestrutura. Muito melhor, não concorda?

Competitividade no mercado

Em função de tudo isso, a redução das margens operacionais torna a empresa mais competitiva, uma vez que ela passa a produzir mais com menos.

Isso é importante para manter bons índices de competitividade, já que os preços praticados ao consumidor são mais enxutos.

Além do mais, com a economia gerada, é possível realizar promoções, promover ações de divulgação e investir em boas estratégias de marketing. Sem falar que a melhoria do processo produtivo se reflete na qualidade do produto final, que chega melhor e mais barato no mercado.

Disponibilidade de capital

Como consequência da redução dos custos operacionais, a empresa se depara com uma certa sobra de caixa em relação a seus resultados anteriores. Usada de forma inteligente, essa gordura traz mais solidez para o negócio, que pode investir em melhorias internas e aplicações financeiras.

Quando a empresa faz investimentos, aumenta sua receita financeira, o que, por sua vez, incrementa seus resultados, pois o dinheiro investido complementa as margens operacionais.

Consegue entender como o negócio ganha em 2 vertentes diferentes? Além disso, ainda existe a possibilidade de investir em melhorias internas, como:

  • capacitação de pessoal;
  • ampliação ou renovação de maquinário e instalações;
  • compra de insumos de melhor qualidade.

Como dá para perceber, a economia promove um ciclo positivo que beneficia o produto e aumenta sua capacidade de ganho de mercado, gerando ainda mais lucro para o negócio.

Como reduzir custos na empresa com eficiência?

São diversas as possíveis frentes de trabalho para reduzir custos operacionais. Como os focos de custos desnecessários podem estar em vários lugares, não existe um caminho único. É preciso, assim, avaliar as diferentes nuances do negócio para encontrar as causas. Para ajudar, que tal conferir 11 maneiras de identificar e solucionar gargalos na produção?

1. Mapeie processos internos

Para começar o processo de redução de gastos com o pé direito, é preciso fazer um mapeamento de toda a empresa. Essa é uma atividade um tanto complexa, mas que vale muito a pena, à medida que os gargalos de produção forem sendo encontrados.

Pode aportar: ao vasculhar detalhadamente todas as atividades e processos do negócio, você certamente vai se deparar com contas desnecessárias e oportunidades de melhoria.

Pode acontecer, por exemplo, de uma empresa dispor de 2 ferramentas semelhantes e pagas (como um software licenciado), embora apenas uma seja usada. Pode ser, ainda, que seja possível substituir tais ferramentas por uma outra solução única, mais completa, barata e moderna.

2. Analise o fluxo de caixa

Para reduzir custos operacionais sem diminuir a qualidade dos produtos ou serviços do seu portfólio, a empresa precisa fazer uma análise criteriosa do seu fluxo de caixa. Ao avaliar as receitas e os gastos do negócio, o gestor consegue perceber claramente quais são as maiores fontes de saída e de recursos do caixa corporativo.

A partir desse diagnóstico, o próximo passo é investigar os motivos de eventuais aumentos de custos. Pode estar no aumento de preços dos insumos, crescimento de gastos logísticos e assim por diante.

Só depois de descobrir para onde os recursos estão indo é que se torna possível decidir quais são os cortes mais acertados a fazer. Lembre-se: o histórico do fluxo de caixa é extremamente importante, pois permite comparar a evolução dos custos.

3. Renegocie contratos vigentes

Ao analisar o histórico dos custos por segmento, é possível descobrir, por exemplo, que aquele fornecedor que era mais vantajoso há meses mudou suas condições. Agora, portanto, outro pode oferecer melhores oportunidades de negócio.

Avaliando o gasto com cada contrato, você pode comparar esse valor com os serviços e produtos de que usufrui. Às vezes, a negociação envolve itens que acabam ficando subutilizados, podendo ser cortados das renovações sem nenhum prejuízo interno. Vale, assim, rever as condições dos contratos vigentes quanto a, por exemplo:

  • valores praticados;
  • parcelas negociadas;
  • taxas de juros;
  • indicador de reajuste anual.

Nesse caminho, se você identificar contratos poucos vantajosos, trate de negociar melhores condições ou, se o fornecedor não tiver flexibilidade suficiente para isso, saia em busca de opções mais vantajosas.

4. Alugue equipamentos

Outra estratégia inteligente para reduzir custos operacionais é optar pelo aluguel de equipamentos em vez de sua aquisição. É claro que essa medida precisa ser avaliada caso a caso, mas, em linhas gerais, o aluguel é indicado para equipamentos usados poucas vezes ou para trabalhos específicos, o que não justificaria imobilizar capital para ter essas máquinas de forma contínua.

Vale lembrar que é a empresa proprietária quem arca com a depreciação, as manutenções preventiva e corretiva, bem como com o tempo parado de suas máquinas. Assim, quando você aluga equipamentos conforme demanda, reduz o peso desses custos.

O contrário também é válido. Em vez de ser você o locatário, que tal ser o locador, alugando equipamentos subutilizados para gerar mais receita para a empresa? Com essa saída, se há maquinário parado, você consegue reduzir custos não apenas relativos à ociosidade, mas também no que se refere à manutenção e ao armazenamento dos equipamentos.

5. Faça pesquisa de preços

Por mais que essa dica pareça simples demais, acredite: muitas empresas têm gastos excessivos simplesmente por não contarem com uma política clara de aquisição de bens e serviços. Na prática, para reduzir custos operacionais, é preciso ter critérios e procedimentos eficientes no setor de compras.

Algumas empresas adotam, por exemplo, o padrão de pedir pelo menos 3 propostas antes de fechar qualquer negócio. Até porque existem gastos comuns que podem sofrer grandes variações em períodos curtos de tempo, além de poderem variar de acordo com a sazonalidade. São exemplos:

As pesquisas de preço podem fazer parte do processo de requisição padrão, obedecendo a critérios que sejam eficientes para ajudar na tomada de decisões. Isso inclui procurar por diferentes fornecedores, datas e tipos de serviço.

Uma passagem no domingo à noite, por exemplo, pode estar mais barata que outra, na segunda-feira bem cedo. Mas já parou para pensar que essa opção talvez envolva outros custos que exigem uma avaliação mais minuciosa?

Gastos com táxi à noite são mais caros, por exemplo, por causa das diferenças de bandeira. Além disso, será preciso arcar com uma diária de hospedagem a mais. Será que vale a pena?

Seguindo a mesma linha de raciocínio, alugar carros pode sair mais caro e ter maiores custos potenciais (como danos ao veículo e acidentes) do que usar um app de táxi. Igualmente, fechar um pacote de serviços com uma empresa pode ser mais vantajoso que adquiri-los separadamente. São questões assim que uma pesquisa de preços eficiente ajuda a resolver.

Há inclusive empresas que dividem o orçamento em centros de custo, a fim de permitir que cada gestor administre os recursos da sua própria área. Dessa forma, os profissionais geralmente passam a se preocupar ainda mais com a pesquisa de preços, como forma de diminuir seus gastos.

6. Estabeleça parcerias com fornecedores

Contar com fornecedores de confiança é sempre uma excelente vantagem competitiva para qualquer empresa. Pensando nisso, busque criar relacionamentos duradouros. Só tenha em mente que as negociações devem estabelecer uma relação de ganho em mão dupla para formar uma parceria sólida e de longo prazo.

Negociando preços, você pode adquirir mais produtos para conseguir um desconto maior, prazos de pagamento mais folgados ou taxas de juros menores. Mas não compre nada acima da sua previsão de consumo, pois isso gera prejuízos com armazenamento, obsolescência e perecibilidade, ok?

7. Evite desperdícios

Campanhas contra desperdícios costumam trazer resultados rápidos. E saiba: até as contas mais simples podem esconder excelentes oportunidades de economia. Vale, portanto, conscientizar seu time para evitar gastos desnecessários de:

  • água;
  • energia;
  • telefone;
  • material de escritório;
  • fotocópias;
  • copos descartáveis.

8. Aposte em serviços compartilhados

Nos dias de hoje, uma empresa pequena não necessariamente precisa manter uma estrutura fixa de atendimento. Você já ouviu falar em serviços de coworking? Basicamente, trata-se do compartilhamento de escritórios, que limita os gastos às necessidades dos clientes. Nesse formato, o negócio não precisa manter uma infraestrutura completa disponível para utilização esporádica.

A propósito, isso também vale para a aquisição de serviços. Negociar uma viagem corporativa para uma comitiva inteira, por exemplo, tende a ser mais vantajoso que a aquisição de passagens individuais.

9. Controle o estoque

O controle de estoque eficiente é um ponto vital para a redução de custos. Afinal, deixar capital imobilizado com matérias-primas e mercadorias de baixa rotatividade diminui o capital de giro do negócio. Assim, você:

  • corre o risco de atrasar o pagamento de fornecedores;
  • perde boas oportunidades de negócio por falta de capital disponível;
  • sofre prejuízos com itens perdidos, seja por descuido, vencimento ou extravio.

Para não ter que lidar com esse tipo de dor de cabeça, invista em um processo efetivo de controle de estoque, definido datas e formas precisas de calcular quanto precisa ser comprado de cada item. Medidas simples, como colocar novos produtos no fundo das prateleiras, dando vazão aos de vencimento mais próximo primeiro, já são capazes de evitar perdas e reduzir custos.

10. Terceirize tarefas

Terceirizar atividades nada mais é que delegá-las a outras empresas, devidamente capacitadas para sua execução. Nesse contexto, o contratante pode focar na atividade-fim de seu negócio — seu core business. Lembre-se: quanto maior é uma companhia, mais capacidade ela tem de negociar valores atrativos com as prestadoras de serviço.

A verdade é que gerir um contrato de terceirização pode ser muito mais econômico e fácil que optar por manter equipes inteiras dedicadas a atividades que passam longe do efetivo objeto de atuação do negócio.

11. Invista em renovação tecnológica

Avalie periodicamente as ferramentas e os maquinários que seu negócio utiliza, calculando a relação entre custo e benefício. Em alguns casos, vale mais a pena adquirir equipamentos modernos que gastar com manutenção e consertos, uma vez que o custo inicial logo é pago com o aumento da produtividade e a diminuição de gastos com o item obsoleto.

Você pode perceber isso com clareza ao calcular o prazo de retorno do investimento feito, levando em conta o ganho esperado e observando em quanto tempo o investimento deve se pagar.

Como você pôde perceber, existem várias maneiras de se reduzir custos na empresa. Cabe ao empreendedor analisar quais mais se adaptam ao seu negócio para, dessa forma, ganhar em competitividade no mercado!

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Formado em Administração de empresas e MBA em marketing, possui 15 anos de experiencia no mercado de viagens e ampla vivencia internacional.

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