Estabelecer uma política de viagens coerente e sólida é essencial para o bom trabalho de um gestor de compras e, consequentemente, para o sucesso de qualquer organização. Afinal, são muitas as variáveis que devem ser observadas no processo de contratação, incluindo a relação com os colaboradores e os deslocamentos em si. E isso vale tanto para viagens a negócios como para viagens de incentivo, viu?
É por isso que a criação de uma política de viagens deve ser prioridade na pauta da sua empresa. Acredite: esse documento vai otimizar os processos, fazendo com que essas oportunidades sejam aproveitadas ao máximo! Assim ficará fácil servir aos interesses da empresa sem deixar de lado os cuidados e a preocupação com os colaboradores.
Pronto para implementar uma política de viagens bem-sucedida no seu negócio? Então acompanhe agora mesmo o passo a passo que preparamos com dicas fundamentais para você dar andamento a esse projeto!
1. Padronização dos serviços
É importante ter em mente que o principal objetivo de uma política de viagens é padronizar os serviços. Assim, ainda que tenham mobilidade para escolher entre algumas opções, os colaboradores sempre têm um parâmetro a seguir. Dessa forma, sentem-se seguros para decidir dentro das possibilidades aprovadas pela empresa.
Nesse sentido, um bom caminho a seguir é determinar previamente o tipo de viagem e a classificação do hotel. O deslocamento aéreo será na classe econômica, executiva ou primeira classe? E o hotel no destino, deve ser de 3, 4 ou 5 estrelas? Para garantir transparência e uniformidade, o parâmetro de escolha pode ser de acordo com o tipo de cargo ocupado. Assim, na hora de fazer a reserva, o colaborador já sabe quais são suas possibilidades de escolha, evitando dúvidas e erros.
2. Confirmação da necessidade
É claro que alguns detalhes só podem ser resolvidos presencialmente — como a conferência das condições de funcionamento de um maquinário e a visita a um espaço, por exemplo. Em alguns casos, porém, o que serve de motivo para uma viagem corporativa poderia, na verdade, ser resolvido com uma simples ligação ou em uma reunião via teleconferência.
Por essas e outras, a política de viagens da empresa deve esclarecer a importância de se verificar a real necessidade de cada um dos deslocamentos, orientando os colaboradores a sempre checar a pertinência e a necessidade de uma viagem antes de agendá-la. Dessa forma, tudo acontecerá da melhor forma possível para todos os envolvidos.
3. Reembolso de valores
Uma questão que sempre gera dúvidas nos funcionários diz respeito aos itens que podem ou não ser reembolsados em uma viagem. Para evitar o estresse e a incerteza, nada melhor que definir uma lista detalhada que oriente os colaboradores durante as viagens! Pense em custos com transporte, alimentação, telefonemas e até alguns extras para determinar o que é e o que não é reembolsável.
Essa lista deve ser criada a partir das próprias necessidades da empresa, sempre conciliando a economia de recursos e o bem-estar da equipe. Assim, no caso de viagens internacionais, por exemplo, é mais que válido prever o reembolso de ligações para casa, por exemplo. Lembre-se de que isso pode fazer toda a diferença na motivação e até mesmo no rendimento do colaborador!
4. Compra de passagens
Defina qual deve ser a antecedência para a compra de passagens, tendo em mente que o planejamento nesse quesito significa economia para a empresa. Tenha em mente, no entanto, que podem surgir casos atípicos — como viagens que precisam ser feitas em caráter de emergência. Determine qual deve ser o procedimento ideal para essas situações também.
Adote ainda uma política de selfbooking, usando para isso uma plataforma por meio da qual os próprios colaboradores possam fazer solicitações e reservas relacionadas a suas viagens. Dessa maneira, o processo se torna mais simples e sua equipe passa a ter uma dimensão mais clara de todas as variáveis envolvidas em um deslocamento.
5. Possibilidades de transporte
Uma política de viagens ainda precisa abordar um outro tema fundamental: o uso de transportes no local de destino. Defina em quais casos o colaborador deve optar pelo transporte coletivo, quando pode pegar táxis, contratar traslados ou alugar um carro. Essas informações são fundamentais para padronizar as viagens, permitindo que o gestor de compras se organize financeiramente em relação aos deslocamentos de determinado mês.
6. Documentação do viajante
Uma boa política de viagens também deve incluir as responsabilidades do colaborador em relação à documentação exigida. O procedimento comum é que o funcionário cuide do passaporte enquanto a empresa consegue os vistos, quando necessário. É bom lembrar, porém, que essa definição deve ser adequada à rotina e aos procedimentos de cada negócio.
O mesmo vale para decisões em relação ao excesso de bagagem. Ao mesmo tempo em que o esperado é que o próprio colaborador arque com esse custo, tal cobrança não deve ser feita caso a bagagem contenha material da própria empresa.
7. Cartões da empresa
Pode acreditar: os cartões corporativos são ótimos recursos para organizar as viagens da empresa, uma vez que seu uso minimiza a necessidade de reembolsos e aumenta o controle do departamento de compras da organização. Portanto, quando for possível oferecer o cartão corporativo, aposte nessa alternativa! Só não esqueça de, antes, explicar as regras em relação a seu uso, sempre de forma clara e objetiva.
8. Custos com refeições
A política de viagens também deve tratar dos custos com refeições. Mas atenção: não é o caso de restringir os locais onde o colaborador deve tomar café, almoçar e jantar, mas sim de definir um custo máximo por dia. Essa limitação, por si só, já é um ótimo parâmetro para a escolha dos estabelecimentos. Também deixe clara a necessidade de apresentar todos os recibos, que são essenciais para a organização interna.
9. Contato de emergência
Toda política de viagens deve indicar o responsável pela aprovação (ou não) de gastos emergenciais, pessoa com autonomia suficiente para tomar decisões e com responsabilidade para equilibrar os interesses da empresa e da equipe. É preciso lembrar, afinal, que imprevistos simplesmente acontecem e que o colaborador não deve, em hipótese alguma, ficar desamparado em situações difíceis.
10. Prestação de contas
Apresente a política de reembolso e de prestação de contas da empresa. Os valores devem ser pagos na volta da viagem ou em uma data definida? É importante que os colaboradores saibam disso o quanto antes, para que consigam se planejar em relação aos valores a serem recebidos.
Como você pôde ver, criar uma política de viagens adequada às especificidades da empresa é fundamental para que todos os processos ocorram da melhor forma possível. Por isso, não deixe de conversar com seu time de colaboradores para entender suas principais demandas, além de levar em conta a rotina do negócio no processo de elaboração desse documento. Não tenha dúvida: uma política adequada é uma ferramenta indispensável para o sucesso!
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