5 dicas para inovar na festa de final de ano da empresa

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O final do ano normalmente é marcado não só por festas em família, mas também por comemorações corporativas. E não importa se a empresa é de pequeno ou grande porte: é mais que válido oferecer um evento para proporcionar aos colaboradores um momento de lazer e diversão em agradecimento aos esforços dedicados ao negócio ao longo do ano. Também não importa se a confraternização é pequena ou grande, simples ou luxuosa: o importante é que ela exista.

Mas o que fazer em tempos de economia conturbada, quando nem sempre há verba suficiente para encantar os convidados como você gostaria? Nesse cenário, como oferecer uma festa de final de ano da empresa de forma inovadora e inesquecível, de preferência reduzindo os custos? Para ajudá-lo nessa missão, reunimos aqui algumas informações importantes — além de excelentes dicas. Curioso? Veja só:

Entenda o objetivo do evento

Seja quem for, o organizador do evento precisa estar bem alinhado aos objetivos da empresa para aquela festa em especial. É para os colaboradores confraternizarem entre si ou o objetivo é criar uma proximidade da empresa com seus profissionais? Deverão ser incluídos familiares? Trata-se de um evento mais formal, com pronunciamento da diretoria, ou um evento recreativo, com sorteios de prêmios? Esclarecendo essas dúvidas é possível dar sequência ao planejamento da festa. E é claro que, ao conhecer bem o público que participará do evento, as chances de sucesso da iniciativa vão às alturas!

Conheça seu público

O primeiro passo para elaborar uma festa de final de ano da empresa para ninguém colocar defeito é conhecer muito bem seu público. Nesse caso, idade, perfil socioeconômico e grau de escolaridade são informações bem úteis para decidir assertivamente o formato do evento e suas atrações. Afinal, de nada adianta organizar um evento de tema esportivo, com jogos de peteca e futebol de sabão, se grande parte dos seus convidados forem de mais idade, não concorda?

Uma sugestão interessante e que demonstra a preocupação da empresa com a diversão e a opinião de seus colaboradores é fazer uma rápida enquete (seja por caixa de sugestões ou por e-mail) sobre o tipo de evento que preferem e quais atrações gostariam que fossem oferecidas na confraternização.

Faça um bom planejamento

Boa parte dos créditos pelo sucesso de um evento está no planejamento. Assim, tendo definidos o tipo de comemoração e o tema, parta para a elaboração de uma checklist com todos os pontos que você precisa validar e orçar. Coloque absolutamente tudo nessa lista, desde a confecção dos convites e a confirmação de presença até o pagamento defornecedores e o arquivamento das notas fiscais. Qualquer item que você deixar de fora pode acabar atrapalhando o desenvolvimento do cronograma do evento. Melhor evitar passar por apuros!

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E um dos itens que merece muita atenção é a definição do cardápio, com as quantidades certas para não faltar nem sobrar demais. Tente deixar o menu coerente com o tema da festa — um suculento churrasco cairá bem no caso de um tema cowboy, por exemplo, enquanto a temática havaiana não pode deixar os frutos do mar de fora. Já as quantidades dependerão muito do perfil do seu público. O ideal, assim, é contar com o know-how do buffet escolhido.

Seja criterioso com fornecedores

Lembre-se de que é a imagem da empresa perante sua equipe que estará em jogo. Com isso em mente, você precisa saber que é sim possível fazer uma festa de final de ano da empresa com produtos de qualidade, independentemente do tamanho da verba disponibilizada para o evento.

O segredo está no equilíbrio: você não precisa escolher os fornecedores mais caros, muito menos pensar que a economia dos mais baratos certamente compensará — muitas das vezes, o barato acaba saindo mais caro. A dica básica é fazer vários orçamentos e buscar sugestões com pessoas conhecidas. Acredite: sempre há um fornecedor com preços ótimos e qualidade excelente que ainda não é tão conhecido no mercado.

Surpreenda seus convidados

Para que o evento de final de ano da sua empresa seja inesquecível, é preciso inovar. Mas vale tomar um certo cuidado aí, porque as pessoas tendem a torcer o nariz para propostas de formatos modernos e inovadores além da conta. Então confira algumas dicas para arriscar na medida certa e se prepare para escutar debates entre os colaboradores sobre o qual detalhe da festa foi melhor!

Evite repetir locais

Essa é uma inovação básica, mas bastante eficaz. Assim como é interessante usar temas para esse tipo de evento e nunca repeti-los, também é importante escolher locais diferentes. Boates, bares, sítios, hotéis, parques de diversões, boliches e até navios! Já que as opções são inúmeras, você pode deixar a criatividade criar asas. Só não se esqueça de ser coerente com o tema e com o perfil dos convidados, ok?

Capriche no entretenimento

Shows ao vivo, DJ, futebol de sabão, sinuca e até mágicos: as opções são praticamente infinitas e sempre existe uma que se encaixa direitinho no orçamento disponível. Mas para a festa de final de ano da empresa ser inesquecível, não podem faltar atrações no evento, mesmo que seja uma gincana ou um animado torneio de damas.

Premie os presentes

É bem comum que os diretores ofereçam prêmios para os colaboradores na festa de final de ano da empresa. Por ser uma excelente prática, nada de cortar os mimos. Só sugira que os prêmios variem a cada ano. Eletrodomésticos, automóveis e eletroeletrônicos fazem os olhos de qualquer um brilhar. Mas você não precisa ficar apenas nisso. Atualmente existem empresas que fazem a gestão de viagens sob demanda. Imagine ganhar uns dias na Argentina ou mesmo em um hotel fazenda do interior! Apenas tome cuidado com o sorteio de muitos itens, pois o processo fica longo e acaba desanimando os participantes.

Promova talentos

Convide os próprios colaboradores para que apresentem seus talentos durante o evento! Aí vale de tudo um pouco: pintura, dança, show de stand up e apresentações de mágicas e até musicais. Você certamente se surpreenderá com os talentos que sua equipe guarda!

Use a tecnologia a seu favor

É cada vez mais comum estimular os colaboradores a registrarem o evento, divulgando-o em suas redes sociais — como Instagram e Facebook. Para deixar tudo ainda mais divertido, ofereça perucas e acessórios, além de fazer plaquinhas com frases de efeito acompanhadas da marca da empresa, aproveitando a propaganda gratuita. Que tal ver o nome do seu negócio em uma hashtag?

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Como você pôde constatar com essas dicas rápidas, é mais que possível fazer com que a festa de final de ano da empresa seja inesquecível. Há uma variedade imensa de opções para deixar a confraternização da equipe muito bem avaliada ao final do evento, mesmo com um orçamento pequeno. Só não se esqueça de uma coisa: ninguém elogiará sua festa pela temperatura da cerveja ou da comida, muito menos pela limpeza dos banheiros, mas esses mesmos itens, se negligenciados, podem acabar com o brilho de suas propostas inovadoras e transformar o evento em um desastre na avaliação dos convidados.

Agora nos conte: sua organização já colocou alguma dessas dicas em prática? Como você costuma inovar nas festas de final de ano da empresa? Comente e compartilhe suas experiências conosco!

Sobre o autor

Formado em Administração Pública pela Unesp e Pós Graduação em Administração e Gestão de Eventos pelo Senac SP, Alexandre Kida é responsável pela área de eventos & incentivos na Copastur. Com experiência de 17 anos na área, é apaixonado pelo que faz, compromissado com a excelência na entrega dos serviços e satisfação plena dos clientes.

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