8 dicas para acertar na escolha do local de um evento corporativo

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Escolher o local certo é passo decisivo para seu evento corporativo ser um sucesso. É muito importante não se deixar impressionar apenas com a beleza do espaço: é preciso que, entre outras coisas, ele seja adequado ao tipo de evento que você vai realizar, ao público que irá comparecer e, ainda, que tenha um preço que não comprometa o seu orçamento.

Entre os pontos que devem ser levados em consideração na hora de selecionar um espaço para sua empresa realizar uma festa, feira ou palestra estão  o número de convidados, principais características do evento, acessibilidade da região, dia e horário de realização e custo-benefício.  Veja 8 dicas para acertar na escolha do local de um evento corporativo:

1. Comece pela região

O primeiro passo na busca pelo local ideal para seu evento corporativo é selecionar a região/bairro em que irá procurar o espaço. A segurança é fator primordial. É muito importante escolher uma área de fácil acesso, para garantir que seus convidados consigam chegar com facilidade e, ainda, que seus fornecedores para eventos corporativos possam fazer as entregas sem passar por dificuldades.

Uma casa de festas situada em um bairro afastado pode ter um preço competitivo, mas, por outro lado, pode desanimar quem não tem carro por conta da distância, por exemplo. Regiões perigosas, com alto índice de assaltos, também podem comprometer o sucesso do seu evento. Evite. Outro ponto que deve ser considerado é a oferta de táxis e transporte público na área, estacionamento para convidados e facilidade de acesso para ambulâncias e equipe médica.

2. Analise o tamanho do espaço

O tamanho do espaço em que você irá realizar o evento é outro fator importante. O número de convidados deve ser o ponto de partida. É preciso procurar um local que comporte com conforto todas as pessoas e, ainda, a equipe que atuará no evento em questão, como produtores, seguranças, equipe de luz e som, cozinheiros etc.

Um espaço muito pequeno não é bom, mas um local muito maior do que o número de convidados também exige também não é uma boa escolha: pode passar a impressão que seu evento não alcançou o sucesso esperado, pois há um excesso de lugares vazios.

3. Considere as características do evento corporativo

Para acertar na escolha do local, não deixe de avaliar as características do evento que irá realizar. Uma feira de negócios exige um espaço completamente diferente do que uma festa de final de ano, por exemplo. Caso esteja organizando uma palestra, é importante checar se os locais pesquisados oferecem um auditório. Se for fazer uma degustação para convidados pode ser interessante optar por um espaço que tenha cozinha e todo o equipamento necessário para armazenar os alimentos que serão utilizados na ocasião.

4. Fique atento à parte burocrática

Além de buscar um espaço que tenha um tamanho adequado e ofereça toda a infraestrutura necessária, é essencial ter atenção também à parte burocrática. Avalie se a documentação do imóvel está em dia, se há permissão legal para a realização de eventos no espaço e qual o número máximo de pessoas permitido. Cheque se há alvará de funcionamento e se ele está atualizado. Se o proprietário do imóvel não apresentar  a documentação completa pode ser uma boa ideia procurar outro lugar para evitar dor de cabeça. Caso se sinta inseguro em relação à parte burocrática, há a opção de contratar uma empresa especializada na gestão de eventos e/ou um organizador de eventos, assim, você reduz as chances de cometer algum erro.

5. Confira os extras que o local oferece

Tamanho e infraestrutura do espaço são fatores fundamentais na hora de definir um local para seu evento corporativo. Para acertar ainda mais na escolha, avalie ainda os extras oferecidos pelos lugares pesquisados. Há hotéis, por exemplo, que oferecem descontos  na hospedagem para os participantes do evento (o que pode ser um diferencial caso muitos convidados venham de outros estados ou países). Muitas casas de festa também incluem no pacote buffet e decoração, o que pode reduzir o seu trabalho em uma festa de final de ano. Compare valores e serviços oferecidos para ver qual espaço oferece as melhores condições e preços.

6. Veja se o valor cabe no seu orçamento

Há espaços para todos os gostos e bolsos. Acertar na escolha do local de um evento corporativo passa também por optar por algo que não estoure o orçamento reservado para a ocasião. Faça uma pesquisa dos valores cobrados por espaços similares e, se necessário, parta para a negociação com o fornecedor, pleiteando desconto para pagamento à vista ou um abatimento caso contrate serviços extra, como buffet, equipe de som e luz, segurança etc.

7. Analise se o local é adequado para o horário/dia do evento

A época do ano e o horário em que acontecerá o evento corporativo também influenciam a escolha do lugar. Eventos diurnos, que acontecerão em meses de verão, por exemplo, exigem preocupação extra com refrigeração. Locais mais ermos podem não ser a melhor opção para eventos noturnos, já que a segurança dos convidados pode ficar comprometida. Em épocas de chuva pode não ser uma boa ideia optar por espaços com grandes áreas abertas e, sim, dar preferência para lugares fechados ou que tenham cobertura.

8. Faça um checklist

O checklist é um aliado e tanto na hora de escolher o local em que fará seu evento corporativo. Liste todos os fatores que devem ser considerados (localização, tamanho do espaço, preço etc) e, antes de fechar negócio, se certifique que você analisou todos os pontos com cuidado.

A escolha do local é fundamental para tudo correr bem com o seu evento corporativo. Para ter sucesso nessa busca, planejamento é essencial. Comece a procurar o espaço o quanto antes, principalmente no caso de evento de final de ano, em que os lugares ficam com a lotação esgotada rapidamente.

Para não cometer erros, leve em consideração pontos como quantidade de convidados, característica do evento e localização para escolher o local perfeito para seu evento corporativo.

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Sobre o autor

Formado em Administração Pública pela Unesp e Pós Graduação em Administração e Gestão de Eventos pelo Senac SP, Alexandre Kida é responsável pela área de eventos & incentivos na Copastur. Com experiência de 17 anos na área, é apaixonado pelo que faz, compromissado com a excelência na entrega dos serviços e satisfação plena dos clientes.

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