Como escolher um hotel para funcionários em viagem?

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Em meio a inúmeros outros itens, o planejamento de viagens corporativas também envolve escolher um hotel que esteja alinhado com as políticas de viagens da empresa, sempre avaliando a relação entre custo e benefício. O detalhe é que nesse cálculo precisam entrar diversas variáveis que acabam influenciando no momento das reservas, pois podem impactar na experiência do viajante e no caixa do negócio. O que acha de saber que variáveis são essas e como escolher o hotel ideal para seus funcionários em viagem? Acompanhe nosso post!

Localização próxima

A regra geral é: hotéis baratos costumam ficar longe do centro comercial das cidades. E por mais que esse ponto pareça inofensivo em uma primeira análise, certamente dificulta o deslocamento do viajante. Nesse caso, o que seria poupado em estadia acaba sendo gasto em combustível, táxi ou qualquer outro meio de transporte. Isso sem falar no aumento da burocracia na hora de prestar contas! De olho em tudo isso, a dica aqui é pensar em hotéis que fiquem próximos aos locais que serão visitados pelo funcionário da empresa. O segredo está em reduzir distâncias, evitar atrasos nos compromissos e, claro, economizar na contratação dos serviços de hospedagem.

Deslocamento facilitado

Próximo ao hotel em que o funcionário vai ficar existem meios de transporte que possam auxiliá-lo no seu deslocamento? Para evitar o pagamento de táxi todos os dias, é possível que seu funcionário pegue um metrô ou ao menos uma van coletiva? Nos locais mais afastados, muitas vezes é melhor alugar um carro e deixá-lo à disposição do colaborador que ficar controlando corridas de táxi e recibos de pagamento. Por isso, consultar o hotel em relação às facilidades de transporte pode ser uma boa ideia antes de fechar a reserva.

Conforto na medida

Enquanto viaja, o funcionário está à disposição da empresa, certo? Pois isso deve ser valorizado com acomodações adequadas! Mas não entenda errado: você não necessariamente tem que pagar hotéis caros, mas sim prover um local confortável. É uma questão de puro bom senso. Além de pesquisar sobre o hotel e ver fotos dos quartos, procure recomendações de outros hóspedes ou reclamações na internet. Redes sociais são ótimas para coletar impressões a esse respeito, pois as pessoas costumam compartilhar tanto suas experiências positivas como as negativas.

Segurança máxima

O hotel a ser escolhido também deve estar localizado em uma região que ofereça segurança a seus funcionários. E isso vale para dentro e para fora das instalações. Se um colaborador é assaltado durante a viagem, por exemplo, pode gerar responsabilidades para a empresa — como ressarcimento de equipamentos pessoais e indenizações. No que se refere à segurança dentro do hotel, caso seu funcionário esteja levando equipamentos de valor (como notebook, celular e dinheiro, entre outros pertences), certifique-se de que o local oferece um cofre para guardar tais objetos.

Prazo extra

Normalmente, o check-in é feito depois do horário de almoço e o check-out, antes. É esse intervalo que permite que a equipe do hotel prepare o quarto para novos hóspedes. Mas se seu funcionário vai chegar um pouco mais cedo ou vai sair um pouco mais tarde que os horários estipulados, a recomendação é tentar negociar o prazo para não pagar uma diária a mais. A não ser que esteja acontecendo um evento muito importante na cidade e os hotéis estejam todos lotados, você certamente conseguirá um bom acordo, oferecendo conforto para a chegada do seu funcionário e menos despesas no seu fechamento contábil.

Cancelamento gratuito

No momento de escolher um hotel para funcionários em viagem e negociar a reserva, verifique se é cobrada taxa de cancelamento. Vai que acontece um imprevisto e seu colaborador não pode viajar! É fato que cancelamentos feitos em cima da hora costumam gerar taxas, mas se você conhecer com antecedência da impossibilidade da viagem, é bem capaz de encontrar hotéis que não cobrem.

Internet acessível

Hoje em dia, se não há internet, muito pouco trabalho pode ser feito, correto? Pois é essa dependência da tecnologia que nos faz ter que exigir acesso sem restrições ao wi-fi do hotel. Alguns cobram pelo uso, enquanto outros já oferecem o serviço gratuitamente, entendendo que se trata de algo essencial para uma boa experiência do hóspede. Na hora de escolher um hotel para funcionários em viagem, portanto, verifique as condições de uso da rede, dando preferência a hotéis que oferecem o serviço gratuitamente e sem limite de banda ou de equipamentos conectados.

Refeições incluídas

Se seu funcionário vai ficar nas proximidades do hotel, uma boa forma de controlar gastos e reduzir o número de notas fiscais na prestação de contas é contratar a estadia com as refeições incluídas. Nesse caso, uma questão que deve ser verificada é o preço, pois os hotéis costumam cobrar caro por suas refeições. Sendo o caso, procure negociar valores ou celebrar convênios com aqueles hotéis que mais recebem seus colaboradores para, assim, reduzir a conta. Não havendo acordo, procure restaurantes nas proximidades com valores mais competitivos, quem sabe firmando com eles parcerias de longo prazo!

Reuniões neutras

Se seus funcionários têm como missão receber pessoas durante a estadia na cidade, verifique a disponibilidade de usar as salas de reuniões existentes no hotel. Com essa estratégia, você reduz os custos de deslocamento e ainda faz com que os potenciais clientes ou parceiros de negócios fiquem focados no objetivo da reunião, uma vez que também estarão em terreno neutro, fora de suas próprias empresas.

Pagamento simplificado

No momento de acertar a conta do hotel, a empresa tem algumas opções: ceder um cartão corporativo ao funcionário para que ele mesmo faça o pagamento no momento do check-out, pedir que o hotel fature diretamente para a empresa, dispensando o colaborador da responsabilidade, ou usar milhas acumuladas para efetivar o pagamento, reduzindo os custos da viagem e aproveitando as vantagens dos cartões de crédito e programas de fidelidade dos quais a empresa participe.

Para negócios que enviam funcionários para viagens o tempo todo, os convênios com hotéis podem ser extremamente benéficos, uma vez que o faturamento pode ser feito mensalmente, com uma única prestação de contas para todas as despesas. Com o processo se tornando um só, deixa de comprometer a rotina do gestor com documentos e mais documentos de comprovação de despesas.

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Sobre o autor

Formado em Administração de empresas e MBA em marketing, possui 15 anos de experiencia no mercado de viagens e ampla vivencia internacional.

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