Evento corporativo: 8 questões a serem consideradas na organização

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Os diversos fatores envolvidos na preparação de um evento corporativo exige um alto nível de organização e atenção a detalhes. É preciso experiência e responsabilidade para minimizar a ocorrência de problemas de última hora, além de muito jogo de cintura para lidar com todos os pormenores, calendarizando prazos e seguindo um cronograma ao mesmo tempo realista e eficaz. Por essas e outras é que contratar uma empresa especializada no assunto acaba simplificando bastante a preparação. Afinal, não dá para subestimar o cuidado necessário a esse tipo de organização, não é mesmo?

Já podemos adiantar que eventos bem-sucedidos acertam na entrega de produtos e serviços adequados ao público. E só com isso já é possível concluir que, para ter êxito nessa área, é essencial conhecer a fundo o público convidado. Um evento memorável surpreende seus participantes, conseguindo não só atingir os objetivos propostos como abrir portas para futuros negócios. E as corporações mais antenadas já se deram conta disso! Quer se juntar a esse grupo? Então confira o post de hoje, porque separamos algumas das principais questões envolvidas na organização de eventos. Veja onde não errar!

Planejamento

Assim como para organizar praticamente tudo na vida, é preciso primeiramente planejar! Nesse sentido, o primeiro passo consiste em refletir sobre as metas a serem atingidas com a promoção do evento. Qual é o propósito principal? Que tipo de resultados a empresa espera alcançar com essa ação? Encontradas as respostas, você pode pular para o próximo passo: lidar com o orçamento. Lembrando que a melhor forma de respeitar o orçamento que se tem em mãos para produzir um evento é justamente por meio de um bom planejamento.

Orçamento

Itens adquiridos ou serviços solicitados com antecedência podem ter um custo significativamente menor do que se forem orçados às vésperas do evento. É claro que os custos não devem ser a única preocupação da organização, no entanto, a redução de alguns deles é consequência evidente de ações bem planejadas. Sem contar que esse quesito pode pesar (e muito) na hora de fechar a conta. Para não extrapolar o orçamento, é preciso muita atenção na hora de acompanhar os gastos. Daí a importância de tomar nota de todas as tarifas dos serviços.

É o registro organizado de cada informação que pode evitar surpresas desagradáveis e manter a saída de dinheiro sob controle. Vale lembrar que tudo é garantido por meio de documentos, desde a segurança dos convidados à reserva do local escolhido para o evento, exigindo, portanto, um registro fiel e organizado das informações. Se, por exemplo, um pagamento antecipado a um fornecedor é feito, mas não registrado com um documento comprovativo devidamente resguardado, como se lembrar dessa operação mais adiante ou mesmo comprová-la, se for o caso? Deslizes desse tipo podem minar seu orçamento.

Calendário

É inevitável que as etapas também sejam divididas em partes. Essa é uma premissa básica para uma organização eficaz. Sabemos, afinal, que cada etapa possui objetivos próprios que não podem ser perdidos de vista. E ao determinar esses objetivos, é fundamental combiná-los aos prazos de recebimento dos serviços ou produtos. Por isso é essencial preparar um calendário de prazos. Já quanto à data de realização do evento em si, é prudente definir algumas possibilidades e não apenas uma, pois podem surgir novos aspectos que comprometam a realização do evento em determinado dia.

Fornecimento

A escolha dos fornecedores é um daqueles aspectos que definitivamente não podem passar despercebidos pela organização do evento. E é exatamente nesse ponto que se torna ainda mais evidente a vantagem de se optar pela contratação de uma empresa especializada. Afinal, a experiência de quem já está habituado a lidar com esse universo pesa bastante. Pense bem: todo o material ou serviço que, de fato, tornará o evento possível depende da qualidade do que será entregue pelos fornecedores. É de suma importância, portanto, conhecer previamente bons fornecedores, contando com uma rede de contatos atualizada. Ao tomar esse tipo de decisão apressadamente, o risco de receber produtos ou serviços de qualidade duvidosa aumenta muito, o que pode comprometer seriamente o sucesso do evento.

É preciso valorizar serviços e produtos de bons fornecedores, sabendo se o preço é condizente com a qualidade oferecida. É imprescindível ter uma boa noção da relação entre custo e benefício do que está disponível no mercado. Contar com fornecedores qualificados contribui para a excelência do resultado final, pois a qualidade do produto ou serviço entregue é o principal fator influenciador da satisfação dos convidados. E ainda há outros pontos importantes quanto à escolha dos fornecedores, como sua capacidade para cumprir prazos, a recomendação de outros clientes, a agilidade na entrega e a flexibilidade diante de imprevistos. Vale ficar atento a tudo isso!

Comunicação

O ideal é que a comunicação do evento tenha início, no mínimo, cerca de 40 dias antes da efetiva data de realização. No entanto, essa estimativa pode variar, especialmente dependendo do porte do evento. O que é preciso ter em mente é que sem público não há celebração. Assim, o sucesso da ação depende também do comparecimento dos convidados. Então trate de comunicá-los!

Tecnologia

Já no quesito tecnologia, a inovação é o que mais pode surpreender os convidados. Fazer parcerias e usar alternativas criativas apoiadas em ferramentas tecnológicas têm se provado ser ótimas opções para propor experiências surpreendentes aos participantes dos eventos. Não se esqueça, afinal, de que a tecnologia tem o poder de otimizar os recursos disponíveis e trazer ainda melhores resultados! E uma grande parcela do mérito da tecnologia na preparação de eventos está relacionada à promoção de interatividade. O uso de aplicativos e outros mecanismos geram engajamento do público, mostrando que a proposta entregue está alinhada com os novos tempos.

Outro ponto extremamente interessante nesse sentido é o uso das redes sociais para reforçar a comunicação do evento e promover interação no ambiente virtual. A divulgação nesses meios traz mais clareza à comunicação e gera intimidade com os participantes. É possível, por exemplo, disseminar pistas sobre o que encontrar no evento, criando expectativa e motivando o interesse pela participação.

Acompanhamento

Definitivamente não dá para dispensar um cronograma para acompanhar cada passo planejado, além de não descuidar de itens importantes no dia da realização do evento, como a segurança dos arranjos elétricos e da montagem do cenário, por exemplo. Quando há atrações, é importante também ter atenção à fase dos ensaios e, claro, incluir tudo isso no cronograma. São os ensaios técnicos e artísticos que podem antecipar a percepção de possíveis problemas na estrutura, evitando maiores dores de cabeça.

Feedback

O feedback posterior ao evento é uma etapa de suma importância, porque promove o relacionamento com os participantes. Se houve divulgação nas redes sociais, lá mesmo pode começar a propagação de vídeos e fotografias, por exemplo. Assim você poderá avaliar mais de perto as percepções sobre o evento e que impressões causou nos convidados. É importante cumprir as propostas, enviando todo o material prometido e garantindo que os participantes o receberão do prazo prometido.

Viu como a organização de um evento corporativo implica em saber gerir o tempo e ter experiência com diversos pormenores? Contratar uma empresa especializada pode ser a garantia de que tudo será preparado de forma mais fluida, sem aborrecimentos e frustrações. Então o que ainda está esperando?

Antes, deixe um comentário e divida conosco sua experiência com a preparação de eventos corporativos! E não se esqueça de comentar também se ainda tiver dúvidas ou se quiser compartilhar sugestões!

Sobre o autor

Formado em Administração Pública pela Unesp e Pós Graduação em Administração e Gestão de Eventos pelo Senac SP, Alexandre Kida é responsável pela área de eventos & incentivos na Copastur. Com experiência de 17 anos na área, é apaixonado pelo que faz, compromissado com a excelência na entrega dos serviços e satisfação plena dos clientes.

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