Gestão de tempo em viagens corporativas: saiba como se organizar

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Qualquer pessoa que tenha o mínimo de contato com o mundo corporativo já deve estar cansado de ouvir a velha máxima de que tempo é dinheiro. Bem, vamos ter que repetir isso mais uma vez, porém, com um bom motivo: para te mostrar como a gestão tempo dos colaboradores em viagem empresariais traz impactos positivos para as finanças do negócio.

Além de ser uma boa maneira de reduzir custos, a gestão de tempo também aumenta o conforto e satisfação da sua equipe nos deslocamentos a trabalho. Por isso, fique atento às nossas próximas dicas para otimizar o tempo em viagens corporativas!

Antecipe decisões

Um bom planejamento é o pai de todas as economias, inclusive a de tempo. Pesquisar fornecedores e entender as rotas que sua equipe realizará quando em viagem ajuda a tomar decisões estratégicas, como a compra de passagens áreas, acionamento de translado em terra e mesmo a hospedagem em determinados hotéis.

A ideia, portanto, é tentar sincronizar cada uma dessas etapas para que o número de horas ociosas em salas de espera ou mesmo no trânsito em horário de pico seja minimizado. Não se esqueça, contudo, que prazos muito apertados entre uma etapa e outra podem causar um efeito em cadeia negativo caso aconteça algum atraso ou imprevisto em uma das etapas.

Tenha uma agenda de compromissos

Outro ponto importante no planejamento de viagens empresariais é a definição de forma bastante clara quais são as atividades que o colaborador deverá executar em seu destino. Fazer um agendamento correto de reuniões, encontros ou treinamentos a serem realizados organiza a rotina do trabalhador em trânsito e aperfeiçoa os seus deslocamentos.

O ideal é que esse agendamento seja detalhado cobrindo cada dia da viagem e hierarquizado conforme o grau de importância e urgência. Assim, o trabalhador chegará ao seu destino já com todos os seus objetivos definidos, podendo dedicar o foco completo em garantir o cumprimento das suas missões.

Calcule cada hora gasta

Ok, o seu colaborador em trânsito já sabe tudo que ele precisa fazer em cada dia de trabalho. Mas ele sabe quanto tempo vai realmente gastar em cada uma dessas etapas?

Trabalhar com a previsão de horas gastas é uma ação complementar ao agendamento de compromissos, em que cada atividade ganha o peso em horas adequado. Dessa forma, é possível dividir tarefas morosas e ações mais ágeis de forma equilibrada no tempo de trabalho da sua equipe.

É preciso definir, por exemplo, se uma reunião com um potencial investidor precisa de uma manhã inteira para ser realizada, além de detalhes como o tempo preciso para a realização de check-in em hotéis ou aeroportos.

É importante, portanto, estar ciente de que cada minuto conta e cronometrar os passos a serem realizados é importante tanto para a execução das atividades quanto para a análise posterior da gestão de tempo da sua viagem, sempre conferindo se o que foi planejado encontrou eco na realidade da equipe e, assim, melhorar os planejamentos posteriores.

Não se esqueça do orçamento

Já deixamos bastante claro que economizar tempo significa economizar custos. Mas nem sempre essa união é tão simples quanto parece. Por exemplo, as viagens áreas sem escalas são mais rápidas, porém, em geral, têm o preço mais elevado do que voos com diferentes escalas.

Nesse tipo de situação, a empresa precisa avaliar se vale a pena investir um pouco mais em uma viagem ágil ou se a economia em uma viagem com várias paradas é grande demais para ser ignorada. Não se esqueça de que esse tipo de decisão não deve ser baseado apenas nas finanças, mas também no conforto e praticidade de determinada decisão.

Viagens longas são cansativas, impactando de forma negativa na produtividade de qualquer trabalhador. Além disso, não dá para ignorar que, quanto mais tempo se gasta em aviões ou aeroportos, menos tempo sua equipe tem para realmente trabalhar.

Por fim, não se esqueça de que o preço dos hotéis, por exemplo, deve ser relativizado de acordo com sua praticidade. Talvez sua empresa pague mais para que os funcionários se hospedem próximos ao centro de convenções da cidade destino, por exemplo, mas esse prejuízo pode ser recuperado na agilidade durante o deslocamento e no próprio custeio do transporte.

Esteja preparado para imprevisto

Grande parte desse texto foi dedicada a falar com o planejamento bem-feito é o primeiro passo para a economia de tempo. Mas e quando as coisas saem do que foi previsto? Ora, esse tipo de contratempo também deve estar dentro do seu planejamento.

É importante que a empresa tenha uma folga de horários para suprir atrasos que acabam acontecendo — seja por conta de uma má condição meteorológica para voos ou simples engarrafamentos.

Mas também é importante ter planos de contingência, quando a perda de tempo se torna realmente onerosa, como no cancelamento de voos ou mesmo no extravio de viagens — problema que causa não só estresse mas exige algumas horas para ser resolvido.

Uma boa alternativa é contar com bons seguros de viagem, mesmo para deslocamentos no Brasil. Assim, parte dos problemas podem ser resolvidos ou agilizados pelo segurado, liberando a equipe do transtorno e da dor de cabeça.

Conte com ajuda especializada

O planejamento de uma viagem corporativa exige recursos e tempo. Quando as empresas internalizam esse processo, quem costuma ter o trabalho redobrado é o setor de RH ou de compras que nem sempre conseguem dar a agilidade necessária aos passos que começam com a pesquisa de fornecedores, passando pela compra de passagens, definição de política de viagens, etc.

Por isso, pode ser uma boa ideia colocar toda essa responsabilidade em uma empresa especialista em gestão de viagens. Dessa forma, toda etapa é agilizada com a contrata que já possuí um grande conhecimento da área e é capaz de oferecer informações para a tomada de decisões — como os melhores hotéis, tarifas e pacotes, de maneira muito mais célere.

Além disso, a parte mais burocrática e, portanto, mais prejudicial ao bom uso do tempo, fica toda sob a responsabilidade da contrata — o que significa mais horas livres para que os funcionários da sua empresa se dediquem à parte realmente produtiva da viagem corporativa.

Você já sabe como melhorar a gestão de tempo das suas viagens corporativas, mas quer melhorar ainda mais esse processo da empresa? Assine nossa newsletter e receba material rico para aprimorar as suas viagens empresariais!

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