As viagens corporativas representam um promissor e rentável ramo da área de turismo no Brasil e no mundo. De acordo com a Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas (Abracorp), o setor movimentou cerca de R$ 3,3 bilhões no último trimestre.
Muitas empresas encontram nas viagens de negócios a melhor solução para conseguir alcançar seus objetivos. Mas, afinal, como organizar esse tipo de deslocamento de uma maneira que seja econômica, porém suficientemente produtiva?
Confira a seguir:
- como organizar uma viagem de negócios;
- como conseguir as melhores condições nas viagens corporativas;
- como economizar com as viagens de negócios;
- Como elaborar uma política de viagens corporativas;
- como uma TMC pode organizar as viagens da sua empresa.
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Como organizar uma viagem corporativa? Por onde começar?
Neste guia, você encontrará diversos itens aos quais o organizador (ou a equipe responsável) deve se atentar. Portanto, siga as orientações abaixo para obter melhores resultados com as viagens corporativas.
Pesquisa
O primeiro ponto a ser avaliado quando se trata de viagens corporativas é a questão relacionada à sua viabilidade. Reflita se:
- o deslocamento é mesmo necessário?
- o objetivo que a viagem apresenta compensa eventuais investimentos realizados?
- é possível alcançar os mesmos resultados por outros meios?
Superado esse primeiro momento, e com a certeza de que a viagem é mesmo necessária, tem início a fase de pesquisas . Pesquisam-se:
- fornecedores;
- preços de passagens, acomodações e alimentação;
- as melhores condições e estratégias para economizar, mas garantindo bons serviços ao viajante.
Planejamento
O planejamento é um dos pressupostos para uma viagem corporativa baseada em orçamentos controlados e também alinhada com as necessidades da empresa e dos colaboradores que irão viajar.
Outras questões importantes nesse quesito são:
- para onde se irá?
- quando será a viagem?
- quais funcionários da empresa participarão dela?
- qual será o orçamento disponível?
- como ocorrerão os fluxos de solicitação e aprovação dos deslocamentos?
- quem será o responsável pela compra de bilhetes aéreos, reserva de hotéis e aluguel de automóveis?
A etapa de planejamento da viagem é essencial para o seu sucesso , e permitirá que se obtenham maiores economias e menos contratempos na contratação dos serviços necessários.
Organização
No universo corporativo, organização é um dos sinônimos de eficiência. Um dos meios mais inteligentes de fazer com que uma viagem corporativa ocorra da melhor maneira possível é planejá-la de modo coordenado e organizado, etapa por etapa.
Para isso ser colocado em prática, seguir à risca a política de viagens da empresa e contar com uma boa equipe de gestão de viagens é a melhor solução.
Antecedência
Viagens corporativas planejadas com a maior antecedência possível evitam imprevistos, mal-estar por parte dos funcionários que viajarão e, acima de tudo, permitem que a empresa obtenha chances mais promissoras de negociar com os fornecedores.
A criação de um cronograma de viagens que seja capaz de prever quais serão os deslocamentos necessários para os próximos meses ajuda a empresa a agir de modo mais estratégico no caso de eventuais cancelamentos, remarcações ou outras mudanças de planos. Com isso, a organização evitará prejuízos de ordem financeira.
Como conseguir as melhores condições nas viagens corporativas?
Boas condições, quando se fala em viagens corporativas, não se restringem simplesmente à obtenção de pequenos preços, mas sim a outras vantagens, como formas de pagamento e prazos facilitados (como o método do cartão corporativo ), benefícios aos viajantes, bônus, descontos e outros aspectos.
Um dos primeiros passos para a instituição que busca conseguir as melhores condições é, como visto, planejar suas viagens com antecedência, para que exista a oportunidade real de se pesquisar os menores preços e barganhar boas oportunidades, mas com garantia da qualidade do serviço que está sendo prestado.
Criar uma relação mais duradoura com fornecedores também é fundamental. Empresas que têm as viagens corporativas como uma realidade constante podem considerar tornarem-se fiéis a determinados fornecedores, pois isso, a médio e longo prazo, pode se mostrar bastante favorável no momento de se argumentar em busca de condições mais vantajosas.
Como economizar com as viagens de negócios?
Veja abaixo dicas essenciais para economizar os recursos da empresa durante viagens corporativas.
Siga à risca a política de viagens corporativas
A política de viagens corporativas é responsável por estabelecer as regras válidas para todos os deslocamentos de funcionários realizados a favor dos interesses da empresa. Esse documento deve ser construído a partir de um trabalho conjunto de reflexão entre diversas áreas da instituição, de modo que possa ser detalhado o suficiente para abranger todo e qualquer aspecto associado à realização de uma viagem de negócios.
Entretanto, não basta que a política de viagens seja bem estruturada. É necessário que ela seja conhecida por todos os funcionários e, acima de tudo, seguida.
Assim, com procedimentos que seguem padrões pré-determinados e que estão sempre em busca do melhor resultado possível, mediante uma plena consciência das limitações financeiras da empresa, a política de viagens é capaz de gerar grandes índices de economia.
Conscientize os colaboradores a respeito do propósito dos deslocamentos
Viagens de negócios têm propósitos bem definidos. Entretanto, é muito importante que os funcionários da empresa estejam bastante cientes a respeito disso.
Caso contrário, corre-se o risco de que os colaboradores confundam viagens corporativas com turismo de lazer , e em alguns casos façam escolhas e assumam uma postura, durante o deslocamento, que não esteja de acordo com os interesses financeiros da empresa.
Seja firme na exigência da prestação de contas
A prestação de contas é um momento posterior à realização da viagem — caso não utilizem o método de pagamento eletrônico de cartão corporativo —, no qual o funcionário comprova quais foram efetivamente as despesas que teve ao longo do deslocamento, por exemplo:
- táxis;
- refeições;
- gorjetas;
- aluguel de veículos;
- uso de pacotes para telefonia ou internet;
- dentre outros serviços.
É preciso que a prestação de contas tenha regras claras e firmes, para que se evite o uso descontrolado de dinheiro e para não ocorrer divergências durante o reembolso.
Registre ações estratégicas nas informações dos relatórios de viagens
Os relatórios de viagens permitem que a empresa veja de modo mais claro e organizado como o orçamento vem sendo aplicado quando se trata de viagens de negócios. Assim, servem como um instrumento estratégico para a correção de procedimentos e otimização de performance, favorecendo os savings.
Procure a ajuda especializada de uma TMC
Existem TMCs (Travel Management Company) especificamente especializadas na gestão de viagens corporativas, como a Copastur.
Esse tipo de instituição pode ajudar profundamente outras empresas de diferentes ramos que não têm tanto know-how na gestão de viagens, mas que precisam que seus funcionários se desloquem com constância por razões institucionais.
Organizações especializadas conhecem profundamente todas as etapas de uma viagem corporativa internacional e nacional, e podem se mostrar capazes de fazer muito mais com orçamentos reduzidos.
Como elaborar uma política de viagens corporativas?
A elaboração de uma política de viagens corporativas consistente é essencial a toda empresa cujos colaboradores necessitam constantemente realizar deslocamentos dentro e fora do país.
Essa política é a união de todas as diretrizes capazes de nortear as etapas e detalhes envolvidos no planejamento e realização de uma viagem de negócios .
O primeiro passo para que se inicie a construção desse processo é promover o engajamento de todas as áreas da empresa que possam manter relação com a efetivação das viagens. A realização de um brainstorm poderá ajudar a lançar luz a todo e qualquer aspecto que deva ser incluído no documento. É preciso que, após a criação dele, tenha-se uma noção bastante clara a respeito de:
- qual é o perfil da empresa;
- qual é sua realidade;
- quais são seus reais interesses e objetivos.
Isso permitirá que a política de viagens se mantenha alinhada à visão e à missão da instituição .
Não se deve esquecer que quanto mais detalhada e abrangente for o documento, maiores são as chances de que ele seja realmente eficiente e evite imprevistos, desperdícios, conflitos e interpretações errôneas.
O documento deve, dentre outros aspectos, abranger os seguintes itens:
Definição de regras gerais
Algumas informações, à primeira vista, podem parecer óbvias. Entretanto, à empresa comprometida com a efetiva implementação de sua política de viagens corporativas, cabe garantir que o documento explicite de modo claro quais são seus termos gerais.
É necessário que se informe a quem se destina a política de viagens (se a todos os funcionários ou somente à parte deles), bem como se seu seguimento é de caráter facultativo ou obrigatório .
É preciso também que se esclareça a definição de determinados termos que possam gerar controvérsia, para assim evitar interpretações ambíguas ou equivocadas.
Especificação de objetivos
Indicar no próprio documento quais são os verdadeiros objetivos da política de viagens corporativas pode fazer com que os colaboradores vejam maior sentido em segui-la. Isso vai depender do próprio perfil da empresa.
Geralmente, a meta da organização com esse documento é reduzir os gastos com deslocamentos , padronizar procedimentos relacionados às viagens e garantir o bem-estar, segurança e conforto dos viajantes.
Indicação de como ocorrem os fluxos de solicitação, autorização e aprovação de viagens
Quando toda a equipe está ciente de como ocorrem os fluxos de solicitação, autorização e aprovação de viagens, os procedimentos se tornam mais dinâmicos, eficientes e otimizados. Os funcionários devem saber quais ferramentas utilizar para iniciar os processos, e é preciso que saibam a quem procurar em casos de dúvidas.
Porém, vale ressaltar que a flexibilização da política de viagens também pode gerar redução de custos.
Detalhamento de serviços de transporte aéreo, hospedagem, locação de automóveis e traslado
Todos os detalhes envolvidos nos serviços de transporte aéreo, terrestre e à hospedagem precisam ser contemplados na política de viagens corporativas.
O documento precisa responder às seguintes dúvidas:
- a quais categorias de serviços cada funcionário terá direito?;
- o que fazer diante da necessidade de remarcação ou cancelamento de passagens?;
- é possível realizar um upgrade ou downgrade de passagens aéreas?;
- que tipo de acomodações são oferecidas ao viajante em viagens nacionais ou internacionais?;
- os dias e horários de partida e chegada poderão ser alterados?.
As questões acima são alguns exemplos das informações que devem estar minuciosamente presentes na política de viagens corporativas. Esse detalhamento pode parecer desnecessário à primeira vista, mas é crucial para que se permita que o deslocamento aconteça sem grandes percalços.
Determinação das condições de reembolso e concessão de adiantamentos
Com o objetivo de evitar abusos por parte de funcionários ou que os colaboradores sejam financeiramente prejudicados por conta das viagens corporativas. Portanto, é imprescindível ter clareza nos dados sobre reembolsos e adiantamentos.
É muito importante que todos os viajantes saibam, com bastante antecedência, quais são os limites de despesas cobertas pela empresa , bem como tenham informações suficientes a respeito dos procedimentos para concessão de adiantamentos.
Mais que definir valores, é necessário que a política de viagens corporativas especifique no que o dinheiro pode ser gasto , e que tipo de comprovantes o viajante precisa ter em mãos na hora de solicitar eventuais reembolsos. É preciso também que se estabeleçam prazos e procedimentos para que o funcionário saiba exatamente como agir.
Essa é uma das estratégias mais relevantes na hora de ampliar o saving nas viagens de negócios .
Definição de procedimentos para o caso de emergências ou imprevistos
Imprevistos e emergências podem ocorrer a qualquer pessoa, e a qualquer momento. Em uma viagem corporativa, é imprescindível que a empresa tenha um sistema confiável que ofereça segurança ao viajante.
O colaborador que viaja precisa saber com precisão a quem deverá recorrer no caso de cancelamentos de voos, problemas com a hospedagem e até mesmo imprevistos na hora do pagamento de serviços . É importante também que a política de viagens corporativas preveja o que deve ser feito pelo funcionário caso haja necessidade de assistência médica ou legal durante as viagens.
Explicação sobre como deve ocorrer a prestação de contas e a elaboração de relatórios de viagem
Depois que o colaborador retorna, ele deve ser concluído com a prestação de contas. A política de viagens corporativas deve especificar como e quando deve ser realizada, e também informar por quais meios isso deve ser feito (por um canal eletrônico, em papel, ambos, ou algum outro tipo?).
Os relatórios de viagem são importantes na conclusão do deslocamento , pois permitem à empresa construir uma noção mais ampla a respeito da efetividade das viagens realizadas institucionalmente, o que amplia as possibilidades de realização de maiores economias e otimização de resultados.
Erros na gestão de viagens corporativas que devem ser evitados
Ao longo deste artigo, você viu algumas das principais ações que devem ser tomadas para realizar uma viagem corporativa de sucesso que atinja os objetivos da empresa. Veja, a seguir, o que deve ser evitado:
Autorizar a realização de viagens sem planejamento prévio
Um dos grandes erros das empresas é não trabalhar com antecedência quando o assunto é a autorização de viagens corporativas.
Quanto antes o cronograma de deslocamentos institucionais é definido, maiores as chances de que tudo corra bem, garantindo-se assim que a empresa obtenha os melhores preços, e também que o viajante/colaborador tenha as melhores condições de segurança, conforto e comodidade ao longo da viagem de negócios.
Não tirar proveito do benchmarking
Em gestão de viagens corporativas, o benchmarking pode se tornar um procedimento capaz de melhorar significativamente os fluxos e resultados de qualquer empresa.
Quando se analisam as práticas de sucesso que vêm dando certo em outras empresas no que se refere a viagens de negócios, surge oportunidade de aproveitar excelentes ideias.
O benchmarking pode servir de inspiração a empresas , à medida que as permite extrair o que há de melhor quando o assunto é viagem corporativa. A avaliação, análise e comparação de casos de sucesso pode ajudar de forma relevante a organização que deseja reestruturar a forma com que autoriza e custeia as viagens que ocorrem em prol de seus interesses.
Focar apenas na economia financeira
Qualquer empresa tem como um de seus objetivos economizar dinheiro. Entretanto, viagens envolvem pessoas, e no caso de viagens de negócios, essas pessoas são os funcionários, que inclusive estão sob sua responsabilidade ao longo de todo o deslocamento.
Portanto, um dos grandes erros na gestão de viagens é buscar exclusivamente os melhores preços, sem se preocupar com o tipo de serviço que está sendo comprado. Como já diz o velho ditado, “o barato pode sair caro”.
O ideal é que a gestão de viagens seja capaz de encontrar um equilíbrio entre bom preço, duty of care e qualidade dos serviços.
Uma viagem de negócios deve ocorrer com base no menor orçamento possível, sim. Entretanto, ao longo das negociações com os fornecedores, há que se garantir, por exemplo, que o colaborador da empresa faça uma viagem confortável e se hospede em um lugar limpo, seguro e adequado às suas necessidades.
Deixar em segundo plano as necessidades dos viajantes
Embora uma viagem de lazer e uma viagem a negócios tenham muitas diferenças, ambas têm um aspecto que as torna semelhantes: todo viajante tem necessidades que precisam ser atendidas. Aqui, não nos referimos a luxos e caprichos, mas a aspectos reais e sérios, como questões de acessibilidade , por exemplo.
Dentro de suas limitações e objetivos, é importante que a empresa jamais deixe em segundo plano aquilo que seus funcionários precisam. Isso garantirá que a equipe se mantenha satisfeita, o que, por sua vez, pode ser responsável por melhores performances dentro do ambiente de trabalho.
Não tirar proveito das ferramentas tecnológicas
Viagens corporativas servem aos mais diversos propósitos mas, sem dúvidas, o essencial deles é permitir que a empresa esteja, por meio de seus representantes, em lugares distantes de sua sede e filiais, seja para a concretização de parcerias, acordos, ou para o fechamento de novos negócios.
Entretanto, com a modernização e disseminação das ferramentas tecnológicas, o que antes só era possível por meio de longos deslocamentos, hoje em dia pode ser realizado por meio da internet. Certas reuniões e conferências, por exemplo, podem ocorrer via web, gerando uma significativa economia de tempo e, principalmente, de dinheiro.
Se uma empresa deseja empregar com inteligência seu orçamento, o ideal é que restrinja as viagens corporativas a momentos em que elas se façam essencialmente necessárias.
E, se for preciso efetivamente lançar mão de uma viagem corporativa, com os recursos tecnológicos, é possível fazer com que os custos sejam bastante reduzidos.
O uso da internet, de plataformas online de gestão e outros elementos de tecnologia pode fazer com que uma viagem de negócios seja colocada em prática, do início ao fim, com muito mais rapidez e com muito menos despesas.
A tecnologia tem muito a auxiliar:
- na hora de realizar a cotação de preços;
- nos fluxos de solicitação e aprovação de viagens;
- no momento das reservas de hospedagem e passagens aéreas;
- nas ferramentas de suporte ao viajante;
- e na etapa de prestação de contas.
Não negociar com fornecedores
Habilidades de negociação são algumas das mais poderosas ferramentas durante a organização de uma viagem corporativa. Ao negociar com os fornecedores, a empresa aumenta suas oportunidades de obter formas de pagamento mais vantajosas, descontos substanciais e uma série de vantagens para os seus viajantes.
Além disso, uma empresa que constantemente faz negócio com os mesmos fornecedores, têm em mãos uma excelente chance de conquistar uma relação custo / benefício ainda mais tentadora.
Ignorar a política de viagens corporativas
Como amplamente exposto, a política de viagens corporativas assume papel de destaque quando o assunto é viagem de negócios. A organização que ignora as diretrizes estabelecidas para a realização dos deslocamentos nacionais e internacionais pode estar seriamente fadada ao fracasso.
A documentação deve ser criada e colocada em prática com o objetivo de padronizar procedimentos e fazer com que, assim, a empresa obtenha os melhores resultados possíveis com os menores orçamentos previstos.
Portanto, a empresa que ignora sua própria política de viagens perde a chance de otimizar os resultados obtidos com as viagens de negócios.
Conte com uma TMC para organizar as viagens corporativas da sua empresa
Organizar uma viagem corporativa, passo a passo, pode ser algo trabalhoso, mas compensa quaisquer esforços. Quando bem planejada faz com que a organização alcance todos os seus objetivos sem extrapolar o orçamento definido para tanto.
Se os funcionários frequentemente viajam para dentro e para fora do país, é importante encontrar maneiras de tornar esses deslocamentos mais econômicos e ágeis, e isso só é obtido com um planejamento feito com suficiente antecedência.
Nesse caso, existem diversas soluções tecnológicas que podem contribuir para obter maior êxito em viagens corporativas. Um exemplo é o Expense Management, tecnologia oferecida pela Copastur, que proporciona o monitoramento de custos, gerenciamento e cuidados com as despesas do seu colaborador.
Contratar uma empresa especializada em gestão de viagens corporativas é a saída mais racional caso você precise de um trabalho profissional e seguro. A Copastur é sinônimo de excelência no ramo de gestão de viagens de negócios, e pode ajudar sua instituição a encontrar as melhores soluções. Entre em contato!
