Planejamento de viagem corporativa: por onde começar?

Copastur bannerPowered by Rock Convert

A princípio, o planejamento de viagem corporativa pode parecer extremamente simples, não é mesmo? Mas, na prática, são muitos os detalhes a serem acertados para que tudo corra bem. Se um pequeno quesito for esquecido ou não for bem pensado, pode gerar problemas no decorrer da viagem, ainda acarretando custos extras. Melhor, então, se prevenir, não concorda?

Para que tudo aconteça da melhor forma possível, aprenda agora mesmo a planejar uma viagem corporativa!

Conheça a política de viagens da empresa

política de viagens de uma empresa é responsável por explicar tudo o que precisa ser feito na viagem, desde os documentos necessários, o passo a passo e os procedimentos até o controle de gastos. Por essas e outras, todo negócio que pretende apostar nessa solução deve elaborar sua própria política e, assim, garantir que futuros deslocamentos ocorram de forma segura e sem imprevistos. O planejamento de qualquer viagem corporativa deve ter essa política como base.

Elabore esse documento com muita atenção e informe os colaboradores sobre ele. Desse modo, também eles terão conhecimento de como a empresa atua diante de uma viagem corporativa e o que eles precisam fazer no processo — incluindo aí os procedimentos relativos a cada evento, seus relatórios e o controle de gastos com hospedagem, transporte e alimentação.

Certas normas de segurança também podem ser adotadas. Que tal implementar o preenchimento de um formulário para informar todos os dados de contato e também os horários de cada compromisso na viagem?

Compre as passagens antecipadamente

O ideal é que tudo seja feito com antecedência. E isso inclui a compra das passagens. Antes de efetuar a aquisição, porém, analise alguns pontos importantes: que empresa de transporte realizará a viagem e como é o avião, o ônibus ou o carro?

No caso de passagens aéreas, as mais utilizadas em viagens corporativas e, também, as mais caras, vale a pena ficar atento a algumas dicas que podem baratear o valor dos tíquetes.

Seja flexível com datas

A cotação dos preços de passagens aéreas varia muito de acordo com o dia de semana. Via de regra, passagens nas sextas, sábados e domingos são mais caras do que nos demais dias da semana. Mesmo assim, avalie caso a caso e veja se adiar ou adiantar uma viagem em um ou dois dias pode ser mais vantajoso.

Também lembre-se de que passagens em horários não convencionais, em especial os voos noturnos, costumam ser mais baratas. Mas, nesses casos, é preciso avaliar como viagens de madrugada podem afetar o bem-estar do funcionário e, ainda, se implicariam em gastos maiores com hospedagem ou alimentação.

Tenha cuidado com a alta temporada

Existem épocas do ano em que a demanda por passagens aéreas é muito maior e, portanto, os preços podem subir consideravelmente. É o caso de férias escolares de janeiro e julho ou datas festivas, como o carnaval e o Natal. Caso não seja possível escapar dessa janela de preços altos, procure adquirir os bilhetes com dois ou três meses de antecedência.

Já na baixa temporada, o ideal é adquirir os bilhetes com uma janela de 45 a 20 dias de antecedência. Comprar a passagem muito antes disso não é considerado efetivo, já que as passagens nesse período de tempo tão dilatado podem variar muito, podendo, inclusive, sair a um preço mais baixo.

Fique atento às promoções

No último tópico, falamos que não vale a pena comprar passagens com antecedência excessiva, principalmente por conta da volatilidade dos preços. No entanto, essa não é a única vantagem: prazos um pouco mais curtos também permitem que a empresa encontre promoções muito vantajosas.

É possível utilizar aplicativos, sites ou a assessoria de empresas especializadas em viagens corporativas para monitorar os preços, avaliar o histórico de altas e quedas de valores e, assim, encontrar o momento ideal para aproveitar uma oferta das companhias aéreas.

10

Utilize milhas

Outro recurso que pode ser utilizado para diminuir o custo com as passagens aéreas são as milhas. Em geral, as próprias companhias aéreas contam com um sistema de milhagem, e os pontos acumulados podem ser trocados por passagens aéreas ou servir como desconto na compra dos bilhetes.

Existe também a possibilidade de comprar milhas. No entanto, isso só deve ser feito após extensa pesquisa com os fornecedores desse tipo de serviço, e o negócio só deve ser fechado quando houver certeza da segurança da transação. Também é importante averiguar se adquirir uma passagem por milha em determinado momento é mais vantajoso, já que, às vezes, pagar em dinheiro pode ser mais interessante.

Nesse momento, leve também em consideração a segurança e a qualidade ao longo do trajeto, para que o funcionário viaje com conforto. Assim, ele estará descansado quando chegar ao destino, pronto para cumprir suas funções em prol da empresa.

Analise o destino com bastante cuidado

Ao fazer uma análise do destino da viagem corporativa, é possível ter em mente os possíveis gastos com essa demanda e estabelecer com mais precisão um valor (total ou diário) para os colaboradores gastarem quando estiverem fora. Confira questões relevantes, como a qualidade do hotel e, claro, seu preço.

Muitas vezes, é possível encontrar hotéis mais próximos dos locais que seu funcionário precisará visitar por valores mais acessíveis. E ao escolher opções que incluam todas as refeições, até os gastos com transporte também podem diminuir! Tal análise garante que a viagem seja muito mais bem organizada, sem, para isso, precisar onerar o orçamento.

Reserve o hotel

Após fazer uma análise minuciosa dos hotéis e restaurantes locais, opte pela alternativa mais apropriada e faça as reservas necessárias. Não se esqueça de que é preciso ver o horário de chegada ao local de destino e ainda o horário de saída. Assim, será possível reservar o hotel para o período certo, sem ter despesasdesnecessárias com tempo maior de hospedagem.

Em caso de estabelecimentos mais acostumados a lidar com o público corporativo, a tendência é oferecerem a diária com café da manhã já incluso. Mas vale a pena verificar também como é servido o almoço nesse hotel e, se possível e vantajoso, incluir esse serviço nos gastos de viagem desde o princípio. Como já dissemos, o almoço no hotel diminui os custos até de transporte, sem contar que ainda deixa o colaborador com um tempo extra para descansar no horário do almoço.

Resolva também os traslados

Se a viagem exige que o colaborador vá a diversos pontos diferentes, o ideal é alugar um carro para que ele se desloque mais livremente. Se for esse o caso, reserve o carro com antecedência e programe a retirada do veículo para assim que o colaborador chegar ao aeroporto ou à rodoviária. Tenha em mente que será necessário manter um controle dos gastos desse veículo — controle esse que deve estar devidamente especificado na política de viagens da empresa.

Muitas vezes, porém, todos os eventos são realizados no próprio hotel — principalmente no caso de feiras e congressos. Sendo esse o caso, o colaborador precisará somente de um táxi para levá-lo até o hotel e, posteriormente, para conduzi-lo de volta até o aeroporto. Se for conveniente, faça as reservas antes ou deixe um valor reservado com o colaborador para esse fim.

Reserve um valor para as despesas

Mesmo com todo o planejamento da viagem corporativa feito, é possível que surjam alguns imprevistos no meio do caminho. E é claro que imprevistos tendem a gerar um passivo extra. Com isso em mente, reserve um valor para emergências. Assim, se o colaborador tiver problemas enquanto estiver fora, ao menos terá recursos em mãos para agilizar uma solução com eficiência e rapidez.

Acrescente como despesas outros tipos de gastos, como as refeições, quando feitas fora do hotel, o combustível, táxis, telefonemas, bem como qualquer outro tipo de custo que o colaborador possa ter em uma viagem corporativa. Como você já analisou do destino, verificando os possíveis gastos da viagem, será muito mais fácil planejar e reservar o valor adequado para cada tipo de despesa ou mesmo um valor diário para ser gasto durante a viagem.

Providencie a documentação necessária

Outro ponto importantíssimo para a viagem corporativa acontecer da melhor maneira possível é providenciar todos os documentos necessários. Se a viagem for realizada em grupo, garanta que todos os colaboradores envolvidos tenham em mãos seus documentos pessoais. É importante checar essa questão com antecedência, para que tenha tempo suficiente de providenciar algum documento faltante, por exemplo.

Viu como planejar uma viagem corporativa requer atenção a muitos detalhes? Afinal, se algo for esquecido ou der errado, poderá prejudicar o sucesso da viagem, ainda gerando gastos desnecessários. Por isso, aqui vai nossa dica: contrate uma empresa especializada na gestão de viagens corporativas para não correr nenhum tipo de risco, inclusive aqueles causados pela burocracia!

Use a tecnologia como aliada

Você já ouviu falar de self booking? Trata-se de um sistema totalmente informatizado que pode ser configurado de acordo com a política de viagens corporativas e que permite aos próprios funcionários agendar as suas viagens.

Nesse tipo de solução, é possível comprar passagens, fazer reservas em hotéis e contratar serviços de translado diretamente de uma plataforma na web. O próprio sistema consegue detectar as melhores oportunidades de negócio e, assim, reduzir o custo de cada viagem.

Além de ajudar a garantir que a política de viagens de uma empresa seja respeitada, as soluções de self booking também organizam os dados de cada deslocamento — o que inclui origem, destino e o tempo de viagem de cada colaborador.

Com esses dados em mãos, é possível melhorar o controle sobre os gastos de cada colaborador em trânsito e otimizar o planejamento de viagem corporativa de forma consistente e baseada em números reais.

O self booking é uma ferramenta relativamente nova para gestores, mas demonstra vantagens em custos e agilidade que devem ser consideradas. Para garantir que a empresa consiga desfrutar de todo o potencial dessa ferramenta, encontre empresas de gestão de viagens corporativas que já utilizem esse sistema e podem ajudar a sua companhia a implementá-lo de maneira fluída.

 

Lembre-se das necessidades de cada colaborador

Até aqui, falamos sobre como o planejamento de viagem corporativa é importante para que a empresa controle seus custos de maneira eficaz. Mas também é preciso lembrar que é papel dos gestores garantir que os colaboradores tenham o apoio e a estrutura necessários para atuarem em trânsito com total produtividade.

É por isso que a empresa também deve considerar alguns fatores e prover determinadas estruturas para o viajante, como mostraremos a seguir.

Conforto e segurança

Avaliar preços e condições de pagamento de empresas aéreas e hotéis é essencial, mas é preciso levar em conta a qualidade dos serviços prestados. Aviões e hotéis desconfortáveis, barulhentos ou com serviços ruins acabam estressando qualquer pessoa e o estresse excessivo, sabemos, é um veneno para a produtividade.

Lembre-se de considerar itens que podem parecer supérfluos, como uma boa conexão Wi-Fi. Afinal, você não vai querer que um viajante precise depender de uma rede 3G para realizar seus trabalhos que necessitem de acesso estável à internet, certo?

Adaptação

Dar apoio para que o funcionário consiga se ambientar no seu destino da maneira mais rápida possível é essencial para garantir sua produtividade, em especial no exterior. A empresa pode fazer isso em longo prazo, oferecendo ou subsidiando cursos de língua, bem como tomando ações em momentos circunstanciais, como na contratação do serviço de guias e tradutores.

Também lembre-se de adaptar algumas ferramentas corporativas, como cartões de visita, pré-contratos e cartas de intenção para um público de língua estrangeira. Aqui, vale o investimento em um serviço de tradução especializada e na impressão de uma nova papelaria.

Autonomia

Incentivar a autonomia dos funcionários em viagens corporativas é uma boa maneira de transformá-los, também, em agentes de gestão de recursos. É importante fazer com que eles tenham a capacidade de determinar gastos que são necessários e conseguir controlar as despesas sem autorização prévia de ninguém.

Para isso, claro, todos precisam conhecer com profundidade a política de viagens da empresa e contar com ferramentas individuais de controle, como um relatório específico para a viagem. O self booking pode ser um importante aliado nesse momento, já que permite que o próprio funcionário escolha hotéis e voos ao mesmo tempo em que respeita as diretrizes da empresa.

E então, pronto para começar seu planejamento de viagem corporativa com o pé direito? Deixe seu comentário e ajude outros gestores a planejarem suas viagens com mais segurança!

 

Sobre o autor

Formado em Administração de empresas e MBA em marketing, possui 15 anos de experiencia no mercado de viagens e ampla vivencia internacional.

SUA EMPRESA TAMBÉM PRECISA DE UMA GESTÃO INTELIGENTE DE VIAGENS?

Entre em contato para contratar nossos serviços

Fale Conosco

sidebar_sucesso_do_cliente

banner protocolo blog

 

We are using cookies to give you the best experience. You can find out more about which cookies we are using or switch them off in privacy settings.
AcceptPrivacy Settings

GDPR

  • teste

teste