Política de viagens: o que é preciso para gerar economia?

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Uma política de viagens corporativas bem-estruturada deve fazer parte do planejamento estratégico de todas as empresas. Por meio dela, é possível concretizar a intenção de gerar economia, cumprir as leis trabalhistas, garantir a segurança dos colaboradores e, também, alavancar os índices de motivação e engajamento entre as equipes de trabalho.

Para tanto, essa política deve estar baseada em regras claras e processos enxutos, além de contar com controles rigorosos e com um fluxo de aprovação eficiente. Desse modo, é possível administrar todas as necessidades internas, uma vez que as viagens são utilizadas para prospecção de novos negócios, relacionamento com os clientes, treinamentos, reuniões e eventos externos, por exemplo.

Na política de viagens corporativas, são detalhadas todas as informações sobre os processos de planejamento e execução das viagens, além das diretrizes que devem ser seguidas pelos colaboradores envolvidos nessas ocasiões. Com isso, é possível padronizar soluções e planejar antecipadamente determinados imprevistos e complicações.

Além disso, a política de viagens permite que a equipe tenha mais autonomia durante a estadia em outros locais, já que não é necessário pedir autorização para todas as decisões — basta que o colaborador verifique na política o que é ou não permitido, qual é o orçamento para alimentação e transporte, como deve ser a rotina de trabalho e o que mais for relevante.

Entretanto, é preciso destacar a importância de uma gestão especial, voltada às viagens de incentivo. Essa prática visa promover a valorização dos funcionários, aumentar a produtividade e atrair e reter talentos. Nesse caso, a política esclarece o que é necessário para conquistar a premiação e quais são os detalhes do incentivo.

Para garantir a redução dos custos e ainda atender às expectativas dos profissionais, é fundamental observar alguns pontos críticos de toda política de viagens. Continue a leitura e descubra o que é preciso para otimizar os recursos e assegurar um ótimo retorno sobre os investimentos!

Estabeleça metas para premiação

O primeiro passo consiste na definição das metas que dão direito às premiações. De fato, o plano de metas deve ser sempre ambicioso, mas, ao mesmo tempo, realista.

Por isso, é essencial atentar-se para alguns aspectos básicos, como os limites de atuação, o cargo e a senioridade de cada colaborador. Além disso, é preciso implementar métricas e indicadores de desempenho que permitam uma avaliação individual e coletiva, fortalecendo a transparência e a meritocracia.

Vale lembrar que a gratificação individual serve para reconhecer uma performance acima da média, confirmada por meio de resultados expressivos e constantes. Dessa maneira, o funcionário é estimulado a aperfeiçoar outras habilidades técnicas, gerenciais e comportamentais.

Enquanto isso, as premiações coletivas têm a intenção de disseminar o conceito de complementaridade, de empreendedorismo corporativo e de trabalho em equipe. Logo, o plano de metas deve considerar algumas interdependências que exijam o compartilhamento de informações e de conhecimento, encorajando a ajuda mútua.

Defina um calendário de viagens

O calendário de viagens de incentivo deve ser elaborado previamente, considerando questões como orçamento disponível, prazos, melhores destinos para cada época do ano e, claro, as preferências dos premiados.

Assim, o comitê organizador consegue estabelecer uma frequência para as viagens nacionais ou internacionais, o que pode motivar ainda mais os funcionários a atingirem um rendimento extraordinário. Quando há transparência e eficiência na comunicação, os colaboradores sentem-se verdadeiramente parte da empresa e dedicam-se ao máximo para poder colher os frutos de sua dedicação.

Com essa programação, é mais fácil negociar preços, pacotes e condições de pagamento. Porém, alterações no planejamento original podem ser necessárias pelas mais diversas razões, como as catástrofes naturais, que podem colocar os visitantes em risco. Quando o planejamento é feito com antecedência, lidar com imprevistos também é mais fácil.

Selecione os destinos

A escolha dos destinos também depende da análise de alguns fatores específicos, sendo o perfil dos funcionários o ponto principal. Por isso, é preciso observar a faixa etária, a escolaridade, o estado civil, a idade dos dependentes e os hábitos de consumo e lazer.

Para complementar essa análise, é interessante realizar uma pesquisa interna, que pode revelar dados importantes. Afinal, existem diversas opções para quem deseja passear com a família, relaxar, fazer compras, praticar esportes, visitar pontos turísticos famosos ou conferir os roteiros gastronômicos.

O estudo deve considerar também os períodos de alta e baixa temporada, que interferem diretamente nos valores cobrados. As tarifas diárias, assim como o custo da alimentação, costumam aumentar bastante em determinadas datas. Assim, é mais fácil economizar quando as viagens são agendadas para épocas com menos procura e mais promoções.

Faça as reservas com antecedência

O planejamento do calendário anual permite que reservas sejam feitas com antecedência, o que garante mais flexibilidade e poder de barganha. Paralelamente, é fundamental buscar parcerias com redes de hotéis e restaurantes, locadoras de veículos e companhias aéreas. Afinal, a fidelização pode contribuir significativamente para a redução de despesas.

Outra dica importante está relacionada ao dia da semana e ao horário da reserva. Voos e hotéis podem ter tarifas diferentes — segundas e sextas-feiras são mais movimentadas e, por isso, os serviços costumam ser mais caros. Então, vale a pena observar quais as alternativas mais baratas para organizar as chegadas e saídas.

As viagens ao exterior merecem mais atenção, principalmente por causa da variação do câmbio. Nesses casos, é preciso acompanhar de perto as cotações do dólar e do euro para evitar gastos desnecessários.

Adquirir as passagens e reservar o hotel com antecedência são procedimentos fundamentais para fazer economia e obter uma melhor organização, tanto das viagens de incentivo quanto das viagens corporativas. Dessa forma, você pode escolher as opções mais adequadas de acordo com o orçamento, com o perfil da viagem e com as datas desejadas.

Fique atento também para que os viajantes façam o check in e o check out nos horários indicados pelo hotel. Caso contrário, pode ser preciso pagar uma diária adicional por causa de uma hora de diferença, por exemplo, o que caracteriza-se como um gasto desnecessário e facilmente evitado por um planejamento eficaz.

Estabeleça limites para reembolsos

A política de viagens também precisa contemplar um procedimento para reembolsos. Nesse caso, é necessário estabelecer um valor máximo para refeições, táxis, gorjetas, telefonemas, estacionamentos e outros gastos regulares.

É importante, ainda, que seja definida uma “taxa extra”, para o caso de haver algum imprevisto. Após o retorno ao local de origem, de acordo com as definições da política de viagens, deve-se analisar se o gasto foi realmente necessário (e, portanto, se será reembolsado) ou se ficará por conta daquele que esteve em viagem.

prestação de contas é fundamental e deve estar atrelada aos princípios de Governança e Compliance. Assim, é mandatório apresentar os recibos ou as faturas de cartão de crédito para que seja realizada a conferência das despesas.

Por isso, é importante divulgar abertamente todas as normas, considerações, direitos e deveres que regem os gastos permitidos aos funcionários durante suas respectivas viagens de incentivo ou empresariais. Isso é feito justamente na política de viagens.

A questão dos reembolsos costuma ser uma das mais complicadas dentro das empresas que realizam viagens regulares, e grande parte disso deve-se a falhas na política. Portanto, não poupe detalhes ao montar a sua! Cada gasto comum deve ser discriminado, com a respectiva indicação da previsão de reembolso, assim como o teto máximo.

No que diz respeito à taxa extra para emergências, já que não é possível identificar previamente quais exatamente serão as situações de imprevisto, uma dica é separá-las por campos. Por exemplo: a taxa extra pode ser gasta com despesas relacionadas a saúde, mas não com alimentação.

Estipule as permissões para refeições e transporte

Além dos valores em si, as refeições e o transporte durante as viagens corporativas e de incentivo englobam uma série de outras questões que devem ser levadas em consideração e que, portanto, precisam ser previstas na política de viagens da empresa.

Uma opção é deixar o colaborador livre para escolher as melhores alternativas por si mesmo, desde que ele respeite o limite máximo de gastos. Com isso, ele será incentivado a economizar e a tomar decisões inteligentes. Além disso, se sentirá valorizado por ter autonomia e por essa demonstração de confiança.

Especialmente nesse caso, depois da viagem, é fundamental fazer uma análise aprofundada dos gastos, para ver se o dinheiro foi bem empregado.

Outra opção é definir um teto diário de gastos, o que também gera autonomia, mas em nível menor. Aqui, é importante levar em consideração as exceções, como aquela reunião com um cliente importante, que merece um jantar em um restaurante 5 estrelas.

Para os transportes, os colaboradores devem ser orientados a escolher a opção que ofereça maior custo-benefício, a depender do momento.

Eles podem, por exemplo, utilizar os próprios veículos (e serem reembolsados pelos gastos), alugar carros ou utilizar aplicativos de transporte. Nesse caso, verifique a possibilidade de parcerias, pois os apps oferecem contas corporativas e vantagens para as empresas que recorrem a eles com frequência.

Faça uma gestão de despesas eficiente

É imprescindível que a empresa mantenha um registro detalhado de todos os gastos realizados durante as viagens. Dessa forma, além de ficar de olho na economia, também é possível otimizar os orçamentos para as próximas ocasiões.

Considere, por exemplo, o limite de gastos que cada colaborador tem para alimentação durante a viagem. Quando há uma gestão de despesas eficiente e completa, é possível analisar se o orçamento não excede o valor realmente necessário. Ao diminuir o limite de gastos, os colaboradores economizam, sem comprometer a viagem.

Afinal, economizar não significa apenas gastar menos, e sim gastar com inteligência.

Auxilie a produtividade dos colaboradores durante a viagem

Esta dica vale tanto para a viagem corporativa quanto para a fase de planejamento. Caso o próprio colaborador precise despender muito tempo organizando a saída, ele acabará diminuindo as horas que dedica ao trabalho propriamente dito, não é mesmo? Isso não é interessante para a empresa, especialmente no contexto atual, em que a produtividade deve ser uma das maiores prioridades.

Já durante a viagem, o interessante é que haja um calendário previamente organizado de reuniões, encontros com clientes, eventos etc., e que todo o deslocamento entre o hotel e cada local também seja planejado de forma otimizada. Hospedar a equipe em um local perto dos espaços que serão mais frequentados, além de reduzir os gastos com transporte, também permite uma maior produtividade.

Para que os colaboradores fiquem sabendo de todos os detalhes dessas transações, eles devem ter acesso fácil e ágil às agendas de cada dia — isso pode ser feito por meio de aplicativos como o Google Calendar ou o Evernote, por exemplo.

Quanto menos tempo a equipe precisar gastar para saber onde e quando deve estar em algum lugar, mais produtiva ela será durante a viagem corporativa.

O controle de horas trabalhadas durante a viagem pode ser feito por meio de um sistema de gestão. É importante confiar no funcionário para fornecer dados verdadeiros, já que pode ser difícil verificá-los posteriormente. Nesse sentido, vale a pena reforçar a importância de uma comunicação transparente.

Contrate uma empresa especializada

A contratação de uma empresa especializada em gestão de viagens corporativas pode ser uma excelente oportunidade para alcançar uma maior redução de custos. Essas empresas têm experiência de mercado e já definiram sólidas parcerias ao redor do mundo, o que facilita e barateia o transporte, os traslados e as estadias.

Dessa forma, é possível contar com um time preparado e capaz de fornecer todo o suporte necessário, incluindo apoio nas questões burocráticas e legais, como documentação obrigatória, preenchimento de formulários, apólices de seguro e atendimento imediato aos profissionais em trânsito.

Com a terceirização de viagens corporativas, a economia aparece na própria folha de pagamento, pois não é necessário recrutar e treinar uma equipe para lidar exclusivamente com a programação de viagens. Assim, o capital humano pode ser destinado às atividades mais relevantes do negócio.

Outras vantagens também são evidentes, como a garantia de mais praticidade, segurança e conforto para os funcionários, a automatização do controle de gastos, a resolução de problemas de forma rápida e eficiente e, ainda, o cumprimento de todos os preceitos definidos na política de viagens.

Seguindo essas orientações, é possível evitar desperdícios e gerar economia, conquistar funcionários motivados e comprometidos e atingir altos índices de produtividade e eficiência corporativa.

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Sobre o autor

Formado em Administração Pública pela Unesp e Pós Graduação em Administração e Gestão de Eventos pelo Senac SP, Alexandre Kida é responsável pela área de eventos & incentivos na Copastur. Com experiência de 17 anos na área, é apaixonado pelo que faz, compromissado com a excelência na entrega dos serviços e satisfação plena dos clientes.

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