Produtores e profissionais de marketing precisam lidar com o desafio constante de reduzir custos em eventos, garantindo que os objetivos da empresa sejam alcançados sem que, para isso, seja preciso fazer investimentos altos demais. Com esse propósito, torna-se essencial criar uma lista de fornecedores de confiança, que atuarão como verdadeiros parceiros da empresa.

Ao estabelecer essa relação com fornecedores preferenciais, o negócio consegue uma margem melhor de negociação, bem como mais segurança nos processos e, consequentemente, maiores chances de o evento ser um sucesso!

Neste post, vamos avaliar 7 estratégias que você pode usar para garantir uma boa redução de custos na organização de eventos, desde que sem perder nos quesitos inovação e eficiência. Tudo isso com a ajuda crucial dos seus parceiros preferenciais! Acompanhe nossas dicas e se prepare para produzir eventos cada vez mais bem-sucedidos e econômicos!

Crie um cronograma e discuta prazos

Para dar certo, é fundamental que um evento corporativo conte com organização em cada detalhe. O segredo está, portanto, em elaborar um cronograma preciso e planejar os prazos para que cada fornecedor execute suas tarefas dentro do esperado.

Organize-se para buscar seus fornecedores parceiros com uma antecedência razoável, permitindo que eles também estruturem as próprias agendas. Lembre-se, afinal, de que eventos organizados com tempo e tranquilidade têm muito mais chances de darem certo que aqueles em que tudo é decidido em caráter de urgência.

Além do mais, esse cronograma é uma excelente forma de negociar melhores condições com os fornecedores, que também terão mais tempo para se preparar, buscar os insumos necessários e montar um orçamento que atenda às suas expectativas.

Alinhe expectativas

Uma das maiores vantagens de se trabalhar com poucos e bons parceiros está na proximidade estabelecida. Dessa forma fica mais fácil conhecer as expectativas e necessidades da empresa, permitindo que os fornecedores se organizem para prestar um atendimento personalizado e preciso.

Exatamente por isso, é importante deixar claro aos fornecedores que sua intenção é continuar fiel a eles no longo prazo, possibilitando inclusive a oferta de um contrato customizado de maior duração. O essencial aqui é que os parceiros entendam suas expectativas e estejam dispostos a atendê-las da melhor forma possível. E é claro que isso fica muito mais fácil quando se tem perspectivas a longo prazo!

Firme parcerias de divulgação

Tenha sempre em mente que, da mesma forma que você quer obter os melhores resultados possíveis com um evento corporativo, seus fornecedores de confiança também podem aproveitar aquele espaço para fechar negócios e fortalecer sua marca. Assim, um bom caminho para reduzir custos é oferecer parcerias de divulgação aos fornecedores.

Se você for entregar algum brinde ou material personalizado para os participantes, por exemplo, pode incluir um informativo sobre o fornecedor. Pode acreditar: essa é uma ótima forma de divulgação. Afinal de contas, a marca consegue dialogar diretamente com aquelas pessoas que já tiveram contato com ao menos algum serviço ou produto do seu portfólio.

E lembre-se: essa é só uma das muitas formas de parceria de divulgação possíveis. Para sugerir a opção ideal, você precisa considerar as características da sua empresa e do seu público, bem como as especificidades e os objetivos dos fornecedores.

Ofereça acesso à lista de participantes

Já parou para pensar que ter acesso à lista de participantes do evento também pode ser muito interessante para seus fornecedores? Então anote aí: essa é uma excelente moeda de troca!

Para entender a relevância desse ponto, basta pensar em como o networking é fundamental para o crescimento de uma empresa. Seu fornecedor deve considerar que o público presente no evento já viveu a experiência oferecida por ele, precisando só de mais informações para também se tornar cliente.

Pensando em tudo isso, na hora de negociar com os fornecedores, tenha em mãos dados relevantes sobre os participantes do seu evento, sejam números, hábitos de consumo ou quaisquer outras informações que possam ser consideradas relevantes.

Assine um contrato

Independentemente da relação de parceria e confiança que você construiu com seus fornecedores, saiba: é fundamental assinar um contrato de prestação de serviços. Nesse documento, você deve apresentar todas as condições para a contratação — prazo para execução, responsabilidades do fornecedor, tipo de serviço a ser prestado e formas de compensação caso algo saia fora do previsto.

É preciso ter em mente que, por mais que imprevistos aconteçam, sua empresa não pode arcar com os prejuízos caso o fornecedor não cumpra sua parte. O contrato é, assim, uma forma de resguardar seus interesses. E o melhor é que os fornecedores de qualidade já estão habituados a esses procedimentos. Por isso, desconfie se alguém se recusar a assinar.

Tenha sempre um plano B

Como falamos, imprevistos acontecem. Com isso em mente, sua lista de fornecedores de confiança deve sempre trazer mais de uma alternativa para a prestação de cada tipo de serviço. A empresa pode sim ter seu fornecedor oficial, mas é bom que esteja preparada caso algo saia diferente do esperado, sendo preciso fazer uma contratação de urgência.

Ciente dessa necessidade, busque referências no mercado, pesquise sobre os fornecedores mais conhecidos e anote as melhores opções em uma agenda. Assim, se um dia precisar, já sabe a quem recorrer!

Aposte em um serviço especializado

É fato: a logística de qualquer evento corporativo pode ser bastante complexa. Afinal, são muitas as variáveis envolvidas, muitos fornecedores que precisam ser coordenados e, basicamente, muitas decisões a serem tomadas. Imagine poder contar com profissionais especializados no assunto, aptos a oferecer um suporte impecável e solucionar todas as questões necessárias antes, durante e depois do evento. Não seria de grande ajuda?

Lembre-se também de que um serviço de eventos corporativos já tem seus próprios fornecedores de confiança. Isso sem contar que, pelo volume de contratações feitas, esse tipo de empresa certamente tem todas as condições para negociar melhores preços, ajudando seu negócio a reduzir custos.

Como você viu, a redução de custos é uma preocupação cada vez maior dos profissionais da área de eventos. Para que esses acontecimentos cumpram seus objetivos e sejam sinônimo de sucesso, é fundamental que os fornecedores entreguem seus produtos e serviços conforme acordado, por preços acessíveis para a empresa.

Nesse contexto, a fidelização pode ser uma excelente estratégia, favorecendo a negociação e possibilitando o acesso a custos mais satisfatórios. Uma boa saída aí é investir na criação de uma lista de fornecedores parceiros, empresas que podem fazer toda a diferença no seu evento!

Por fim, não se esqueça: contar com uma empresa especializada para ajudar em todo o processo pode ser um enorme diferencial. Para entender melhor, confira nosso post com 7 razões para contratar um serviço de eventos corporativos!

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