Na hora de organizar qualquer tipo de evento tanto para uma única empresa como para um grupo inteiro de organizações, é preciso tomar certos cuidados em relação à segurança. Afinal, garantir a participação saudável de todos os convidados é simplesmente essencial para o sucesso da iniciativa. Isso sem contar que também é importante para evitar qualquer ocorrência que justifique a requisição e o consequente pagamento de indenizações ou multas. É aquele antigo ditado fazendo escola: antes prevenir que remediar.
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Pronto para conferir alguns dos principais cuidados que devem ser tomados no que se refere à segurança em eventos corporativos? Então basta acompanhar os próximos tópicos!
Os requisitos básicos
Quem trabalha na gestão de eventos corporativos deve saber: alguns requisitos básicos não podem ser negligenciados. Na prática, muitas empresas deixam esse tópico como o último da lista ou não se preparam para possíveis imprevistos, mas é exatamente por essa razão que pequenos problemas costumam se transformar em grandes dores de cabeça.
Entender os princípios de segurança serve para evitar ocorrências desagradáveis, como queda de objetos, acidentes com convidados e até furtos. Sem contar que uma preparação cuidadosa, com todas as devidas informações documentadas, também pode servir como um indício, em casos de acidentes, de que a empresa fez todo o necessário para garantir a segurança dos participantes. Mas por onde começar? Confira nossa checklist!
1. Vistoriar o local
É importante vistoriar qualquer que seja o local antes da realização do evento. Veja se tudo está de acordo com as normas de segurança exigidas, além de confirmar a presença de extintores de incêndio (funcionando bem) em pontos estratégicos.
Informe-se ainda sobre as saídas de emergência: se estão devidamente sinalizadas e prontas para o caso de precisarem ser usadas por qualquer convidado, inclusive se for portador de alguma necessidade especial. Verifique também se a documentação do lugar está atualizada e se as certificações emitidas pela prefeitura e pelo corpo de bombeiros estão visíveis ao público.
2. Providenciar os alvarás
Não tem mistério: qualquer evento exige a autorização da prefeitura para ser realizado. Assim, o responsável por sua organização deve contatar a sede administrativa do município, informando-se sobre a documentação necessária. Para conceder a autorização, as autoridades geralmente solicitam os seguintes documentos:
- contrato de locação;
- medidas de limpeza;
- certificado da empresa de segurança contratada;
- termo de responsabilidade assinado;
- cópia de comunicação à polícia e ao corpo de bombeiros.
3. Gerenciar os riscos
A gestão de riscos consiste em fazer o levantamento de todas as possíveis adversidades que possam surgir durante o evento, preparando-se preferencialmente para evitá-las ou, se for necessário, para tomar as medidas necessárias caso efetivamente aconteçam.
Esses riscos tendem a depender do perfil do evento, do local e dos próprios participantes, indo desde fenômenos naturais, como tempestades e queda de raios, a falhas técnicas, como o uso inadequado das instalações elétricas, passando aí no meio do caminho por furtos, agressões, incêndios, falta de acessibilidade e contaminações pela ingestão de alimentos pouco cozidos ou vencidos, por exemplo.
4. Contratar bons seguranças
É recomendável contratar profissionais qualificados, que tenham feito cursos em boas escolas e, por isso, estejam aptos a enfrentar uma série de diferentes dificuldades. Afinal, você precisa contar com prontidão para agir diante de imprevistos e situações críticas.
Pensando nisso, vale conferir as certificações e as habilidades pessoais dos seguranças contratados. Cheque as referências de cada um e peça a opinião de pessoas que já usaram seus serviços. Bons seguranças são preparados até emocionalmente, para não perderem a cabeça por qualquer motivo, só fazendo uso da força física quando estritamente necessário.
Além do mais, é fundamental que haja seguranças em quantidade suficiente, conforme as dimensões do espaço e o volume de convidados. E uma outra recomendação, que costuma passar em branco por muitos organizadores inexperientes, é contratar também seguranças do sexo feminino, caso surja a necessidade de abordar mulheres para revista ou de entrar no banheiro feminino.
5. Organizar a logística
A segurança em eventos corporativos deve ser realizada durante todo o tempo, desde a preparação do local e a chegada dos convidados, incluindo, claro, seu período de duração e se prolongando até depois do fim. Fora isso, é recomendado seguir certos protocolos de segurança durante todo o evento, como evacuação e proteção a determinadas autoridades. Isso significa que, em casos de ameaça de qualquer tipo, devem existir medidas previamente elaboradas, prontas para serem eficientemente executadas.
6. Conhecer o público
É importantíssimo conhecer as características do público que participará do evento. Só assim é possível adotar as medidas certas. Em caso de autoridades políticas, religiosas, grandes empresários ou artistas, recomenda-se ter cuidados ainda maiores com o sistema de credenciamento, de modo a não permitir falhas de segurança e ameaças concretas. É preciso considerar também se os participantes (ou ao menos alguns deles) possuem limitações físicas, preparando o espaço adequadamente para recebê-los.
7. Garantir boa comunicação
Para garantir a segurança do evento, convém providenciar uma comunicação eficiente, com todos os participantes tendo acesso a ela de forma clara e em sua língua — ou conforme suas necessidades, no caso de deficientes auditivos ou visuais, pessoas que não sabem ler e assim por diante. Nesse sentido, a comunicação visual é essencial, indicando as respectivas salas e cômodos, entradas e saídas, refeitórios, banheiros e outros pontos.
O uso de dispositivos que permitam uma comunicação rápida e discreta com os responsáveis diretos pela segurança do evento, a fim de avisar sobre alguma irregularidade, também é bastante útil.
8. Contratar um seguro
No caso dos eventos, os seguros oferecem coberturas de diferentes tipos, garantindo indenizações no caso de acidentes que provoquem morte ou invalidez (permanente ou temporária) das vítimas ou mesmo cobrindo despesas médico-hospitalares e odontológicas. Apesar de não serem muitas as seguradoras especializadas nesse tipo de seguro de curto prazo, elas existem sim. Que tal procurar se informar sobre elas?
9. Providenciar os transportes
Outra forma de zelar pela segurança dos convidados é providenciando transportes para levá-los de um ponto central até o local do evento e, claro, devolvê-los na volta. Escolha uma boa empresa de transporte, com motoristas e veículos devidamente autorizados pelos órgãos competentes para prestar esse serviço. Assegure-se de que os veículos contam com itens fundamentais para a segurança dos usuários, como seguro para os passageiros.
Ainda falando de veículos, mas agora em outro sentido, uma boa pedida é dispor de uma ou mais ambulâncias no local do evento para o caso de algum convidado apresentar problemas de saúde ou ser vítima de um acidente. Aliás, algumas cidades inclusive exigem a presença de ambulâncias de prontidão quando o evento reúne um número muito elevado de participantes.
10. Contar com especialistas
A fim de simplificar todo o contexto para o organizador do evento, recomenda-se a contratação de uma empresa especializada para fazer a gestão de segurança do local, cuidando de todo o processo de vistoria e garantia de que o evento está bem equipado, com as instalações e os equipamentos necessários para garantir a integridade dos participantes.
Essa empresa também pode prover profissionais preparados para fiscalizar o evento, agindo sempre que necessário. Câmeras, sistemas de alarme e sinalização, além de uma comunicação eficiente com a central são alguns dos recursos tecnológicos que uma organização especialista em segurança oferece a seus clientes.
Os erros a evitar
Ter tudo correndo como o esperado em um evento é motivo para comemoração. Afinal, uma simples falha já pode ser suficiente para manchar a imagem da empresa — ou, em casos mais drásticos, até virar uma ação judicial. Por isso, além de uma lista de pré-requisitos sobre o que fazer, os organizadores de um evento também precisam ter em mente o que não devem fazer. Confira agora mesmo alguns erros que você precisa evitar!
Não preparar a equipe
Além da contratação de seguranças e prestadores terceirizados para o evento, é imprescindível que sua própria equipe de profissionais também esteja pronta para coordenar o andamento e controlar imprevistos. Afinal, por mais que muitos colaboradores consigam se sair bem diante dessas situações, nem todos estarão 100% preparados — especialmente aqueles que nunca participaram da organização de um evento.
Antes de mais nada, é preciso escolher pessoas com perfil proativo, capazes de agir com rapidez e gerenciar situações caóticas com calma. Mas não basta distribuir uma lista de regras, alguns walkie talkies e esperar que tudo seja executado com sucesso. Para isso, é necessário preparação.
O ideal é fazer um treinamento alguns dias antes da data programada para o evento. Também nesse aspecto, as empresas especializadas podem ajudar bastante, qualificando adequadamente esses profissionais. É sim um investimento a mais, mas que é capaz de assegurar que tudo correrá bem, uma vez que seus colaboradores estarão prontos para lidar com qualquer eventualidade.
Querer fazer tudo sozinho
Mesmo com um treinamento básico, a empresa precisa ter em mente que não é função dos colaboradores garantir a segurança física dos participantes ou cuidar de aspectos como limpeza e venda de alimentos, por exemplo. A equipe precisa estar focada na fiscalização das atividades referentes à programação do evento, além de garantir um bom atendimento ao público.
Terceirizar determinados serviços é uma alternativa simples para garantir a qualidade do evento. Em termos financeiros, essa opção também costuma apresentar um melhor custo-benefício que contratações fixas. Além disso, com elas vêm a certeza de que bons profissionais estarão trabalhando para atender às exigências dos seus convidados!
Anote aí: contar com a ajuda de especialistas é essencial. Afinal, independentemente do seu porte, o evento precisa ter um planejamento cuidadosamente definido, levando em consideração aspectos que nem sempre serão da sua expertise — como logística, contratos, documentação e finanças. Organizar tudo por conta própria pode ser mais trabalhoso do que você imagina. Então delegue tarefas! Conte com o apoio de quem entende do assunto para aumentar a eficiência de suas decisões!
Não checar referências das empresas
Antes de sair contratando empresas terceirizadas para o evento, você precisa ter certeza de sua credibilidade e confiabilidade no mercado. Afinal, não são nada raros os casos de eventos que se transformaram em verdadeiros desastres graças a problemas na montagem de estruturas ou à falta de experiência dos seguranças para lidar com situações de risco, por exemplo.
Quando se trata de segurança em eventos, toda contratação precisa ser feita com cautela. Lembre-se de que é o nome da sua empresa que estará em jogo caso algo dê errado. Então procure se informar sobre os trabalhos realizados pela terceirizada pretendida, pegue indicações de quem já foi cliente e tenha sempre mais de uma opção na sua lista de possíveis contratações. Desse modo, você garante a contratação do melhor serviço possível por um preço que cabe no orçamento da empresa.
Negligenciar a segurança
Cada tipo de evento possui um protocolo de segurança diferente. Os eventos corporativos (geralmente feiras, seminários, treinamentos e congressos) costumam ser mais simples de executar que eventos mais heterogêneos (como shows e festivais). Mas isso não quer dizer que a segurança não mereça atenção! Na verdade, esse tópico deve estar no topo da lista de prioridades dos organizadores.
Como citamos no item anterior, a contratação de uma equipe de segurança, por exemplo, exige um trabalho de pesquisa e constatação de referências. E isso demanda tempo! Não levar esse tópico a sério ou deixá-lo como demanda final na organização do seu evento pode escancarar uma porta para acidentes e problemas.
Não verificar as regras do espaço
Em eventos corporativos, é comum que as empresas subloquem salões de hotéis, espaços comerciais ou centros de convenção. Nesse caso, é preciso lembrar que tais locais já contam com normas de segurança próprias, que nem sempre elas correspondem às necessidades da sua empresa. Se você vai alugar um salão que comporta um certo limite de pessoas, mas abriu vagas para um número maior de participantes ou pretende fazer um evento de tecnologia em um espaço que não permite o uso das instalações elétricas, com certeza terá problemas.
Além de verificar a logística do espaço em que pretende realizar seu evento, é preciso ter total clareza sobre as normas de segurança que ele exige. Em alguns casos, pode ser necessário adicionar algumas orientações e fazer melhorias na sinalização, instalações e nos equipamentos de segurança, tudo para garantir que sua empresa seja lembrada por sua competência e credibilidade, em vez de pela realização de um evento desastroso.
E você, costuma organizar eventos corporativos? Que cuidados toma em relação à segurança dos participantes? Acha que as providências nesse sentido são demais para dar conta sozinho? Então entre em contato com a Copastur e peça ajuda para os melhores do mercado!
