Sistema de Workflow: Como Otimizar a Gestão de Compras na sua Empresa?

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Vamos começar esse conteúdo com uma pergunta: você sabe o que é um sistema de workflow? Se a sua resposta foi não, chegou a hora de conhecer esse sistema que permite otimizar compras e pode ajudar sua empresa a economizar muito, quando é adotado da maneira certa.

Neste post, você vai saber mais sobre ele e como fazer para garantir a melhor implantação. Continue a leitura!

O que é sistema de workflow?

Em resumo, o sistema de workflow é a sequência de processos pela qual determinada atividade passa, do momento em que é iniciada até sua conclusão. Todas as atividades de uma organização possuem um sistema de workflow essencial.

O problema é que nem sempre isso é organizado da maneira certa. Em algumas empresas, ele nem é padronizado. Esse obstáculo impede a obtenção dos melhores resultados.

Sabe qual é a vantagem do workflow para as compras na sua empresa? Nesse caso, mais do que eficiência, ele tem um papel importante na economia.

Você provavelmente sabe que uma empresa acaba gastando mais com suas compras quando precisa fechar negócio às pressas, o que é comum se não existe um fluxo bem organizado.

Por outro lado, organizando o sistema de workflow corretamente, você terá as condições necessárias e principalmente tempo para pesquisar e negociar os melhores preços e condições de pagamento, sem atrasar os outros processos.

Vale notar que essa prática não se aplica apenas a compras de materiais e suprimentos, ela também é válida para a contratação de serviços, como viagens corporativas.

Como aplicar o sistema de workflow na prática?

Para aplicar o sistema de workflow, é necessário entender alguns conceitos importantes. Veja só:

Workflow ou BPM

Em primeiro lugar, você precisa entender que o sistema de workflow não é a mesma coisa que o BPM (Business Process Management). Embora “processo” seja uma palavra-chave para ambos, eles não se confundem.

Enquanto o workflow é a parte que modela os processos da empresa, efetivamente desenhando os fluxos, o BPM é bem mais amplo. Ele é uma área de gestão, como a gestão de pessoas ou de projetos, por exemplo. Por isso, ele se ocupa de realizar planejamento, análises, monitoramentos e tomar decisões.

Ferramentas de integração

O grande obstáculo na aplicação do workflow é a integração entre as etapas que constituem o fluxo de trabalho. Por esse motivo, existem ferramentas específicas que permitem acompanhar o avanço de uma atividade dentro da sequência de processos.

Aqui vai uma boa notícia: muitas ferramentas apostam em recursos visuais, sendo fácil construir e monitorar o workflow, mesmo sem um vasto conhecimento técnico. Dessa forma, basta um olhar para entender em qual etapa do fluxo a atividade se encontra e qual será o próximo passo.

Quais são os tipos de workflow?

Não existe somente um tipo de workflow. Na verdade, podemos destacar, pelo menos, três. Cada um deles tem suas vantagens e é adequado para uma situação diferente. Vamos ver quais são eles?

Ad hoc workflow

Esse é um modelo mais flexível, em que as regras podem ser criadas ou modificadas, mesmo depois que a atividade começar e entrar no fluxo de trabalho. De maneira geral, é ideal para atividades em que as etapas e os envolvidos são relativamente independentes.

Caso você esteja curioso, a expressão “ad hoc” vem do latim e significa “para esta finalidade”.

Workflow administrativo

O workflow administrativo é caracterizado por regras e fluxos simples, previsíveis e repetitivos. É o caso, por exemplo, da elaboração de um relatório de despesas ou da autorização de uma viagem corporativa.

Workflow de produção

Não pense que esse fluxo de trabalho aplica-se apenas ao chamado chão de fábrica. Apesar do nome, ele pode ser utilizado em atividades administrativas, desde que atendam à sua característica principal: regras e fluxos complexos, muitas vezes envolvendo diferentes sistemas de informação.

Um bom exemplo de workflow de produção seria o caso da contratação de um empréstimo para a sua empresa. É preciso ter a participação de várias partes, trabalhando com diferentes focos, para chegar ao resultado final.

Qual é a complexidade no sistema de workflow?

No item anterior, você percebeu que podem existir diferentes níveis de complexidade entre workflows. Em alguns, o fluxo de trabalho é uma linha reta, com a atividade avançando linearmente da mão de um colaborador para o outro. Em outros, o fluxo é composto por várias linhas que avançam simultaneamente, em direções diferentes.

Isso levanta uma questão importante: como o gestor de compras pode se posicionar dentro dessa complexidade?

Se as compras corporativas exigem um sistema de workflow que envolve diferentes setores para chegar a uma decisão, você vai enfrentar um problema com o tempo.

Para lidar com esse dilema, em primeiro lugar, é preciso ter uma forma de controlar o avanço da atividade. Para isso, as ferramentas de integração (ou, em outros termos, os softwares de gestão de workflow) trazem um suporte valioso.

Em segundo lugar, você deve buscar sempre formas de simplificar o fluxo. Tenha em mente que, nesse caso, objetividade e centralização são equivalentes a eficiência. Portanto, adote uma abordagem lean — enxuta. Procure identificar e eliminar etapas excessivas ou redundantes.

Tenha em mente que a implementação do sistema de workflow não serve apenas para organizar uma atividade. Ele também permite que, a partir de uma prática padronizada, seja possível analisar criticamente a forma como essa atividade é desempenhada. Assim, você terá uma base sólida para identificar oportunidades de melhoria.

Talvez acabe percebendo que um certo processo, que hoje faz parte do fluxo de uma compra comum, não é indispensável; que ele causa atrasos, os quais ultrapassam seus possíveis benefícios. Quando isso acontecer, cabe a você eliminar esse processo ou substituí-lo por outro mais adequado.

Entender a importância do sistema de workflow pode ser o passo decisivo para otimizar a gestão de compras na sua empresa. Por outro lado, ainda existe muito mais que você precisa aprender sobre o assunto, a fim de implementar essa ferramenta com sucesso. Continue lendo o blog da Copastur!

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