Terceirização de viagens corporativas: economia e praticidade

A organização de viagens corporativas envolve uma série de tarefas que, quando feitas por conta da própria empresa, podem gerar principalmente sobrecarga de trabalho e excesso de gastos. Aí é que entra a contratação de especialistas, simplificando o processo desde a definição da política das viagens, passando por todo o planejamento até chegar à execução dos deslocamentos.

Essa é uma opção interessante especialmente para aqueles empreendimentos que não contam com um departamento estruturado justamente para cuidar das viagens de negócio. Ficou interessado? Então confira nosso post de hoje para conhecer as razões pelas quais a terceirização da gestão de viagens corporativas pode ser tão vantajosa para as empresas!

Política

A primeira atitude que uma empresa de gestão de viagens corporativas pode tomar por sua empresa é criar uma política de viagens — ou ao menos melhorar a atual. Nessa política, devem estar incluídos detalhes importantes dos deslocamentos corporativos, como:

  • Propósito: reunião, congresso, evento internacional ou regional, entre outros;
  • Hospedagem: pousada, hotel, estrutura básica, entre outros;
  • Custo: reembolso, limite de gastos, despesa diária e meios de pagamento;
  • Orçamento: percentual das receitas destinado às viagens corporativas;
  • Calendário: datas dos eventos — por ano;
  • Segurança: procedimentos obrigatórios e opcionais durante os deslocamentos, incluindo seguro para os colaboradores;
  • Informações: dados dos funcionários e detalhes que deverão constar nos relatórios;
  • Objetivos e metas: esclarecimento do que é esperado durante e após as viagens.

Perceba que são muitos os pontos abrangidos por uma política de viagens adequada e segura tanto para a empresa como para os funcionários. Agora imagine: e se tudo isso fica por conta de uma empresa especializada? Nesse cenário, não é nada difícil supor que tempo e eficiência sairiam na frente desde o início do processo, certo?

Experts no assunto são capazes de entender o contexto da sua empresa com muito mais facilidade, pensando inclusive no setor financeiro para enquadrar as iniciativas em um plano realístico, personalizado, que viabilize a realização das viagens corporativas sem comprometer desnecessariamente o crescimento do negócio. Não parece ótimo?

Burocracia

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No tópico anterior, falamos em ganho de tempo útil, que é um dos pontos-chave em meio às vantagens da contratação de empresas de gestão de viagens corporativas. Não tem como não lembrar, assim, da burocracia envolvida na organização desse tipo de deslocamento. Pois essa questão também é resolvida com a terceirização, apontando para mais um exemplo de otimização do tempo.

Como você deve imaginar (ou saber de fato), organizar uma viagem corporativa envolve responsabilidades voltadas à emissão de documentos, à contratação de voos, à reserva de hospedagens, restaurantes e transfers, ao aluguel de carros, à aquisição de seguros e a todos os demais serviços pertinentes.

O problema é que cuidar de tudo isso por conta própria implica solicitar cada serviço, um a um. São, portanto, valores, formas de pagamento, taxas de juros e logísticas muito diferentes entre si para gerenciar — e em pouco tempo. Isso deixa o trabalho extremamente desgastante, além de encarecer e retardar o processo.

Precisamos citar aqui mais uma das vantagens de recorrer às empresas especializadas em gestão de viagens: elas cuidam de tudo, cobrando um único valor! Sim, o pagamento de todas as despesas é centralizado, o que não apenas poupa seu tempo como evita maiores dores de cabeça. Isso sem contar que o acompanhamento continua durante as viagens, a fim de garantir que tudo será entregue conforme o combinado.

Economia

Viu como um benefício vai abrindo caminho para outros? Há pouco, falávamos sobre a unificação de pagamentos oferecida pelo serviço de organização das viagens, uma prática que, além de otimizar tempo, ainda ajuda a reduzir os custos finais para o contratante. Agora chegou a hora de explicar como essa redução de gastos efetivamente acontece!

Na verdade, a economia já começa pelo planejamento, quando a empresa contratada prepara uma política de viagens financeiramente compatível com a situação do contratante. Ela pode sugerir, por exemplo, o corte de gastos com hotéis mais caros ou com eventos que acabam gerando muita despesa e pouco retorno, dentre outras soluções. A ideia central é tornar as viagens mais inteligentes.

A economia continua durante a contratação de serviços para as viagens. Por lidarem com um alto número de clientes, fornecedores e parceiros de negócio, os profissionais do ramo contam naturalmente com um maior poder de negociação. Isso permite que obtenham descontos em passagens aéreas, reservas de hotéis e locações de carros. Negociando grandes demandas para os mesmos espaços ou serviços, fica mais fácil conseguir uma redução nos preços.

Especialização

Vamos agora destacar um aspecto inerente a todos os serviços de terceirização: a especialização do serviço oferecido. Afinal, a ideia de se terceirizar uma atividade é justamente contar com um apoio qualificado e com recursos dos quais sua empresa não dispõe, correto? Assim, se seu negócio possui poucos funcionários acostumados a lidar com os detalhes de viagens corporativas, a contratação de uma empresa competente é a escolha mais sensata.

Pense bem: os colaboradores terceirizados terão tempo, conhecimento e contatos para agilizar, economizar e organizar melhor os deslocamentos a trabalho. Como já vimos, isso ajuda a aliviar sobrecargas, a fim de que você e seus funcionários possam se dedicar a atividades mais estratégicas da empresa, deixando o operacional de lado.

Suporte

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Independentemente da natureza da viagem, é preciso sempre contar com imprevistos. Pode ser um voo atrasado, uma extensão da estadia por atrasos nos eventos, um problema de saúde com um de seus funcionários, entre muitas outras possibilidades. A questão é que, sem o amparo de uma empresa especializada (e, portanto, habituada a essas dificuldades), você e sua equipe podem não saber como contorná-las da melhor maneira possível.

Para profissionais da área, contratempos fazem parte do pacote. Por isso, resolver problemas é praticamente rotina. Inclusive, tais empresas normalmente disponibilizam um suporte com atendimento 24 horas para sanar dúvidas e dar andamento à resolução de eventuais contratempos.

Geralmente, aliás, a contratação de um plano para cobrir eventuais emergências já está prevista. Além do mais, por terem grande familiaridade com os serviços contratados e seus prestadores, não é difícil que esses profissionais consigam negociar mais tempo de hospedagem em hotéis ou realocar mais rapidamente os viajantes, por exemplo, em caso de voos atrasados ou perdidos. Fica nas mãos desse time, portanto, tudo o que representa mais comodidade para sua equipe.

Acompanhamento

Não podemos deixar de ressaltar o papel da tecnologia de que as empresas de gestão de viagens corporativas dispõem. É usual que contem com sistemas e ferramentas capazes de agilizar o plano de rotas, a compra de passagens, a reserva de quartos e, claro, a produção de relatórios em tempo real. Esse definitivamente é mais um diferencial valioso do trabalho dessas empresas.

Acompanhando os acontecimentos, elas fornecem as informações gerenciais mais relevantes da viagem para os gestores, como:

  • Andamento da viagem: onde estão os colaboradores, para onde se encaminham, se já estão voltando e assim por diante;
  • Controle dos custos: detalhamento do emprego dos recursos corporativos, sendo possível filtrar as despesas por funcionários ou prestadores de serviço;
  • Solicitação de despesas extraordinárias: em caso de imprevistos durante a viagem, seus colaboradores ou os profissionais terceirizados podem registrar a necessidade de novos gastos — como hospedagem, alimentação e hospitais.

Tudo isso pode ser transmitido por meio de logins e senhas de acesso ao sistema. De todo modo, esse banco de dados é essencial para trazer mais controle para o contratante sobre o que acontece nas viagens e sobre os resultados obtidos com ela. Assim, os gestores podem escolher melhor os próximos destinos, as pessoas que viajarão e o orçamento necessário.

Como você pôde ver, a terceirização das viagens corporativas é uma solução que libera sua empresa de um trabalho para o qual, muitas vezes, dispõe de tempo, pessoal e recursos limitados. Além disso, a contratação de profissionais competentes na função torna suas viagens mais eficientes, passando a render mais frutos e custar menos aos cofres da empresa. Simplificando: é uma alternativa estratégica para seu negócio!

E então, no fim das contas, o que pensa sobre a terceirização das viagens corporativas? Pronto para fazer o teste na sua empresa? Divida sua opinião conosco deixando aqui um comentário!

Sobre o autor

Formado em Administração de empresas e MBA em marketing, possui 15 anos de experiencia no mercado de viagens e ampla vivencia internacional.

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