Vantagens da contratação de uma empresa de gestão de viagens corporativas

Viagens corporativas sempre foram vistas como grandes oportunidades de crescimento tanto para o colaborador que viaja a serviço quanto para a própria empresa, que agrega o novo conhecimento trazido pelo funcionário a seu cada vez mais extenso portfólio. Isso sem contar que esse tipo de viagem promove a imagem da organização para além de suas fronteiras e propicia o fechamento de novos e produtivos acordos ou parcerias.

A participação em feiras, congressos, exposições, palestras, workshops ou até mesmo em uma reunião importante faz com que as viagens corporativas promovam a ampliação dos horizontes empresariais acerca de suas perspectivas. E essa realidade fica ainda mais evidente quando observamos o cenário empresarial atual, com a globalização e a pulverização geográfica dos negócios se apresentando como uma realidade que simplesmente não pode mais ser negada.

O problema é que, na prática, a grande maioria das empresas não possui muito conhecimento quando o assunto é gestão de viagens corporativas. E isso pode, a longo prazo, trazer prejuízos. Salvo as grandes empresas que contam com um departamento específico para gerir as viagens de seus colaboradores, a maior parte dos negócios de médio e pequeno porte gasta não só bastante tempo como principalmente dinheiro no planejamento das viagens corporativas.

E você, por acaso sabe o que é uma empresa de gestão de viagens corporativas e conhece as vantagens de sua contratação? Pronto para descobrir? Então continue lendo nosso post de hoje!

Os números comprovam a necessidade dessa contratação?

Segundo pesquisa realizada pela empresa de tecnologia Argo IT, as viagens corporativas ocupam o terceiro lugar na lista de gastos controláveis de uma empresa, ficando atrás apenas dos custos operacionais e com a folha de pagamento. A mesma pesquisa também revela que 52% das 257 empresas brasileiras analisadas não utilizam nenhuma ferramenta para auxiliar na gestão das viagens de seus funcionários, além de não terem a contratação de uma empresa de gestão de viagens como prioridade.

O que muitos gestores não sabem, porém, é que as viagens corporativas, ao serem bem administradas e geridas, podem ter seu custo diminuído em até 30%! E essa definitivamente não é uma porcentagem que deva ser ignorada, não concorda? Por essas e outras é que algumas organizações mais antenadas nesse cenário já estão aderindo à contratação de empresas especializadas no planejamento, na organização e na gestão de viagens corporativas.

O que faz uma empresa de gestão de viagens corporativas?

Especializadas em planejar e gerir viagens corporativas, essa empresas cuidam de absolutamente tudo relacionado aos deslocamentos dos colaboradores, desde a compra de passagens e reservas em hotéis, passando por transfers, aluguel de carros, reserva de espaços para palestras e reuniões, até chegar à gestão do pagamento de despesas. Isso e o que mais surgir passa a ser de responsabilidade da empresa de gestão, obviamente com o negócio contratante tendo acesso a todos os dados, a qualquer momento.

Além disso, empresas sérias e competentes nesse setor buscam compreender a fundo o trabalho e os objetivos de quem as contrata, assim como seus processos gerenciais. Quem são os funcionários indo na viagem, qual o objetivo principal do deslocamento, que tipo de transporte será utilizado e com qual frequência, qual é o tipo de hospedagem preferencial e como serão realizados os pagamentos das despesas? Essas e outras questões igualmente pertinentes acabam possibilitando que a contratada ofereça um serviço personalizado de qualidade a cada um de seus clientes, ampliando significativamente os benefícios da viagem e diminuindo as preocupações de quem está viajando.

E quais são as principais vantagens dessa contratação?

Como já apontamos, grande parte das empresas ainda não possui um sistema especializado na gestão de viagens, ferramenta que permita pesquisar com rapidez e eficiência os serviços desejados. Nesse cenário, os funcionários gastam tempo demais no planejamento das viagens corporativas (tempo esse que poderia ser gasto em tarefas muito mais estratégicas para a empresa).

E será, ainda, que os gestores têm a noção exata de quais funcionários estão viajando, com qual objetivo, para qual local se dirigiram, quando exatamente voltam e como têm gastado o orçamento destinado para o deslocamento? Ao contratar uma empresa de gestão de viagens, todas as cartas são postas à mesa, mudando completamente o panorama. Confira abaixo as principais vantagens da contratação desse tipo de serviço para sua empresa:

Poder de negociação

Uma empresa especializada na gestão de viagens corporativas normalmente trabalha com grandes volumes de negociação para atender adequadamente a todos os seus clientes, certo? Pois é exatamente essa necessidade imposta pela própria natureza do negócio que acaba trazendo vantagens no que se refere a valores. Afinal de contas, como sua demanda é alta, os preços de passagens aéreas e reservas em hotéis, por exemplo, podem ser negociados e bastante reduzidos.

Resolução de problemas

Como a equipe de uma empresa de gestão de viagens é especialista em todas as questões relativas a deslocamentos corporativos, a resolução de quaisquer problemas e possíveis imprevistos acaba sendo muito rápida e eficiente. Contar com uma ajuda desse tipo é garantia de que seus colaboradores não acabarão em maus lençóis ou de que, por pura falta deknow-how, passarão uma imagem equivocada do seu negócio.

Controle de gastos

As empresas de gestão de viagens possuem sistemas específicos de controle sobre tudo o que está relacionado às viagens corporativas de seus clientes. Por meio dessa ferramenta, os respectivos gestores podem ter acesso a tais informações, a fim de acompanharem, a qualquer momento e em tempo real, não só o andamento da viagem em si, mas também seus custos. As configurações do sistema ainda podem ser mudadas conforme a necessidade, classificando os gastos por tipo, funcionário ou prestador de serviço, facilitando enormemente o trabalho do departamento financeiro das empresas contratantes.

Segurança e conforto

Uma boa empresa de gestão de viagens conta com um serviço de atendimento disponível 24 horas por dia, durante os 7 dias da semana, já que esse suporte é necessário para prestar auxílio a qualquer colaborador que esteja viajando (não importando o fuso horário do local em que se encontra) e venha a ter um problema de última hora. Esse serviço é apto a sanar dúvidas e prestar ajuda da maneira mais rápida e eficiente possível.

Já parou para pensar que contratar uma prestadora de serviço especializada na gestão de viagens é uma excelente maneira de empresas de pequeno e médio porte terem acesso a estruturas gerenciais mais completas nesse âmbito?

Então agora que já sabe que esse tipo de serviço, quando de qualidade e bem realizado, evita muitas dores de cabeça e maximiza demais os benefícios das viagens, comente aqui e nos conte se ainda restou alguma dúvida! Compartilhe seus questionamentos conosco e participe da conversa!

Sobre o autor

Formado em Administração de empresas e MBA em marketing, possui 15 anos de experiencia no mercado de viagens e ampla vivencia internacional.

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