Uma viagem de negócios é capaz de expandir as fronteiras das empresas, ou seja, aumentar o seu alcance em diversos mercados, conquistando mais clientes, fazendo novas parcerias, melhorando a visibilidade da marca, capacitando os colaboradores, entre outros benefícios.
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Entretanto, para que os objetivos pretendidos com a viagem corporativa sejam alcançados, é preciso investir boas doses de tempo, energia e dedicação. Para isso, é muito importante contar com profissionais responsáveis pela gestão de viagens da corporação.
Para garantir que esses deslocamentos tenham os resultados desejados, sem ter despesas em excesso ou sobrecarga de trabalho, muitos negócios contratam TMCs — Travel Management Companies — que realizam todos esses processos relacionados à viagens corporativas. A Copastur é uma delas!
Nesse contexto, reunimos neste artigo um passo a passo de tudo o que é necessário para a sua empresa atingir os objetivos das viagens de negócio, reduzir custos, gerar mais satisfação e produtividade dos colaboradores. Continue a leitura!
Por que é importante elaborar uma política de viagem de negócio?
Antes de organizar uma viagem de negócios, de fato, há um passo muito importante a ser cumprido.
Criar uma política é essencial para realizar uma gestão de viagens corporativas de sucesso. Afinal de contas, esse documento contém todas as regras, os objetivos e a logística de organização dos deslocamentos feitos em nome da corporação.
Entre os itens que essa política define, estão:
- a antecedência de pedidos de viagem;
- o montante máximo direcionado para passagens aéreas e hospedagem;
- o valor de diárias para alimentação e deslocamento;
- a política de reembolso;
- as instruções para a elaboração dos relatórios;
- a definição das despesas cobertas (ou não) pela empresa;
- a indicação de um responsável a quem se deve reportar uma emergência;
- questões relacionadas à segurança e à saúde de quem viaja;
- seguros de viagens;
- entre outras documentações.
Absolutamente tudo sobre o assunto deve estar contido nesse documento!
Alinhamento com o orçamento da empresa
É crucial que a política de viagens da empresa esteja totalmente alinhada com os valores, a missão e, principalmente, com o orçamento disponibilizado para os deslocamentos. De nada adianta criar um documento muito bem redigido, mas que, na prática, seja por falta de dinheiro ou por impedimentos logísticos, simplesmente não pode ser cumprido.
Inclusive, o viajante pode contar com um cartão corporativo para realizar seus gastos durante a viagem de negócios, de modo a ter essa segurança e tranquilidade, ao mesmo tempo em que se mantém dentro do orçamento da empresa.
Relatórios de acordo a capacidade da equipe
Se a empresa conta com um quadro de colaboradores reduzido e exige relatórios extremamente detalhados, por exemplo, isso pode ser prejudicial. Afinal, além de tomar um tempo considerável do colaborador, que poderia se dedicar a tarefas referentes à sua função, essa exigência tão alta pode incitar estresse desnecessário, insatisfação e pouca motivação para as próximas viagens.
Com isso em mente, deve constar na política qual o modelo de relatório deve ser utilizado, priorizando um que seja simplificado, mas que nem por isso deixe de descrever os pontos mais importantes da viagem — como o alcance (ou não) das metas, a descrição dos gastos e as impressões pessoais do funcionário.
Colaboradores devem conhecer o documento
Por fim, temos que destacar: é imprescindível que a política de viagens a negócios seja de conhecimento de todos os colaboradores que eventualmente façam esses deslocamentos. Aliás, é altamente recomendável que eles participem da criação do documento. Afinal, são eles que deverão seguir à risca o que está exposto na política, certo?
Políticas flexíveis
Uma das tendências em viagem de negócios atualmente é ter uma política que seja mais flexível a mudanças, que permita com que o próprio colaborador escolha entre opções com taxas menores, tanto em acomodações, como em passagens, locomoção e afins.
Essa forma mais dinâmica também inclui questões relacionadas a reagendamentos e cancelamentos, por exemplo. Algo que aconteceu bastante durante o período da pandemia de covid-19, no qual muitas viagens tiveram de ser adiadas e remarcadas.
Como planejar a viagem de negócios?
Veja a seguir o passo a passo do que sua empresa precisa para organizar as viagens corporativas.
Planeje com muita antecedência
Entre as principais despesas de grandes empresas estão as viagens corporativas, os gastos com a operação em si e com a folha de pagamento. Por isso, os gestores precisam buscar incessantemente pela redução de custos. E quando se trata desse assunto, nada tem maior poder de gerar economia do que planejar as viagens com antecedência.
Quanto maior é o período de tempo entre o planejamento da viagem e sua execução, melhores são os preços encontrados no mercado. Quem faz a reserva com antecedência, consegue descontos surpreendentes no valor de itens como:
- passagens aéreas;
- hospedagem;
- aluguel de espaços para reuniões;
- reserva de carros;
- entre outros.
Quanto maior é o tempo disponível para pensar em cada detalhe e listar tudo o que deve ser feito antes da viagem, menores se tornam os riscos de que imprevistos, esquecimentos e equívocos arruínem os objetivos do deslocamento.
Monte uma agenda de compromissos
Quando um colaborador viaja a trabalho, tanto ele quanto a empresa desejam que o tempo passado fora da corporação seja produtivo. Por isso, é mais que normal que a lista de tarefas a serem cumpridas pelo funcionário seja repleta de:
- visitas;
- reuniões;
- eventos;
- apresentações que deve participar.
Sendo assim, é essencial que qualquer pessoa que faça uma viagem de negócios leve consigo uma agenda que contenha todos os compromissos a serem cumpridos devidamente anotados e descritos em detalhes. Existem aplicativos que ajudam a organizar tudo isso.
Além de dia, horário e local, informe qual o objetivo do compromisso, o que ele pretende alcançar como resultado e o tempo que será gasto no deslocamento.
E nunca esqueça de deixar intervalos de tempo confortáveis entre um compromisso e outro. Com isso, o colaborador não precisa fazer nada com pressa e, consequentemente, sem dar a devida atenção. Assegurando esse tempinho a mais, também é possível evitar atrasos caso imprevistos ocorram.
Deixe claro quais são os objetivos da viagem
Como já mencionamos, uma viagem de negócios tem sempre um objetivo a ser alcançado. Do contrário, nenhuma empresa investiria nessa estratégia, não é mesmo? O detalhe é que muitas companhias acabam pecando nessa questão ao não esclarecerem muito bem o que esperam do colaborador.
Trata-se de uma reunião de negócios com um possível novo cliente ou o objetivo é checar alguns fornecedores em potencial? Para não deixar rastro de dúvida, reúna-se com o funcionário para explicitar o que a empresa espera desse encontro, como ele deve se portar, quais dados deve apresentar e, se for o caso, até quais argumentos deve usar para ganhar o cliente.
Essa estratégia gera mais motivação e autoconfiança no colaborador, já que ele passa a se sentir mais seguro, reconhecido e respaldado pela companhia.
Treine os funcionários para cumprir os objetivos
Os colaboradores devem ser capacitados para que consigam dar conta do recado. Afinal, de nada adianta deixar claro tudo o que a empresa espera dele se ele não sabe nem por onde começar. Os gestores não podem cobrar resultados excelentes se não oferecerem os recursos adequados para que os funcionários possam, de fato, realizar tudo o que foi solicitado.
Por isso, é essencial investir em treinamentos que se proponham a orientar e formar aqueles que viajarão em nome da empresa. Assim, eles poderão atingir os objetivos propostos e gerar crescimento.
Algumas das principais orientações são:
- como os funcionários devem se portar e se apresentar quando estão representando a companhia fora de suas fronteiras;
- protocolos a seguir durante reuniões externas;
- habilidades em algum idioma estrangeiro;
- informar se haverá o uso de alguma plataforma on-line ou um software de gestão de viagens e explicar como utilizá-las;
- entre outros fatores.
Assista o vídeo abaixo para entender mais sobre a importância dos treinamentos!
Como garantir a produtividade do colaborador durante a viagem de negócios?
Todas essas ações citadas precisam ser combinadas com a produtividade dos funcionários durante os deslocamentos. O sucesso da empreitada depende diretamente do desempenho de quem está lá, representando a empresa.
Sendo assim, é altamente recomendável que a companhia faça sua parte para garantir um bom nível de produtividade dos colaboradores durante a sua viagem de trabalho. E por mais que essa questão seja bastante individual, dependendo muito da motivação dos viajantes, eles certamente terão resultados mais satisfatórios se a empresa providenciar os itens abaixo. Confira!
Sala VIP no aeroporto
Quem viaja constantemente de avião sabe mais do que ninguém que aeroportos podem ser ambientes altamente estressantes, capazes de minar a energia de qualquer um. São filas intermináveis, assentos desconfortáveis e um número exorbitante de pessoas falando sem parar: cenário mais que propício para gerar irritação e esgotamento.
Assim, caso o orçamento da empresa permita, oferecer a seus colaboradores o conforto das salas VIP é uma dica de ouro. Além de serem muito mais tranquilos, esses espaços possuem:
- cadeiras confortáveis;
- sinal de wi-fi de boa qualidade;
- bebidas;
- snacks;
- embarque preferencial nos voos;
- entre outras vantagens.
Conexões mais curtas
Dependendo do local de destino da viagem, é praticamente impossível evitar as conexões em aeroportos, não é verdade? Entretanto, para assegurar o bem-estar do viajante, vale ao menos tentar encontrar conexões mais curtas. Acredite: horas a fio dentro de um aeroporto são capazes de baixar os níveis de produtividade de qualquer pessoa.
Conforto na hospedagem
Por mais que seja inviável para a maioria das empresas reservar hotéis de luxo para seus colaboradores, a hospedagem deve oferecer um bom nível de conforto. Não é preciso reservar um hotel 5 estrelas para ter acesso a uma cama aconchegante, duchas relaxantes e café da manhã de qualidade.
Acha que tudo isso parece mero detalhe? Pelo contrário! Esses itens influenciam na forma como o colaborador age, ou seja, isso pode contribuir para aumentar a sua produtividade durante a viagem de negócios.
Pacotes de internet e celular
Poucas situações são mais estressantes e cansativas do que querer trabalhar e o sinal de internet ou de celular simplesmente não contribuir. Pensando nisso, que tal investir em pacotes de telefonia corporativos para uso de internet e celular in roam?
Dessa forma, você viabiliza ao colaborador o acesso a documentos e apresentações, permite que ele faça ligações e cheque seus e-mails quando necessário, esteja onde estiver.
Use a tecnologia a seu favor
O universo de ferramentas tecnológicas traz uma produtividade muito grande para as empresas nesta era da transformação digital. Entre os elementos que auxiliam no processo estão:
- a sistematização de processos;
- arquivamento digital de bancos de dados;
- criação de softwares desenhados exclusivamente para uso corporativo;
- sistemas de armazenamento em nuvem;
- entre outros.
Existem atualmente softwares e plataformas exclusivamente criados para melhorar a gestão de viagens, agilizando processos, facilitando o controle de custos e simplificando a geração de relatórios, como é o caso das soluções tecnológicas da Copastur.
Adotando esse tipo de ferramenta, o negócio logo perceberá um ganho enorme de tempo e produtividade no momento de planejar suas viagens corporativas, bem como uma diminuição de custos.
Além disso, por permitir que os relatórios de viagem sejam feitos on-line, o tempo gasto pelos funcionários na descrição de suas atividades e na prestação de contas passa a ser muito menor.
Consequentemente, os relatórios podem ser mais rapidamente apreciados pelos responsáveis, dando prosseguimento ao processo como um todo. Por tudo isso e muito mais, se seu objetivo é conduzir a gestão de viagens de sua empresa de forma mais eficiente, precisa e produtiva, use a tecnologia a seu favor!
Como reduzir custos contratando uma agência especializada em viagem de negócios?
Para não ver a gestão de viagens corporativas sendo prejudicada pela mais pura e simples falta de tempo dos colaboradores envolvidos, já que essas pessoas comumente acumulam outras funções e tarefas, a contratação de uma agência especializada pode se revelar como a estratégia mais acertada.
Ao firmar parceria com uma empresa do setor, é possível alavancar os resultados da gestão dos deslocamentos a trabalho, aumentando o alcance dos objetivos e reduzindo os custos envolvidos.
Confira abaixo algumas das principais vantagens de contar com os serviços de uma agência como a Copastur!
Redução de custos
Por terem uma cartela relativamente grande de clientes e lidarem com esse mercado diariamente, o poder de barganha e negociação das agências de viagens corporativas é muito maior que o de uma empresa estranha a esse cenário. Por isso, elas podem conseguir descontos significativos em todos os itens envolvidos em uma viagem de negócios.
Que tal se beneficiar dessa influência?
Agilidade nos processos
Por razões óbvias, os profissionais que trabalham exclusivamente com viagens corporativas têm experiência de sobra quando se trata de processos e burocracias envolvidas nesse tipo de deslocamento. Com essa ajuda, portanto, a emissão de documentos e vistos é feita de forma muito mais rápida e ágil, gerando economia de tempo e dinheiro.
Controle de gastos
Ao se tornar responsável pelo planejamento e pela execução das viagens corporativas de determinada empresa, uma agência especializada passa a emitir relatórios gerenciais extremamente detalhados sobre os gastos de cada viagem. Além de facilitar enormemente a vida do setor financeiro da sua empresa, isso evita desperdícios e propicia a visualização mais rápida de gastos desnecessários ou até mesmo de abuso por parte de colaboradores.
Despreocupação com planejamento
É fato: uma viagem de negócios é bastante distinta de uma viagem realizada com fins meramente turísticos. Por mais que algumas questões se desenrolem basicamente da mesma forma, como a compra de passagens aéreas e a reserva de hotéis, outras necessidades são completamente distintas.
Desde o planejamento de hora e local para reuniões, passando pela reserva de mesas em restaurantes até a elaboração de rotas de deslocamento eficientes: tudo isso deve ser cuidadosamente pensado e estruturado.
Ao poder contar com os serviços de uma agência especializada, todas essas questões passam a ser de sua inteira responsabilidade. Com isso, sua empresa automaticamente se desliga da logística e da organização desses detalhes, podendo focar em resultados, metas e estratégias.
Segurança e bem-estar
Uma boa agência de viagens corporativas oferece serviço de assistência ao viajante durante 24 horas por dia, 7 dias por semana, dispondo de profissionais altamente treinados para prestar qualquer tipo de orientação ou até mesmo enviar ajuda ao local onde o funcionário se encontra.
Assim, caso uma urgência ou um imprevisto aconteça, o colaborador terá com quem contar para pedir auxílio, independentemente do destino ou do fuso horário onde esteja. Essa segurança evita o desgaste dos funcionários viajando a trabalho, deixando-os tranquilos e motivados, realmente focados nos objetivos da viagem.
Quando somadas, todas essas vantagens permitem que as empresas proporcionem viagens corporativas muito bem estruturadas e que valorizam o duty of care. Além disso, a gestão se torna muito mais organizada, ágil e eficiente, o que diminui as falhas, aumenta a rapidez na resolução de problemas, gera economia financeira e maximiza benefícios e resultados alcançados.
Viagem de negócios é uma ferramenta estratégica das empresas nos dias atuais e pode romper fronteiras geográficas, alavancar qualquer marca no mercado, ampliando sua área de atuação e concretizando parcerias extremamente proveitosas e duradouras.
Com os conhecimentos adquiridos a partir dessa leitura, sua empresa terá resultados muito mais satisfatórios se seguir as dicas presentes aqui.
Para continuar aprendendo sobre o tema, baixe o infográfico da Copastur sobre como a tecnologia pode te ajudar a otimizar tempo e recursos da sua empresa durante as viagens corporativas!
