O sucesso de um evento é resultado de bastante planejamento, organização e trabalho duro. Para ajudá-lo a focar no que realmente importa, já podemos adiantar: em meio a tantos detalhes, o cuidado com a escolha do local tem um peso enorme. Para evitar problemas, a recomendação é fazer uma visita técnica antes de tomar qualquer decisão a esse respeito.
Lembre-se, afinal, de que diversos pontos podem fazer com que uma festa corporativa de fim de ano não tenha o resultado esperado, por exemplo. Por essas e outras, é essencial ficar atento aos vários os aspectos que influenciam na realização de eventos, não deixando nada passar despercebido.
Pense bem: você geralmente confere a acústica do local, sua capacidade de lotação, as condições e a quantidade de banheiros, se há saída de emergência e o estado das instalações elétricas, por exemplo? Pois se pretende promover eventos de alto nível, deveria.
Para montar seu checklist e nunca mais deixar um ponto importante de lado, leia com atenção, as dicas que trouxemos aqui sobre como fazer uma visita técnica impecável. Confira já!
1. Coloque a segurança como prioridade máxima
O bem-estar dos participantes de uma confraternização, de uma feira ou de um show é um item que deve ser analisado com muito carinho pelos organizadores. Afinal, a prevenção é fundamental para evitar que qualquer incidente acabe prejudicando a saúde das pessoas ali presentes.
Imagine se sua empresa promove um seminário para os funcionários em um cerimonial e surge um princípio de incêndio. Nesse caso, o ideal é que as saídas de emergência sejam de fácil acesso e bem sinalizadas, para que os convidados consigam deixar o local rapidamente, correndo menos riscos de sofrer algum acidente.
2. Tenha atenção com a energia elétrica
Sem dúvida, qualquer detalhe pode fazer muita diferença para o sucesso de um evento. Pensando nisso, não se esqueça de verificar como estão as instalações elétricas do local, procurando saber se os equipamentos eletrônicos necessários podem ser instalados sem nenhum tipo de problema.
Outro aspecto a checar é a possibilidade de usar geradores durante o evento. Assim, as atividades programadas poderão ter continuidade mesmo que haja falta de energia elétrica durante certo período. Com essa medida, os organizadores mostram que trabalham com planejamento, seriedade e compromisso com o público.
3. Pense na acessibilidade durante a visita técnica
As pessoas terão facilidade de se deslocar durante o evento? Os banheiros podem ser usados por portadores de deficiência física com a devida segurança? Se você respondeu sim para essas 2 perguntas, o local provavelmente é adequado para receber os convidados. Por outro lado, se a resposta a qualquer desses questionamentos for negativa, é melhor procurar outro lugar.
Então anote aí no seu checklist: especialmente se o evento vai receber crianças, pessoas idosas e indivíduos com qualquer tipo de dificuldade de locomoção, a acessibilidade deve ser priorizada.
4. Analise a distribuição dos materiais
Imagine que você está organizando uma feira que terá diversos estandes. Para evitar problemas, verifique logo na visita técnica se existe uma área separada onde os fornecedores podem deixar os materiais a serem usados para a montagem. Também é necessário saber o tempo disponível para a estrutura ser desmontada.
Essas medidas facilitarão bastante o trabalho da equipe responsável pelos estandes, fazendo com que o cronograma de atividades seja respeitado. Acredite: qualquer erro de cálculo aqui pode gerar prejuízo para os organizadores.
5. Leve em conta a conectividade
Hoje em dia, as pessoas querem acessar a internet o tempo todo. Assim, é simplesmente inadmissível que um evento renomado não tenha uma conexão wi-fi de alta velocidade e boa disponibilidade. Checou esse ponto na visita técnica e viu que o local não tem uma rede de boa qualidade? Então procure os serviços de um provedor!
E atenção: se a intenção é que o evento seja transmitido ao vivo, on-line, é essencial que a rede esteja funcionamento perfeitamente. Imagine se você divulga essa transmissão como diferencial, conquistando uma plateia virtual significativa, mas, no dia, nada funciona como deveria. A repercussão certamente não vai ser das melhores.
6. Veja se é possível modificar o ambiente
Pense na famosa festa de fim de ano da empresa, um momento especial não só para muitos funcionários, mas também para a marca. Não seria frustrante se uma simples falta de atenção colocasse tudo a perder? Como você com certeza não quer passar uma imagem de desorganização para os colaboradores, é importante analisar se o local do evento tem condições de ser modificado.
Se a confraternização da empresa acontecerá em uma área ao ar livre, seria possível fazer ajustes no caso de cair uma chuva? Nessa situação, seria preciso armar tendas, por exemplo, para deixar os participantes mais à vontade e viabilizar o que foi programado. Observar esse detalhe durante uma visita técnica é essencial.
7. Facilite a avaliação dos detalhes
Se você chegou até aqui, já entender que são muitas as informações que devem ser coletadas durante uma visita técnica. Para não se confundir ou esquecer algum detalhe, é bom levar alguns itens para facilitar seu trabalho. Então monte um kit para visitas técnicas que contenha os seguintes recursos:
- caderno de anotações e caneta;
- máquina fotográfica digital;
- lanterna;
- trena.
Também é recomendado usar um sapato confortável para se deslocar com facilidade, checando cada cantinho. E procure levar uma espécie de roteiro com perguntas para não se esquecer de nada e, assim, ter mais condições de tomar uma boa decisão.
8. Tire dúvidas sobre os fornecedores
Obviamente, o ideal é trabalhar com fornecedores de confiança. Esse cuidado ajuda a organizar o evento com mais tranquilidade e, muitas vezes, até com custos mais baixos. O problema é que alguns locais trabalham com uma lista bem restrita de prestadores de serviço. Nesse caso, o que fazer?
Não tem mistério: se perceber que a qualidade do evento pode ser prejudicada por essa situação, não pense 2 vezes antes de procurar outro lugar!
Agora que você está pronto para organizar o próximo evento da empresa com mais segurança, comente aqui e nos conte se ainda ficou com alguma dúvida a respeito da visita técnica!
