Em 2015, as viagens corporativas movimentaram cerca de 38,73 bilhões de reais, sendo que este tipo de despesa está entre os que mais oneram o caixa das empresas. A necessidade de controlar os gastos de viagens está na lista das prioridades de quem depende de deslocamentos constantes para gerar negócios, exigindo a criação de uma calculadora de diária que permita estimar os custos de cada viagem e assim gerir com maior eficiência os recursos da empresa.
As técnicas adotadas para conceder os valores das diárias são muitos: desde a “média de mercado” até o que o colaborador acredita ser justo pelo seu deslocamento. O resultado, como você deve imaginar, é um gasto cada vez maior.
Como sabemos que seu intuito é sempre reduzir os custos e aumentar a competitividade da sua organização, separamos algumas dicas que vão te ajudar a criar a sua calculadora de diária e melhorar a gestão orçamentária das suas viagens corporativas.
Comece listando os gastos básicos
Assim que você é informado de que um colaborador vai viajar, algumas providências básicas devem ser tomadas para que ele tenha uma viagem tranquila e proveitosa:
- verificar check in e check out tardios;
- traslado: frequência X custo;
- alimentação: frequência X custo;
- despesas adicionais.
Check in e check out tardios
Nem sempre é possível conciliar o desembarque do voo com o horário de check in do hotel, ou o horário do check out com o horário do voo de volta. Sabendo disso, os hotéis costumam cobrar diárias adicionais ou taxas extras para quem entra mais cedo ou sai mais tarde do que os horários estipulados pela rede.
Quando você for criar a sua calculadora de diária, considere este gasto adicional para não ter surpresas, como seu colaborador chegando ao hotel com a reserva cancelada por não comparecimento. Ou ainda, aquela ligação da recepção informando que ele tem que deixar o quarto em 15 minutos.
Se você pretende eliminar esse custo da sua lista de despesas, existem duas maneiras: fazer convênios com os hotéis, garantindo que essa vantagem esteja estipulada em contrato, ou buscar uma empresa especializada em gestão de viagens corporativas que se ocupe deste tipo de negociação.
Muitas vezes, pelo volume de hospedagens que movimentam, empresas especializadas conseguem até a isenção dessas taxas, contribuindo para a saúde financeira da sua empresa.
Traslado
Os deslocamentos durante a viagem podem ser feitos com carro alugado, táxi ou soluções alternativas, como o Uber. No caso dos carros alugados, contate algumas locadoras com atuação nacional e solicite uma tabela de preços.
Os valores de táxi podem ser estimados com ferramentas o site Tarifa de Táxi. Você escolhe a cidade, insere o ponto de partida e o destino e pronto, já sabe, mais ou menos, quanto vai custar as idas e vindas dos seus colaboradores. Os transportes alternativos podem ser verificados diretamente com os fornecedores, para que você tenha um ponto de partida para escolher os mais vantajosos do ponto de vista financeiro.
Alimentação
O custo da alimentação varia muito de cidade para cidade e pode complicar um pouco sua estimativa de valor para diárias. Mas, como praticamente tudo o que precisamos, existe uma solução na internet.
Acessando sites de empresas como Sodexo e Alelo você pode conferir o preço médio de refeição por região, melhorando seu planejamento de viagens corporativas. A alternativa natural para os destinos mais visitados pelos seus colaboradores é contatar dois ou três restaurantes e negociar valores atrativos por meio de convênios, criando uma tabela de preços.
Para não se preocupar com isso, você pode terceirizar a gestão de viagens corporativas para um parceiro de confiança e conferir os relatórios e prestação de contas somente no final do mês.
Considere gastos adicionais
Imprevistos acontecem a todo momento e o custo deles deve ser previsto na sua calculadora de diária. A quebra do automóvel da empresa, disponibilizado para a viagem, pode significar custos extras com táxi e manutenção. O atraso de um voo pode significar a perda do transporte particular contratado pela empresa, incorrendo em gastos adicionais de deslocamento entre aeroporto e hotel. As situações são as mais variadas possíveis.
Prever este tipo de cenário é a garantia de que seus colaboradores não vão passar apuros durante a viagem, portanto, considere sempre um valor adicional no cálculo da diária. Por exemplo, se uma corrida de táxi entre o hotel e o ponto de encontro com o cliente custa 50 reais, adicione uma corrida a mais na diária, por garantia.
Se não for usada, solicite que o colaborador devolva o valor para a empresa no momento da prestação de contas.
Defina uma política para as diárias
Na política de viagens corporativas, deixe claro o que será considerado no valor das diárias. Desta maneira, os profissionais saberão que, o que sair da lista, será por conta deles. Por exemplo: um executivo está tratando de negócios em Natal, Rio Grande do Norte.
Trata-se de um destino turístico atrativo e que leva as pessoas a aproveitarem o tempo livre para conhecer a cidade e os pontos de visitação. Esse tipo de despesa não pode ser considerado na diária, pois está em desalinho com o propósito da viagem de negócios.
A “esticada” da viagem para o final de semana também deve ficar a cargo do profissional, evitando que a empresa pague diárias adicionais para promover o lazer do colaborador.
Com essa medida simples de registrar o que é considerado nas diárias, você deixa claro para o colaborador que a empresa está custeando as atividades inerentes ao trabalho. Também reforça a importância de valorizar o orçamento que está sendo disponibilizado, evitando desperdícios por capricho, como almoçar em um restaurante diferente do contratado pela empresa e pedir reembolso depois.
Com todas as informações levantadas, você pode criar uma planilha para sua calculadora de diária e atualizar sempre que necessário. A parceria com uma empresa que forneça todos esses cálculos prontos e ainda faça a gestão das viagens é outra maneira de manter os custos sob controle e ainda aumentar a eficiência da sua empresa nos deslocamentos.
Aqui na Copastur, sempre pensamos em você. Siga nossos perfis nas redes sociais (Facebook, LinkedIn e YouTube) e fique por dentro das nossas dicas e novidades!
