Reembolsos de viagens corporativas são uma prática que precisa ser avaliada com muita atenção antes de a empresa tomar qualquer atitude. Isso porque esbarra em diversas leis e detalhes específicos e varia de acordo com as regras de cada fornecedor.
Dessa forma, o gestor de compras precisa estar ciente de todos os possíveis problemas que podem ocorrer, e também dos procedimentos a serem realizados para garantir o reembolso e evitar gastos extras, estouro de budget e perda de dinheiro. Confira detalhes neste artigo!
Como funciona a regra para reembolsos de viagens?
A legislação que determina como são efetuados os reembolsos de viagens corporativas está relacionada, principalmente, com as questões envolvendo a relação entre os valores a serem reembolsados e a remuneração mensal dos colaboradores.
Via de regra, a quantia proveniente de reembolso não pode ser incluída no salário, a não ser que as diárias de viagem ultrapassem 50% do recebimento mensal do colaborador. Porém, as empresas podem ter procedimentos diferentes, relacionados a estornos de valores pagos em viagem.
Cuidados com reembolsos de viagens
Para evitar prejuízos e problemas com colaboradores, é importante tomar certos cuidados antes e depois das viagens. Veja alguns exemplos:
1. Faça um termo de acordo com os viajantes
Antes da reforma trabalhista, os reembolsos de viagens eram compreendidos como uma indenização aos viajantes. Hoje, é possível trabalhá-los de maneira mais amigável, com acordo entre empresa e colaborador, que sejam bons para ambos.
Uma alternativa, é deixar claro quais serão as diretrizes desse acordo antes da viagem e fazer um pequeno contrato a ser assinado por todos os envolvidos. Além disso, vale reforçar a importância de os viajantes guardarem e digitalizarem recibos e notas fiscais durante a viagem para prestação de contas futura.
2. Verifique a possibilidade de reembolso das despesas
É importante que cheguem ao entendimento dos colaboradores os custos com os quais a empresa poderá arcar e limite de despesas que serão reembolsadas, além dos que não são considerados reembolsáveis.
Entre as despesas reembolsáveis, podem ser compreendidas as passagens, documentação da viagem, como passaporte e visto, o transporte (táxi, por exemplo), a alimentação, telefonia, pedágios, deslocamentos (km), internet, além de serviços de lavanderia.
Por outro lado, há algumas despesas que normalmente não são reembolsadas, como a compra de itens para uso pessoal, gastos com avarias e possíveis danos a objetos, multas de trânsito, tarifas e taxas por perda ou atraso para voos. E por esse motivo, a empresa pode se recusar a reembolsar despesas que não sejam devidamente comprovadas.
Porém, novamente, é importante salientar que cada empresa tem suas regras e uma política de viagens com parâmetros específicos.
3. Estabeleça limites e prazos para reembolsos de viagens
Para que o budget da empresa não seja prejudicado e o orçamento para a viagem não ultrapasse o esperado, o melhor é limitar os reembolsos de viagens a um valor especificado e, claro, manter prazos para as solicitações das quantias e devidos reembolsos.
Uma sugestão é dar aos colaboradores um prazo após a volta da viagem para que façam suas solicitações de reembolsos. Também é necessário oferecer a eles um período para que o pagamento seja efetuado, bem como avisá-los se o pedido foi ou não aprovado.
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