O gestor de viagens corporativas é responsável por realizar as etapas de planejamento orçamentário e demais funções relacionadas à organização dos processos de deslocamentos dos colaboradores.
Ou seja, sempre que um funcionário precisar ir para outro país, por exemplo, para fechar um negócio ou representar a organização, tudo terá sido organizado antes pelo gestor.
Com a retomada do setor de turismo depois da pandemia de Covid-19, a demanda por esses profissionais aumentou. Visto que, a previsão para 2022 no segmento de viagens é um faturamento de R$ 15,1 bilhões, 60% maior que o ano anterior, segundo a BRAZTOA (Associação Brasileira das Operadoras de Turismo).
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Continue lendo para entender melhor a importância desses gestores nas empresas.
Qual é o papel do gestor de viagens corporativas?
O gestor de viagens corporativas tem uma função bastante estratégica, pois precisa:
- organizar o orçamento para a realização das viagens da empresa;
- fazer reuniões com os fornecedores.
Muitas empresas contam com colaboradores que precisam realizar viagens de negócios para o crescimento da organização. Sendo assim, o gestor é aquele que está sempre buscando formas de realizar esses deslocamentos com o melhor custo-benefício.
E para facilitar o trabalho desse profissional, ele precisa utilizar a tecnologia de softwares e aplicativos de gestão de viagens para conseguir automatizar vários processos, como a organização e compra de passagens, reserva de acomodações, reembolsos das despesas da viagem, entre outras funções. Veja mais detalhes abaixo:
Fortalecer a política de viagem corporativa
O gestor de viagens corporativas é responsável por fortalecer e cumprir a política interna de viagens, para que as regras sejam seguidas tanto pela empresa quanto pelos colaboradores. Afinal, elas são feitas para evitar problemas para ambas as partes.
Dessa forma, há uma garantia de que a organização está de acordo com a lei, e, ao mesmo tempo, permite colocar em prática ações de duty of care, ou seja, de segurança e conforto para os colaboradores.
Essa política precisa ser clara e objetiva para que todos os funcionários entendam de uma forma fácil. Quanto mais minucioso for o documento, menores são as chances de a organização sofrer com imprevistos ou prejuízos.
Atentar-se para o duty of care
Conforme citado, o duty of care é atualmente um conceito muito importante. Os gestores precisam cuidar — de uma forma realmente mais humanizada — dos colaboradores durante as viagens.
É necessário ter planos para evitar riscos de saúde e de segurança, manter um canal de comunicação com os viajantes, oferecer acomodação e alimentação de qualidade, coletar feedbacks, entre outros fatores.
Planejar em detalhes as viagens corporativas
Uma das grandes responsabilidades do gestor de viagens corporativas é também manter a saúde financeira da empresa em que trabalha. Portanto, o profissional precisa ter:
- habilidades de planejamento de viagens;
- cortar despesas desnecessárias;
- manter a qualidade dos serviços;
- garantir a segurança dos viajantes.
Outro fator importante é realizar a avaliação das estratégias constantemente para verificar o bom andamento do planejamento e fazer alterações caso seja necessário.
Preparar-se para imprevistos
Além disso, é fundamental que o gestor de viagens consiga projetar múltiplos cenários para conseguir se prevenir de uma situação inesperada e aproveitar melhor as oportunidades quando elas surgirem. Uma forma de evitar imprevistos é se atualizar com informações de mercado e fazer benchmark com empresas do setor, trocando experiências com outros gestores.
Por isso, é imprescindível:
- saber utilizar os recursos tecnológicos para viagens corporativas para facilitar análises;
- aplicar técnicas de estatística para planejar os gastos futuros;
- fazer um levantamento de dados históricos de despesas dos anos anteriores.
Fornecer seguros de viagens
A política interna da empresa precisa deixar bem claro a questão do seguro de viagens para o colaborador. Isso porque, se algo acontecer com a pessoa durante esse trajeto, ela precisa estar amparada pela organização. Desse modo, o gestor deve contratar um serviço de viagem que inclua essa segurança para o funcionário que vai se deslocar. Esse fator é fundamental para proteger a integridade dessas pessoas e reforçar o duty of care.
Lembrando que, com o seguro, o colaborador se sente mais confiante e motivado em relação ao trabalho, pois sabe que, se algo o acontecer ou ocorrer alguma emergência, acidente leve ou grave, ele poderá contar com esse auxílio, principalmente se estiver viajando internacionalmente.
Contar com o apoio de uma TMC
O gestor de viagens corporativas tem todas essas responsabilidades, porém ele não precisa — e geralmente nem consegue — realizar tudo sozinho. Por isso é importante utilizar ferramentas e softwares que agilizem os processos.
Com o auxílio desses recursos e da consultoria de uma TMC (Travel Management Company), ele pode garantir uma gestão mais eficiente, pois as agências cuidam das partes mais burocráticas e já contam com a expertise do mercado.
Por exemplo, na Copastur, os clientes têm acesso a aplicativos que facilitam:
- a compra de passagens;
- a hospedagem;
- a mobilidade urbana;
- o reembolso de viagens;
- e muitas outras questões do dia a dia dos viajantes.
Além disso, a TMC oferece soluções humanas e personalizadas para tornar esses processos mais personalizados e mais ágeis.
Se uma empresa com centenas de colaboradores dependesse somente de um gestor, provavelmente a organização de todos esses pontos seria mais difícil de lidar sozinho.
Quer conhecer mais soluções da Copastur? Então leia nosso artigo sobre o aplicativo On the Go que facilita muito a vida do gestor de viagens e do colaborador!
