A definição da programação de evento é uma das principais etapas do planejamento de eventos, já que ela envolve as decisões de cada detalhe para garantir que a experiência do público seja memorável e envolvente ao máximo.
Uma programação bem elaborada não apenas atrai participantes, mas, também, promove conexões significativas e deixa uma impressão duradoura, o que eleva a reputação do evento e gera expectativas para futuras edições. Neste post, falaremos sobre a importância da programação de eventos e como criar a sua com sucesso. Continue lendo!
O que é uma programação de evento?
A programação de evento é um planejamento detalhado que organiza todas as atividades, palestras, apresentações e interações que ocorrerão por lá. Esse processo envolve a definição de horários, a seleção de palestrantes, a criação de uma agenda que potencialize a experiência dos participantes e a coordenação da logística do evento, como local, equipamentos e materiais. Uma programação bem elaborada não apenas garante que o evento flua bem, mas, também, proporciona momentos envolventes e memoráveis para as pessoas presentes, alinhando os objetivos do evento às expectativas do público.
Como fazer uma programação de evento?
Para programar um evento de maneira eficaz, é fundamental seguir etapas que garantam que todas as necessidades e expectativas dos participantes sejam atendidas. Abaixo, listamos cada uma delas. Confira:
1- Defina os objetivos do evento
Primeiramente, antes de qualquer planejamento, é importante definir o objetivo do seu evento. Por isso, pergunte-se:
- Qual é o propósito do evento? Educar, entreter, fazer networking?
- Quais resultados você espera alcançar?
Essas respostas guiarão todas as decisões seguintes sobre a programação de evento e as atividades que serão incluídas.
2- Conheça o seu público e as suas necessidades
Saber bem quem é o seu público-alvo ajudará a definir o conteúdo e as atividades do evento, que precisam ser relevantes e atraentes para esses participantes, impactando diretamente a satisfação e o sucesso. Portanto, é essencial questionar também:
- Quais são os interesses e as expectativas do público?
- Qual é o nível de conhecimento e experiência dos participantes no tema?
Uma boa dica é apostar em um questionário quando a pessoa se cadastrar para participar do evento. Dessa forma, você poderá obter mais informações, incluindo algumas preferências – para agradar os participantes.
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3- Escolha o formato do evento
Decidir se o evento será online, presencial ou híbrido, assim como a sua duração, também impacta a definição da programação de evento. Cada formato tem vantagens e desvantagens! Considere o seu orçamento, público-alvo, objetivos e recursos disponíveis.
4- Elabore a estrutura da programação de evento
Desenvolva uma grade de programação de evento que inclua diferentes tipos de atividades, como, por exemplo:
5- Pense em ações que façam sentido
Muitas empresas se perdem quando pensam em como fazer programação de evento, pois oferecem experiências que os participantes não desejam. Por exemplo, quando o foco de uma conferência é o compartilhamento de ideias e informações… Nesse caso, por ser um evento mais formal, é bem mais interessante promover um jantar do que um happy hour.
6- Inclua momentos de networking
A inclusão de momentos de networking no evento é essencial para fomentar interações entre os participantes. Então, promova pausas para café (coffee breaks), happy hours ou outras atividades que incentivem a troca de experiências e a criação de conexões.
7- Selecione palestrantes e apresentadores(as)
A qualidade das palestras é um fator determinante para a satisfação dos participantes. Sendo assim, escolha profissionais que tenham muito conhecimento e experiência naquele tema que será abordado. Isso não apenas aumenta a credibilidade do seu evento, mas, também, garante um conteúdo de valor.
8- Mantenha um canal de comunicação aberto
Desde a divulgação do evento, é necessário manter um canal de comunicação aberto, senão as pessoas poderão ter dúvidas não respondidas sobre horários, palestrantes e outros detalhes, até mesmo desistindo de ir. A sua empresa pode disponibilizar um telefone, chat ou e-mail… O importante, mesmo, é que haja alguém para responder rapidamente.
9- Conte com uma empresa especializada em programação de evento
Organizar um evento nunca é simples, mesmo quando a empresa já tem experiência nisso. Há diversos aspectos a serem pensados, como a divulgação, organização, palestras e muito mais. Para garantir o sucesso da sua ação e uma melhor experiência aos participantes, vale a pena contar com uma empresa especializada no assunto. Assim, ela poderá ajudar o seu negócio a conquistar os objetivos desejados com o evento.
Lidando com os imprevistos do evento
Por mais que haja bastante planejamento, nenhum evento está livre de ter um imprevisto. Logo, é indispensável saber como lidar bem com esse tipo de acontecimento. Para imprevistos que possam ocorrer antes do evento, desenvolva um plano de contingência, tendo um plano B para cada atividade, como palestrantes reservas ou locais alternativos.
Caso o imprevisto aconteça durante o evento, mantenha uma comunicação clara e constante com a equipe e os participantes, informando sobre mudanças de forma transparente. Além disso, tenha um time designado para resolver problemas rapidamente, garantindo que todos saibam e assumam as suas próprias responsabilidades.
Por fim, mantenha uma atitude positiva e proativa, uma vez que a maneira como você lida com os imprevistos pode transformar um potencial contratempo em uma oportunidade de aprendizado e adaptação, reforçando a resiliência do seu evento e da sua empresa.
A Copastur pode ajudar na sua programação de evento
A Copastur é uma empresa especializada em organização de eventos, que pode auxiliar você em todas as etapas, desde o planejamento até a execução. Com uma equipe experiente e uma ampla rede de fornecedores confiáveis, é possível terceirizar os detalhes logísticos, da escolha do local ideal à contratação de serviços de catering, decoração, som e iluminação.
Ao contar com a expertise da Copastur, você poderá focar na estratégia do evento e deixar a parte operacional conosco. Conheça agora mesmo os serviços da nossa agência de eventos corporativos e garanta o sucesso do evento da sua empresa!
