O expense management, ou também conhecido como gerenciamento de custos, é uma das ferramentas utilizadas em grandes corporações. Mas, como é possível otimizar a gestão de despesas corporativas utilizando este processo para gerenciamento??
Neste artigo, você vai entender melhor esse conceito e como é possível aplicá-lo na prática. Confira!
Como otimizar a gestão de despesas corporativas?
À medida que as empresas vão crescendo, fica cada vez mais complicado e desafiador acompanhar como todos os recursos estão sendo investidos e se há gastos desnecessários.
Na programação de uma viagem corporativa, por exemplo, os gestores se veem às voltas com relatórios de prestação de contas. Além de assegurar uma boa experiência para o colaborador, a empresa responsável precisa se preparar para que os objetivos da viagem sejam viabilizados, o orçamento estabelecido e o planejamento estratégico respeitado.
Logo, aplicar o conceito de expense management é fundamental para otimizar a gestão de despesas corporativas. Aplique as seguintes ações:
Estabeleça limites de gastos
Um dos principais pontos de otimizar e simplificar a gestão de gastos corporativos é estabelecendo um limite de gastos para a empresa. Essa estratégia é extremamente eficiente e pode ser aplicada em empresas de diversos setores, para uma série de finalidades, como:
- eventos corporativos;
- passagens aéreas;
- quilometragens e hotéis.
É importante realizar pesquisas e coletar dados sobre esses valores que terão uma limitação para entender como está a prática de mercado.
Esteja por dentro do fluxo financeiro da empresa
Outra ação que é eficiente, e garante que a gestão de despesas corporativas aconteça, é estar a par de todo o processo e fluxo financeiro da organização. De forma geral, este fluxo é dividido em três etapas:
- o planejamento financeiro é responsável por organizar os recursos e entender quais os investimentos que valem a pena para a empresa;
- os indicadores proporcionam uma visão geral do financeiro e assim, entender se o planejamento pré-estabelecido tem sido seguido;
- por fim, os cortes de gastos desnecessários acontecem para eliminar tudo aquilo que é superficial relacionado a processos que demoram demais mas que não apresentam resultados eficientes.
Oriente seus profissionais
Por fim, uma boa otimização de gestão de despesas acontece quando os seus colaboradores estão bem orientados quanto aos gastos da organização. É importante que todos os profissionais estejam cientes das políticas da empresa desde o processo inicial à tomada de decisões.
Além disso, é importante que as mudanças que forem ocorrendo com o passar do tempo estejam documentadas e sejam repassadas a todos. Esse tipo de cuidado evita que haja erros em processos e garante a padronização dos procedimentos.
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