Online Booking Tool (OBT de turismo): o que é e como ajudam na redução de custo

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Os OBTs de turismo, também conhecidos como Online booking tool oferecem soluções integradas que são vitais para o planejamento e gestão das viagens corporativas.

Com funcionalidades avançadas, como relatórios detalhados de despesas, aprovação de viagens em tempo real e integração com sistemas de gestão empresarial, os OBTs aumentam a produtividade e a satisfação dos viajantes, ao mesmo tempo que proporcionam maior controle, transparência e redução de custos para as empresas

Neste artigo, você vai aprender tudo sobre os Online Booking Tools, desde o conceito, importância e como podem ajudar a diminuir os gastos das viagens. Confira! 

O que é OBT?

O Online Booking Tool, mais conhecido como OBT, é uma ferramenta para a gestão de viagens corporativas que permite às empresas realizarem a compra e reserva de passagens aéreas, hospedagens, dentre outros serviços, de forma centralizada e automatizada, garantindo conformidade com as políticas de viagem corporativa e otimização de custos.

A maioria dessas ferramentas possibilita a criação de selfbooking, permitindo que o usuário faça sua própria reserva. Isso capacita os colaboradores a assumirem o controle diretor de suas viagens. Além de controlar os gastos, o viajante consegue organizar processos como: solicitar adiantamento, comparar preços, solicitar reembolso de despesas de viagem, etc. 

A praticidade é um ponto de destaque nesse tipo de recurso, visto que muitos OBTs permitem integração com dispositivos móveis, como tablets e smartphones, e até mesmo com sistemas ERP. Isso possibilita um controle centralizado e eficiente diretamente na plataforma de gestão de viagens. 

Outro destaque fica por conta da assistência oferecida pela ferramenta, que é altamente personalizável, permitindo que os modelos sejam ajustados para atender aos objetivos e necessidades específicas de cada companhia. 

Por que as empresas decidem adotar o online booking tool

Empresas que fazem viagens corporativas com frequência precisam otimizar ao máximo esses momentos. Somente assim é possível organizar a logística, os compromissos, os gastos e todas as outras demandas derivadas das viagens. Indo além, uma gestão eficaz permite o máximo aproveitamento desses dias e a implementação regular de melhorias na própria gestão das viagens corporativas. 

Vale lembrar que, para uma melhor utilização dos OBTs, o ideal é optar por agências que utilizem o formato multi OBT, como a Copastur, o que possibilita que a escolha seja do cliente, tendo apenas o papel consultivo na tomada de decisão de escolha durante o projeto de implantação.  

A utilização de um online booking tool permite ainda que os próprios solicitantes realizem suas reservas on-line e on-time aos portais das cias aéreas, hotéis e locadoras.  

Diante da crescente relevância dos OBTs, diversas pesquisas de mercado têm sido conduzidas nos últimos anos para avaliar seu impacto no setor de viagens corporativas. Segundo o estudo da Phocuswright (2023), empresa global de pesquisa especializada em viagens e turismo, haverá uma taxa de crescimento anual composta (CAGR) que chegará a 10,2% até 2028. Além disso, o estudo indica que a adoção de OBTs está em ascensão em todos os segmentos de mercado, com destaque para as pequenas e médias empresas (PMEs). Entre os principais impulsionadores desse crescimento, destacam-se a necessidade das empresas de reduzir custos, aprimorar a eficiência e aumentar a transparência nas viagens corporativas.  

Outro importante estudo foi conduzido pela GBTA, uma das principais associações globais de viagens corporativas, mostra que 85% das empresas usam OBTs para gerenciar viagens corporativas, melhorando a satisfação de seus programas de viagens. Os benefícios mais destacados incluem redução de custos (78%), aumento da eficiência (72%) e maior visibilidade sobre as viagens corporativas (68%)

Otimização dos processos de reserva

A gestão eficiente do tempo é um ponto muito importante na organização das viagens corporativas. Nesse sentido, o online booking tool mostra-se um forte aliado, por facilitar o planejamento e reunir, em um só lugar, a compra das passagens de avião e as reservas dos hotéis, otimizando o encontro dos melhores preços, promoções e condições de pagamento. 

Isso faz com que não seja necessário percorrer diversos sites diferentes para cada uma dessas demandas. Além disso, organizar os melhores horários para as passagens de acordo com os check-in dos hotéis, por exemplo, ou escolher o melhor lugar para se hospedar em relação ao local onde fica o aeroporto de desembarque torna-se muito mais fácil. 

Análise do sucesso de cada uma das viagens corporativas

O OBT de turismo integra-se perfeitamente às suas estratégias de Inteligência de Negócios e permite um aprimoramento constante das viagens corporativas da empresa. O sistema possibilita gerar relatórios precisos de cada viagem, detalhando os dados, indicadores, métricas e demais números relevantes para a gestão analisar o sucesso daquele deslocamento — e isso tudo de forma dinâmica, eficaz e automatizada. 

Assim, torna-se possível tomar decisões mais precisas. A ideia é aprimorar as próximas viagens e explorar ao máximo as oportunidades oferecidas, como realizar reuniões presenciais com clientes, descobrir novas perspectivas de negócios, participar de eventos relevantes, entre outras atividades estratégicas. 

Autonomia para o profissional

Utilizar o OBT de turismo facilita a viagem para o profissional que vai se deslocar, pois ele terá acesso a todas as informações necessárias em um único espaço. Além disso, como o OBT pode ser configurado com as regras da política de viagens corporativas da sua empresa, ele mesmo pode adquirir as passagens e fazer suas reservas de hotel, sem correr o risco de tomar decisões não autorizadas pela empresa. 

GAMIFICATION Viagens Corporativas

Além de viajar com tranquilidade e sabendo que as passagens e a hospedagem da viagem a trabalho estão garantidas, o OBT permite decisões que façam mais sentido e tragam mais produtividade para a logística da viagem. Assim, é mais fácil escolher hotéis próximos aos aeroportos e que tenham horários de check-in que batam com os horários de chegada. 

Redução de custos

O aumento da produtividade na empresa e na viagem contribui para a otimização dos recursos financeiros por si só. Afinal, tempo é dinheiro, não é mesmo? Mas falando diretamente da redução de custos, isso é possível com o OBT porque o software de gestão de viagens permite encontrar os melhores preços sem que você precise navegar por diversos sites em busca de promoções e comparando os valores.

Leia também o post que fala de ROI de viagens corporativas

Como um OBT de turismo ajuda a reduzir custos?

Controle de despesas

Uma das grandes vantagens do sistema está na possibilidade de configurá-lo em busca das melhores condições, sempre respeitando as definições da diária de viagem ou da ajuda de custo.

Com um OBT, o próprio colaborador consegue planejar seus deslocamentos, o que elimina a necessidade de buscar o intermédio de terceiros ou de contratar profissionais exclusivos para resolver essa questão.

Ao longo do percurso, os gestores recebem informações detalhadas sobre como os viajantes estão utilizando cada recurso. A partir disso, podem desenvolver estratégias que ajudem a economizar ainda mais.

Comparação de preços

Os Online Booking Tools reúnem em um só lugar tudo o que o colaborador em trânsito precisa. Dessa forma, a visualização dos dados é facilitada e o viajante consegue fazer ótimos comparativos de preços apresentados em diferentes serviços.

É possível avaliar o valor de quartos de hotéis, conferir ofertas de voos e comparar condições de aluguel de carros, por exemplo. Também é possível obter cotações e tirar dúvidas. Tudo para estudar o custo-benefício de diferentes categorias, fazer escolhas mais conscientes e não extrapolar o limite de orçamento destinado à viagem.

Alinhamento à política da empresa

Regras, normas e orientações gerais devem ser inseridas no sistema antes da viagem. Dessa forma, é possível garantir que o viajante estará alinhado às políticas da empresa durante todo o percurso e a permanência em eventos, palestras etc.

A redução de custos é resultado do controle a partir da estipulação de um orçamento para cada atividade ou serviço. Com a ferramenta, o colaborador saberá exatamente o que pode ou não contratar durante o processo. Isso inclui as classes de voos, o nível de qualidade dos hotéis autorizados, entre outras questões que geram despesas.

Relatórios mais precisos

Outro ponto positivo das Online Booking Tools está no fato de permitirem a montagem de relatórios completos e precisos. Trata-se de uma grande vantagem, afinal, muitos desses documentos representam as principais fontes de consulta de despesas para os gestores.

Com arquivos detalhados é possível levantar aspectos a serem melhorados durante as viagens corporativas, sempre buscando a redução de gastos e um melhor aproveitamento dos recursos empresariais.

Mais autonomia com workflow de aprovação

Com uma OBT a empresa ganha mais autonomia para gerar e gerenciar reservas do modo que achar melhor. Mesmo os colaboradores têm a possibilidade de decidir quando e como planejar as próximas viagens — contanto que estejam em acordo com os gestores envolvidos.

Sempre que for preciso fazer um replanejamento ou uma alteração no processo, basta acessar o sistema e modificar tudo por meio da plataforma. Isso evita a necessidade de entrar em contato ou aguardar respostas de terceiros, o que poderia representar perda de tempo e de recursos.

São muitas as vantagens de usar essa ferramenta, certo? A boa notícia é que qualquer empresa pode desfrutar dos benefícios das Online Booking Tools. Para implementá-las, você só precisa contatar uma agência especializada no ramo — que ficará responsável por fornecer suporte e gerir o sistema conforme as demandas do seu negócio.Agora que você já sabe da importância dos OBTs de turismo e como elas podem ajudar na redução de custos, aproveite para conhecer as soluções para viagens corporativas da Copastur e saiba como podemos otimizar a gestão de viagens da sua empresa.

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