O cartão virtual corporativo é uma ferramenta chave para as empresas que buscam maior controle, segurança e eficiência na gestão de viagens corporativas. Ele permite que as pessoas colaboradoras façam reservas e pagamentos de forma rápida e segura, sem a necessidade de carregar um cartão físico, enquanto os administradores da empresa podem ter acesso a relatórios detalhados sobre as despesas, facilitando o gerenciamento e a prestação de contas.
Além disso, esse tipo de cartão permite estabelecer limites personalizáveis e monitoramento em tempo real, o que garante que as despesas estejam alinhadas à política de viagens da empresa, reduzindo riscos de fraudes e melhorando a eficiência operacional.
Neste post, iremos explorar o conceito de cartão virtual corporativo, contar os seus benefícios e apresentar a mais nova solução em pagamentos para despesas corporativas. Acompanhe!
Benefícios de optar pelo cartão virtual corporativo
1- Menor risco de vazamento de dados
O principal objetivo do cartão virtual corporativo é oferecer mais segurança para a empresa. Geralmente, esse tipo de cartão possui uma data de validade muito curta, de 24 a 48 horas. Isso reduz significativamente os riscos de vazamento de dados e o uso indevido em compras online, já que os detalhes do cartão são válidos apenas por um período limitado.
Ademais, é possível gerar e excluir cartões virtuais rapidamente conforme a necessidade, sem impactar o pagamento parcelado. Caso um cartão virtual seja comprometido, apenas ele precisa ser cancelado, sem afetar os demais. Outra vantagem em relação à segurança é que os cartões virtuais eliminam a necessidade de carregar grandes quantias de dinheiro em viagens, prevenindo furtos e roubos.
2- Maior controle de gastos
Com o cartão virtual, os gestores têm visibilidade em tempo real de todos os gastos dos colaboradores durante a viagem, permitindo que identifiquem despesas desnecessárias e ajustem limites quando for preciso. Dessa forma, toda a gestão financeira da viagem pode ser feita de forma digital, eliminando a necessidade de controle manual de notas fiscais e recibos, o que facilita o reembolso de despesas.
Imagine se, durante a viagem, a pessoa colaboradora perder algum documento? Isso pode gerar um desconforto desnecessário, tanto para a empresa quanto para o funcionário. Já com o uso do cartão virtual corporativo, não existe esse risco, uma vez que todos os pagamentos ficam registrados e são classificados automaticamente. Assim, o viajante pode focar no objetivo da viagem, sem se preocupar em guardar notas de tudo o que comprou e consumiu.
3- Flexibilidade e praticidade
O uso do cartão virtual corporativo traz muito mais flexibilidade e praticidade para a gestão de despesas em viagens. É possível liberar esse cartão para o colaborador remotamente, sem a necessidade de deslocamento até a companhia para retirar um cartão físico. Ele também pode ser gerado rapidamente pelo aplicativo do banco ou da empresa credora, sempre que surgir a necessidade, agilizando o processo de aprovação e pagamento de despesas durante a viagem.
4- Seguro de bens e de vida da pessoa colaboradora
Outro benefício muito importante do pagamento com cartão virtual é o seguro dos bens e das bagagens do funcionário. Você pode até pensar: “A companhia aérea já oferece um seguro! Por que eu mudaria para esse outro método?”. Entretanto, os seguros oferecidos pelas cias aéreas costumam ter valores limitados. Quando se utiliza o cartão virtual corporativo, por exemplo, o seguro pode proporcionar uma cobertura maior. E o colaborador também conta com seguro de vida!
Essas tecnologias podem trazer vantagens enormes para a sua empresa e garantir uma maior satisfação das pessoas colaboradoras. Consequentemente, as suas viagens trarão mais produtividade e sucesso para a organização, além de um controle maior das despesas.
5- Eliminação da necessidade de faturamento
A sua empresa fatura semanalmente os gastos dos funcionários em viagens corporativas? A gestão de custos de viagens é feita por meio de reembolsos ao colaborador, sem muita constância e organização?
Muitas empresas cobram taxas, como a de faturamento, quando um cliente opta pelo faturamento direto em vez de utilizar meios de pagamento virtual. Como, na maioria das vezes, as instituições não têm fluxo de caixa para faturar uma grande soma, é cobrado um percentual para emitir o documento. Usar o cartão, por exemplo, elimina essa cobrança!
Além dos pontos abordados acima, quando as empresas optam pela opção de faturamento, existe a necessidade de uma pessoa dedicada a fazer a inserção das faturas mensalmente, realizando conferências constantes. Ou seja, é um trabalho manual, que leva um bom tempo para ser cumprido – e pode ser evitado com o uso do cartão.
Opções de pagamento para gastos corporativos
A Copastur oferece as soluções mais completas do mercado aos clientes. Nossa missão é apresentar todas as vantagens para as empresas obterem a melhor experiência em viagens e eventos corporativos! Descubra abaixo as opções disponíveis:
Cartão virtual com tecnologia VCN – Virtual Card Number
O virtual card number (VCN) é um número individual, que dura somente até o momento da realização da transação. Com essa geração de um cartão por transação, fica mais fácil reduzir fraudes no custeamento de despesas. Afinal, depois que o valor recebido pelo fornecedor for debitado, seu número ficará inválido para a realização de novas compras.
Da mesma forma que o cartão de crédito empresarial de plástico, o VCN permite a compra de passagens corporativas, hospedagem e locação de veículos. Porém, independentemente do tipo de cartão escolhido, é preciso adotar boas práticas para garantir o uso correto. Conheça as principais:
- Incluir regras específicas na política de viagens corporativas, estabelecendo limites por transação;
- Analisar relatórios de viagens por meio de registros do que foi gasto em cada uma, definindo o que será mantido e o que precisa ser melhorado, sempre visando o respeito ao orçamento e controle desse budget;
- No caso de cartões de plástico por viajante, utilizar sistemas para administrar despesas, como um software com módulo de expense management que ajuda a gerir gastos diretos e indiretos das viagens, importando dados de faturas, agilizando o fluxo de aprovações e controlando custos com eficiência;
- Contar com ajuda especializada, pois uma empresa de gestão de viagens corporativas pode cuidar de toda a parte relacionada à conciliação de faturas e cartões, auxiliando os gestores a prestarem contas corretamente sem preocupações.
Cartão de crédito empresarial físico ou virtual
A principal vantagem desses meios de pagamento é tornar as transações mais rápidas e seguras, já que dispensam o uso de dinheiro em espécie. Nas empresas, o cartão corporativo melhora o controle das despesas com viagens, garantindo a conformidade com as políticas internas e otimizando a gestão financeira do setor. Aceito em praticamente qualquer estabelecimento pelo mundo, facilita muito a vida de profissionais em trânsito. Com ele, é possível fazer reservas de passagens corporativas. Também é admitido na maioria dos hotéis e em diversos estabelecimentos!
Para a empresa, outro benefício desse cartão é o prazo de pagamento. Alguns bancos oferecem prazos estendidos e simplificam a conciliação. E, mesmo que a corporação tenha múltiplos cartões, as instituições financeiras estão preparadas para enviar arquivos, permitindo que o cliente confira as informações e gastos de modo ágil e prático. Além disso, muitas empresas do nicho PME optam por esse cartão de crédito.
O cartão pode ser usado em quase tudo, como:
- Reserva do hotel;
- Almoço de negócios;
- Compromissos com clientes em algum restaurante, café, etc;
- Gastos com representação;
- Passagens;
- Mobilidade corporativa (trajetos de Uber ou táxi);
- E muitos outros produtos e serviços.
Em relação ao cartão virtual corporativo, as informações gerenciais são ainda mais completas. A diferença é que não existe uma versão física dele e tudo é gerado direto no aplicativo da instituição financeira.
A maioria das empresas que usam cartão corporativo controlam melhor os débitos e créditos, já que, no reembolso, todos os valores podem ser encontrados com muito mais organização e transparência.
Conheça o CopasturCard
O CopasturCard é um cartão de crédito corporativo projetado para otimizar a gestão de despesas empresariais, especialmente aquelas relacionadas a viagens e eventos. Nosso cartão permite que as empresas consolidem e monitorem os gastos de forma eficiente e organizada, fornecendo uma visão abrangente desses custos.
Com esse cartão, as empresas podem gerenciar despesas corporativas de forma simplificada e obter benefícios exclusivos. As vantagens do CopasturCard incluem:
- Integração com OBTs de turismo e sistemas de despesas;
- Versões digital, pré-paga e pós-paga;
- Aceitação mundial;
- Emissão e consolidação de pagamentos, ajudando a eliminar a necessidade de preenchimento manual de planilhas de custos.
Como a Copastur ajuda a sua empresa a controlar melhor as viagens corporativas?
Além de utilizar pagamentos eletrônicos como o CopasturCard e otimizar as demandas, a sua empresa pode economizar ainda mais com o apoio técnico, humanizado e personalizado da Copastur. Somos uma TMC (Travel Management Company) especializada em levar soluções inovadoras e tecnológicas para as companhias que têm viagens corporativas como parte da sua rotina.
Nosso principal objetivo é tornar todo o processo mais simples e fácil para as empresas. Ficamos responsáveis por planejar e executar diversas tarefas, como:
- Compra de passagens aéreas;
- Reserva de acomodações;
- Locação de carros e mobilidade corporativa do funcionário;
- E outros fatores relacionados às viagens da sua empresa.
Fazemos tudo isso com a tecnologia de sistemas exclusivos, otimizando as atividades, o que auxilia na redução de custos da empresa. Afinal, a Copastur tem acesso a viagens com preços que apresentam o melhor custo-benefício, com serviços de qualidade e suporte sempre que necessário. A ideia é que o gestor foque nas suas funções habituais, enquanto o planejamento das viagens corporativas fica por nossa conta!
Agora que você já sabe tudo sobre o cartão virtual corporativo, solicite o cartão corporativo da Copastur e otimize a gestão de gastos da sua empresa com o CopasturCard!
