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O controle mais eficiente sobre as despesas das viagens a negócios é um dos maiores desafios de uma companhia. Por esse motivo, utilizar opções de pagamento virtual é a solução ideal para que os gestores tenham maior domínio sobre o orçamento da empresa e proporcionem mais segurança para as pessoas colaboradoras.
Com a utilização de meio de pagamento eletrônicos você consegue realizar a gestão de ponta a ponta, observando os detalhes e centralizando todas as informações.
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Continue a leitura deste artigo para entender como funciona e seus benefícios para a organização e seus colaboradores.
As opções de pagamento por cartão corporativo são consolidadas nos países desenvolvidos e facilitam a rotina dos colaboradores. Os benefícios são inúmeros e vão do gestor responsável pela viagem até o viajante.
A Copastur tem vasta experiência com seus clientes nas soluções mais completas do mercado, isso porque desejamos apresentar todas as vantagens para as empresas obterem a melhor experiência em viagens e eventos corporativos. Veja abaixo as opções que você pode escolher:
Cartão virtual com tecnologia VCN – Virtual Card Number
Trata-se do virtual card number (VCN), um número individual que dura somente até o momento em que a transação é realizada. Com essa geração de cartão por transação, fica mais fácil reduzir fraudes no custeamento de despesas. Afinal, depois que o valor recebido pelo fornecedor for debitado, seu número ficará inválido para a realização de novas compras.
Da mesma forma que o cartão de crédito empresarial de plástico, o VCN permite pagar passagens, hospedagem e locação de veículos. Independentemente do tipo de cartão escolhido, é preciso adotar boas práticas para garantir o uso correto. Veja as principais:
- incluir regras na política de viagens corporativas — é possível definir limites por transação;
- analisar relatórios frequentes — por meio de registros do que foi gasto em cada viagem você pode definir o que será mantido e o que precisa ser melhorado, sempre visando o respeito ao orçamento e controle do budget;
- cartões plástico por viajante: utilizar sistemas para administrar despesas — um software com módulo de expense management ajuda a gerir gastos diretos e indiretos das viagens para importar dados de faturas, agilizar o fluxo de aprovações e controlar custos com eficiência;
- contar com ajuda especializada — uma empresa de gestão de viagens corporativas pode cuidar de toda a parte relacionada à conciliação de faturas e cartões, auxiliando os gestores a prestar contas corretamente.
Cartão de crédito empresarial de plástico ou virtual
A principal vantagem desses meios de pagamentos é tornar transações mais rápidas e seguras, uma vez que dispensa o uso do dinheiro em espécie. Nas empresas, o cartão corporativo contribui para reforçar o controle das despesas com viagens, garantir a conformidade com as políticas internas e otimizar a gestão financeira do setor.
Ele é aceito em praticamente qualquer estabelecimento ao redor do globo, o que facilita muito a vida de profissionais em trânsito. Com ele, é possível fazer
reservas de passagens nacionais e internacionais. Além disso, é admitido na maioria dos hotéis e em diversos estabelecimentos.
Para a empresa, um bom ganho é o prazo de pagamento. Alguns bancos oferecem prazos estendidos e simplificam a conciliação. Isso significa que, mesmo que a corporação tenha múltiplos cartões, hoje as instituições financeiras estão preparadas para enviar arquivos, permitindo que o cliente confira as informações e gastos de modo ágil e prático, no caso de cartões virtuais. Além disso, muitas empresas no nicho PME optam por essa opção de pagamento.
Essa forma de pagamento, cartão, pode permitir, por exemplo, que a pessoa use o cartão para quase tudo! Por exemplo:
- reserva do hotel;
- almoço de negócios;
- compromissos com clientes em algum restaurante, café, etc;
- gastos com representação;
- passagens;
- mobilidade corporativa (trajetos de uber/táxi);
- entre tantos outros.
Com relação ao cartão virtual, as informações gerenciais são ainda mais completas, porém a diferença é que não existe versão física do objeto, pois as informações são geradas no aplicativo da instituição financeira.
A maioria das empresas que usam esse tipo de pagamento tem maior controle de débitos e créditos, pois no reembolso todos os valores podem ser encontrados com muito mais transparência.
Benefícios extras ao utilizar pagamento eletrônico
Tanto o cartão de crédito empresarial físico, virtual ou VCN, proporcionam vantagens às empresas que apostam em suas funcionalidades. Muitas delas são atrativas para quem ainda não investiu nessa modalidade de pagamento. Veja só!
Os meios de pagamento eletrônicos protegem a empresa e seus funcionários de diversos problemas. Isso porque eliminam a necessidade de carregar grandes quantias de dinheiro em viagens, prevenindo furtos e roubos.
Além disso, muitas administradoras oferecem serviços personalizados e seguro-viagem em seus contratos. No caso do cartão por transação, deve-se considerar a vantagem da expiração que ocorre após a compra. Dessa forma, a chance de ataques cibernéticos e coleta de dados fica menor.
A rotina do colaborador durante as viagens a negócios é menos burocrática com o uso de um de pagamentos virtuais, pois não é necessário guardar recibos das despesas nem enviar todas as notas fiscais para a empresa.
Afinal, imagine se ele perde algum documento durante a viagem? Isso pode gerar um desconforto desnecessário para ambas as partes. Com a utilização do pagamento virtual, não há esse risco, pois todos os pagamentos já constam na fatura. Dessa forma, o viajante pode focar no objetivo da viagem sem se preocupar em guardar notas de tudo o que comprou e/ou consumiu.
- Seguro de bens e de vida do colaborador
Outro benefício muito importante do pagamento virtual é o seguro dos bens e bagagens do colaborador. Você pode até pensar que “a companhia aérea já oferece um seguro! Por que eu mudaria para esse outro método?”. Geralmente, os seguros oferecidos pelas cia. aéreas são valores limitados. Quando se utiliza o cartão corporativo, por exemplo, o seguro pode proporcionar uma cobertura maior. Além disso, o colaborador tem seguro de vida, maior controle em compras e reembolsos.
Essas tecnologias podem trazer vantagens enormes para sua empresa e garantir uma maior satisfação dos seus colaboradores. Consequentemente, suas viagens trarão mais sucesso e produtividade para a organização, além de um controle maior sobre as despesas.
Desvantagens do Faturamento
A sua empresa fatura semanalmente os gastos dos funcionários em viagens corporativas? O modo de gestão de custos de viagem é feito por meio de reembolso ao colaborador de forma desequilibrada?
Muitas empresas cobram taxas, como a de faturamento, quando um cliente opta pelo faturamento direito, em vez de utilizar meios de pagamento virtual. Como, na maioria das vezes, as instituições não têm fluxo de caixa para faturar uma grande soma, cobram um percentual para emitir o documento. Usar o cartão, por exemplo, elimina essa cobrança.
Além dos pontos abordados acima, quando as empresas optam pela opção de faturamento, existe a necessidade de uma pessoa dedicada a fazer a inserção das faturas mensalmente, realizar conferências constantes. Ou seja, um trabalho extremamente manual e que leva um bom tempo para ser cumprido.
Como a Copastur pode ajudar sua empresa a ter mais controle sobre as viagens?
Além de utilizar pagamentos eletrônicos e otimizar as demandas, sua empresa pode economizar ainda mais com o apoio técnico, humanizado e personalizado da Copastur, uma TMC (Travel Management Company) especializada em trazer soluções inovadoras e tecnológicas para companhias que têm a viagem corporativa como parte da sua rotina.
Nosso objetivo é tornar todo o processo mais fácil para as empresas, ficando responsável por planejar e executar tarefas como:
- compra de passagens aéreas;
- reserva de acomodações;
- locação de carros e mobilidade corporativa do funcionário;
- entre outros fatores relacionados às viagens da sua empresa.
Tudo isso é feito com tecnologias de sistemas exclusivos que tornam essas atividades muito mais fáceis, otimizadas e com menos despesas para você. Afinal, a Copastur tem acesso aos pacotes com preços que apresentam o melhor custo-benefício, mantendo a qualidade do serviço e com o apoio sempre que necessário.
A ideia é que o gestor foque nas funções habituais enquanto o planejamento de todos os serviços fique por conta da TMC.
Está convencido da importância de usar o pagamento eletrônico e o apoio de uma TMC? A Copastur pode te ajudar a economizar em média 28% em viagens corporativas. Utilize nosso simulador de economia para saber como![/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
