As conferências são um caminho para promover relacionamentos melhores com os stakeholders da empresa. Mas a organização desse tipo de evento precisa assegurar a qualidade da conferência, sem ser excessivamente complexa. Ou seja, o trabalho de organizar conferência deve ser eficiente em todos os detalhes.
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Neste artigo, vamos apresentar 8 dicas para organizar conferência de forma mais eficiente, sem abrir mão de um resultado de qualidade. Confira!
1. Estabelecer uma comissão
Para que qualquer evento seja um sucesso, ele precisa atender aos interesses do público. Por isso, na hora de organizar conferência, é válido contar com representantes do público para apresentar sugestões e opiniões sobre a programação.
Além disso, também vale a pena ter um grupo de pessoas para dividir as responsabilidades da organização, de modo que ninguém fique sobrecarregado e que todos os aspectos (cronograma, recepção, alimentação, segurança, estrutura técnica e outros) recebam a devida atenção.
Então, a dica é estabelecer uma comissão, a fim se que as pessoas trabalhem juntas para organizar uma conferência de sucesso.
2. Fazer um planejamento estruturado
Um planejamento estruturado é como um guia de tudo que precisa ser preparado para o evento. Quanto melhor for a organização, menores os riscos de algum problema acontecer na conferência ou de detalhes serem esquecidos.
A boa notícia é que o planejamento não precisa ser sempre desenvolvido “do zero”. Se a empresa já realizou conferências antes, pode reaproveitar os planejamentos, fazendo apenas as adaptações necessárias. Afinal de contas, os passos para organizar cada conferência são essencialmente os mesmos.
3. Criar uma lista de convidados forte
Um aspecto característico das conferências é a presença de convidados: os conferencistas. São eles que fazem apresentações sobre assuntos relevantes dentro da temática do evento.
Para que uma conferência seja um grande sucesso, é importante contar com uma lista de convidados forte. Isso não significa necessariamente contar com pessoas famosas, e sim com profissionais que realmente possam gerar valor para os participantes.
Tenha em mente que os convidados precisam verificar se o seu evento se encaixa na agenda de compromissos deles. Portanto, a dica é entrar em contato com os convidados com a maior antecedência possível. Além disso, vale de ter um plano B, caso sua primeira opção de conferencista não esteja disponível.
4. Fazer os preparativos gerais
No item anterior, comentamos sobre a importância de preparar os equipamentos eletrônicos que serão usados no evento. Porém, outros preparativos gerais são extremamente importantes e também devem ser feitos com a devida antecedência. Entre eles, podemos destacar:
- escolha do local do evento ou organização da sala de eventos da própria empresa;
- contratação de buffet;
- contratação de serviços de segurança;
- organização de transporte e hospedagem para os convidados;
- gerenciamento das inscrições dos participantes.
Geralmente, você não vai contratar esses serviços com a primeira empresa que aparecer. No mínimo é necessário fazer algumas cotações antes de fechar contrato, o que demanda bastante tempo.
Então, quanto antes você começar os contatos, melhor! Por outro lado, você pode construir uma lista de fornecedores preferenciais para contratar nos eventos, o que pode ajudar a economizar tempo e dinheiro.
5. Preparar os equipamentos necessários
Uma série de equipamentos podem ser necessários para a conferência, como projetores, microfones, caixas de som, computadores com acesso à internet etc. Todos esses equipamentos precisam ser preparados com antecedência, para evitar correrias e atrasos na “hora H”. Vale a pena lembrar que, em muitos casos, é necessário alugar esses equipamentos, o que exige ainda mais antecedência para a preparação.
6. Formar uma equipe de apoio
Na hora do evento, é preciso ter alguém sempre à disposição para ajudar conferencistas e participantes e para resolver eventuais problemas.
Da mesma forma que na organização é melhor ter várias pessoas formando uma comissão, quando o evento está em andamento, o ideal é contar com uma equipe de apoio, em vez de um único indivíduo. Afinal, nunca dá para prever quais serão as demandas de última hora.
Quando a conferência é um evento corporativo interno, as pessoas da equipe de apoio precisam estar cientes de que não vão desfrutar do evento como os demais colaboradores. Por isso, nesse caso, uma boa estratégia é oferecer um incentivo para quem desenvolver esse trabalho.
7. Estar preparado para imprevistos
Já que estamos falando sobre demandas de última hora, não há dúvidas de que, para organizar conferência, é preciso estar preparado para imprevistos. Afinal, por melhor que seja o planejamento, eles sempre acabam acontecendo.
Resta a pergunta: é possível se preparar para algo que você não pode prever? A resposta é sim, e uma das formas é olhando para o que deu errado nos eventos passados da sua empresa. Por exemplo, se em certa ocasião o microfone do palestrante falhou, uma boa ideia é sempre alugar um microfone extra. Se o buffet do evento anterior foi insuficiente, pense em contratar uma opção maior, com uma porcentagem de sobra nos itens fornecidos.
8. Realizar uma pesquisa de satisfação com os participantes
Aproveitando o item anterior, uma última dica é que você sempre realize uma pesquisa de satisfação com os participantes após o evento. As informações coletadas nessa pesquisa serão muito úteis para a próxima vez em que a empresa decidir organizar a conferência.
A partir das respostas, você poderá avaliar o que deu certo e pode ser mantido, mas também identificar o que deu errado e precisa ser mudado. Além disso, vai poupar tempo tentando adivinhar o que o público quer. Ou seja, a tendência é que o sucesso do evento seja maior a cada nova ocasião!
Tenha em mente que uma pesquisa de satisfação é algo relativamente simples de se realizar. Uma opção é, por exemplo, enviar um formulário para cada e-mail cadastrado pelos participantes durante a inscrição. Contar com a tecnologia é fundamental para que esse processo seja eficiente, simples e ágil.
Neste artigo, você conferiu 8 dicas para organizar conferência e ter sucesso com o evento. Os resultados desse tipo de estratégia são muito positivos: integração e alinhamento com parceiros, atualização e motivação dos colaboradores, aproximação e educação dos clientes e até geração de novas oportunidades de negócios.
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