8 dicas para organizar uma conferência de forma mais eficiente

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Saber como organizar conferência é essencial, já que estes eventos permitem a troca de conhecimentos, networking e desenvolvimento profissional em diversos setores. Além disso, são um ambiente propício para a aprendizagem e a colaboração e oferecem oportunidades únicas para a criação de parcerias estratégicas e expansão de redes de contatos. 

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Para os organizadores, há uma série de dificuldades relacionadas ao planejamento deste tipo de evento. A principal delas é garantir que todos os detalhes sejam cuidadosamente planejados e executados, desde a escolha do local e da data até a seleção dos palestrantes e a logística geral. 

Diante deste contexto, este artigo vai se aprofundar nesse universo, mostrando a estrutura e como organizar conferência presencial e online com dicas práticas. Continue a leitura!

O que se faz em uma conferência?

Uma conferência é um evento de grande porte que reúne pessoas com interesses em comum para discutir, aprender e se conectar em torno de um tema específico. Geralmente, duram de um a vários dias e oferecem uma variedade de atividades, como: 

  • Palestras;
  • Mesas redondas;
  • Apresentação de trabalho;
  • Workshops;
  • Exposições;
  • Entre outros.

As palestras são conduzidas por especialistas e líderes do setor, proporcionando insights sobre as tendências atuais e futuras. Já os painéis de discussão permitem a troca de ideias e debates sobre temas relevantes, enquanto os workshops oferecem oportunidades práticas de aprendizado. 

Qual a estrutura de uma conferência?

A estrutura de uma conferência é composta por vários elementos que garantem o seu sucesso e a satisfação dos participantes. O evento em si é organizado em torno de um tema central, que orienta a seleção dos palestrantes e dos tópicos abordados. A partir disso, define-se a programação, que geralmente inclui uma sessão de abertura, em que um keynote speaker de destaque faz um discurso principal. 

Depois da sessão de abertura, são realizadas várias sessões paralelas ou workshops, em que diferentes temas são discutidos em profundidade, permitindo aos participantes escolherem aqueles que mais lhes interessam. Além disso, há momentos dedicados a sessões de networking e pausas para café, que facilitam a interação entre os participantes.

A infraestrutura do evento inclui espaços adequados para apresentações, áreas de exposição para patrocinadores e fornecedores, e recursos tecnológicos como projeção audiovisual e acesso à internet. 

Por fim, uma sessão de encerramento acontece para resumir os principais pontos discutidos e agradecer a participação de todos.

Leia também: Palestrante Para Evento Corporativo — Como Organizar a Logística?

Como organizar conferência presencial?

Abaixo, listamos 8 passos que são fundamentais sobre como organizar conferência presencial. Confira:

1. Estabelecer uma comissão

Para que qualquer evento seja um sucesso, ele precisa atender aos interesses do público. Por isso, na hora de organizar uma conferência, é válido contar com representantes do público para apresentar sugestões e opiniões sobre a programação.

Além disso, também vale a pena ter um grupo de pessoas para dividir as responsabilidades da organização, de modo que ninguém fique sobrecarregado e que todos os aspectos (cronograma, recepção, alimentação, segurança, estrutura técnica e outros) recebam a devida atenção.

Então, a dica é estabelecer uma comissão, a fim de que as pessoas trabalhem juntas para organizar uma conferência de sucesso.

2. Fazer um planejamento estruturado

O planejamento do evento é como um guia de tudo que precisa ser preparado para o evento. Quanto melhor for a organização, menor o risco de algum problema acontecer na conferência ou de detalhes serem esquecidos.

A boa notícia é que o planejamento não precisa ser sempre desenvolvido “do zero”. Se a empresa já realizou conferências antes, pode reaproveitar o documento anterior, fazendo apenas as adaptações necessárias e incluindo um checklist do evento atual. Afinal de contas, os passos para organizar cada conferência são essencialmente os mesmos.

3. Criar uma lista de convidados forte

Um aspecto característico das conferências é a presença de convidados: os conferencistas. São eles que fazem apresentações sobre assuntos relevantes dentro da temática do evento.

Para que uma conferência seja um grande sucesso, é importante contar com uma lista de convidados forte. Isso não significa necessariamente ter pessoas famosas, mas sim profissionais que realmente possam gerar valor para os participantes.

Tenha em mente que os convidados precisam verificar se o seu evento se encaixa na agenda de compromissos deles. Portanto, a dica é entrar em contato com os convidados com a maior antecedência possível. Além disso, vale de ter um plano B, caso sua primeira opção de conferencista não esteja disponível.

4. Fazer os preparativos gerais

Diversos preparativos gerais são extremamente importantes e devem ser feitos com a devida antecedência. Entre eles, podemos destacar:

  • Escolha do local do evento ou organização da sala de eventos da própria empresa;
  • Contratação do catering;
  • Contratação de serviços de segurança;
  • Organização de transporte e hospedagem para os convidados;
  • Gerenciamento das inscrições dos participantes.

Geralmente, você não vai contratar esses serviços com a primeira empresa que aparecer. No mínimo, é necessário fazer algumas cotações antes de fechar contrato e definir o orçamento do evento.

Então, quanto antes você começar os contatos, melhor! Por outro lado, você pode construir uma lista de fornecedores para eventos, que irão facilitar a organização de eventos futuros.

5. Preparar os equipamentos necessários

Uma série de equipamentos podem ser necessários para a conferência, como projetores, microfones, caixas de som, computadores com acesso à internet etc. Todos esses aparelhos precisam ser preparados com antecedência, para evitar correrias e atrasos na “hora H”. Vale a pena lembrar que, em muitos casos, é necessário alugar esses dispositivos, o que exige ainda mais antecedência para a preparação.

6. Formar uma equipe de apoio

Na hora do evento, é preciso ter alguém sempre à disposição para ajudar conferencistas e participantes e para resolver eventuais problemas.

Da mesma forma que na organização é melhor ter várias pessoas formando uma comissão, quando o evento está em andamento, o ideal é contar com uma equipe de apoio, em vez de um único indivíduo. Afinal, nunca dá para prever quais serão as demandas de última hora.

Quando a conferência é um evento corporativo interno, as pessoas da equipe de apoio precisam estar cientes de que não vão desfrutar do evento como os demais colaboradores. Por isso, nesse caso, uma boa estratégia é oferecer um incentivo para quem desenvolve esse trabalho.

7. Estar preparado para imprevistos

Já que estamos falando sobre demandas de última hora, quando pensamos sobre como organizar conferência, é preciso estar preparado para imprevistos. Afinal, por melhor que seja o planejamento, essas necessidades sempre acabam acontecendo.

Resta a pergunta: é possível se preparar para algo que você não pode prever? A resposta é sim, e uma das formas é olhar para o que deu errado nos eventos passados da sua empresa. Por exemplo, se em certa ocasião o microfone do palestrante falhou, uma boa ideia é sempre alugar um microfone extra. Se o buffet do evento anterior foi insuficiente, pense em contratar uma opção maior, com uma porcentagem de sobra nos itens fornecidos.

8. Realizar uma pesquisa de satisfação com os participantes

Ainda de olho no item anterior, uma última dica é que você sempre realize uma pesquisa de satisfação com os participantes após o evento. As informações coletadas nesta pesquisa serão muito úteis para a próxima vez em que a empresa decidir organizar a conferência.

A partir das respostas, você poderá avaliar o que deu certo e pode ser mantido, mas também identificar o que deu errado e precisa ser mudado. Além disso, vai poupar tempo tentando adivinhar o que o público quer. Ou seja, a tendência é que o sucesso do evento seja maior a cada nova ocasião!

Tenha em mente que uma pesquisa de satisfação é algo relativamente simples de se realizar. Uma opção é, por exemplo, enviar um formulário para cada e-mail cadastrado pelos participantes durante a inscrição. Contar com a tecnologia é fundamental para que esse processo seja eficiente, simples e ágil.

E como organizar conferência online?

Assim como os encontros presenciais, a organização de uma conferência online exige a realização de um planejamento pré-evento e de uma série de ações. Abaixo listamos as medidas específicas para o evento digital. Continue a leitura!

Escolha a plataforma ideal

O organizador deve começar escolhendo uma plataforma confiável que suporte vídeo, áudio, chat em tempo real, e ferramentas de colaboração, como compartilhamento de tela e salas de reuniões virtuais. 

Explore diversas plataformas online para videoconferência, considerando fatores como capacidade, recursos interativos, integração e facilidade de uso para palestrantes e participantes.

Crie um cronograma envolvente

Organize a agenda com palestras, workshops, sessões de networking e intervalos, considerando os diferentes fusos horários do público. Utilize ferramentas online para criar enquetes, sessões de perguntas e respostas, e momentos de bate-papo para aumentar o engajamento.

Promova seu evento

Utilize canais online e offline para divulgar sua conferência, como mídias sociais, e-mail marketing, blogs e parcerias estratégicas e crie materiais promocionais atraentes que incentivem a inscrição antecipada.

Teste a tecnologia com antecedência

Realize testes rigorosos da plataforma, equipamentos e conexões de internet para garantir uma experiência impecável para todos os participantes.

Modere e gerencie a conferência

Defina moderadores experientes para gerenciar o fluxo da conferência, responder perguntas, solucionar problemas técnicos e garantir a participação ativa de todos.

Agora que você já sabe como organizar conferência online e presencial, aproveite para conhecer a agência de eventos corporativos da Copastur e tenha sucesso no evento da sua empresa!

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