Você por acaso tem a impressão que, muitas vezes, os deslocamentos a negócios acabam gerando gastos excessivos para a empresa? Não acha que isso pode se dever à inexistência de um controle efetivo sobre os recursos investidos nessas iniciativas? Não tem mistério: para evitar o prejuízo em viagem corporativa, é necessário otimizar o investimento, sempre levando em conta as oportunidades que podem ser fechadas.
Mas como fazer o gerenciamento desses recursos da maneira certa e, assim, evitar prejuízos financeiros? Confira as dicas que preparamos para você!
O que gera gastos nas viagens a trabalho?
Geralmente, as decisões de última hora e a falta de planejamento são os fatores que geram mais despesas para qualquer organização no que se refere às viagens corporativas. Entenda melhor esse contexto a partir de agora!
Compra de passagens em cima da hora
Ao deixar para comprar a passagem perto demais da data da viagem, os gestores acabam arcando com um custo muito maior. Nesse ponto, para evitar o gasto excessivo no orçamento, o ideal é se programar para adquirir os bilhetes entre 60 e 90 dias antes da data da viagem. Além disso, você ainda pode evitar os horários e dias de maior movimento, gerando mais economia para o negócio.
Falta de seguro
Infelizmente, não é possível prever todos os problemas que podem surgir durante uma viagem corporativa. É imprescindível, portanto, sempre contratar seguros para os colaboradores que se deslocam em nome da empresa. O seguro é responsável por arcar com despesas médicas, extravios de bagagem, roubos e demais eventualidades comuns a qualquer viagem. É um cuidado essencial para o negócio, já que sua ausência pode gerar gastos bem maiores que os previstos.
Descuidos com a documentação
A falta de atenção com detalhes relativos à documentação pode gerar bastante confusão na hora do embarque para um voo. Casos simples, como erros de grafia, trocando M por N, por exemplo, já podem até mesmo impedir o embarque de um passageiro, sabia? Por isso, é essencial conferir tudo com antecedência. Assim, se perceber um erro, terá tempo suficiente para fazer as correções necessárias!
Excesso de bagagem
Cada vez mais, as companhias aéreas estão limitando o peso da bagagem dos passageiros. De acordo com as novas regras aprovadas pela Agência Nacional de Aviação Civil (ANAC), as companhias agora podem cobrar pelas bagagens despachadas. Portanto, é fundamental orientar os funcionários para que fiquem atentos ao limite determinado pela empresa, a fim de evitar gastos desnecessários.
Como evitar prejuízo em viagem corporativa?
Para evitar gastos além da conta, as organizações devem estabelecer regras para as viagens a negócios. Acompanhe algumas sugestões e comece a se preparar desde já!
Elabore uma política de viagens corporativas
Esse documento informa todos os detalhes sobre as viagens realizadas pelos colaboradores em nome da empresa. Traz, assim, orientações sobre a compra de bilhetes e a reserva de hospedagem, bem como sobre gastos com alimentação e deslocamentos. A política de viagens também deve estabelecer normas para autorização e aprovação dos deslocamentos corporativos, incluindo a possibilidade (ou não) de adiantamento, prazo para reembolso e todas as regras para a prestação de contas.
É importante, por exemplo, que os valores disponibilizados para as diárias sejam adequados ao padrão de viagem, diferenciando os limites para trajetos nacionais e internacionais. Assim devem ser tratados todos os demais assuntos envolvendo as viagens corporativas, com riqueza de detalhes, sem permitir ambiguidades. Cria-se, desse modo, uma sistemática para a organização e a padronização dos procedimentos, evitando mal-entendidos e prejuízo em viagem corporativa.
Conte com um bom planejamento
Na hora de organizar a viagem de um colaborador, é fundamental ter um planejamento. Fazer uma checklist minuciosa das tarefas a serem cumpridas pode ajudar bastante nessa etapa, evitando o esquecimento de algum item importante.
Lembre-se: para diminuir os custos das viagens a trabalho, é necessário adquirir as passagens e reservar o hotel com antecedência, calcular o tempo necessário entre uma conexão e outra, verificar os meios de transporte disponíveis na localidade de destino, entre outras diversas possibilidades. Além disso, é imprescindível informar o colaborador com antecedência. Desse modo, ele pode verificar a necessidade de atualizar algum documento importante, como carteira de identidade ou passaporte.
Pense nos horários de trabalho
Se o local de destino tiver um fuso muito diferente do praticado na sede da empresa, será preciso entrar em um consenso para definir o horário de trabalho do colaborador por lá. Afinal, ele até pode cumprir a carga horária exercida nos dias normais, mas provavelmente não conseguirá estar disponível no período padrão. Imagine: ficaria bem desconfortável iniciar a jornada cedo ou tarde demais só para atender ao horário do país de origem! Também deve haver um limite de cobrança em relação ao colaborador, visto que, se ele excede a jornada de trabalho, continua tendo direito a hora extra.
Dê informações detalhadas sobre o destino
Na hora de estabelecer o destino da viagem a negócio, é imprescindível pesquisar informações sobre a região, avaliando a temperatura média, por exemplo, para saber o tipo de roupa que deve ser levada na mala. Também é bom saber se o padrão das tomadas é diferente, bem como conhecer minimamente os hábitos locais, o idioma e os costumes. Assim, o colaborador evita passar apertos e também ter gastos desnecessários — comprando um adaptador de tomada ou um casaco de última hora, por exemplo.
Emita a CAT em casos de acidentes
Como imprevistos sempre podem acontecer, é imprescindível contratar um seguro viagem e emitir a CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho) se acontecer algum desastre com o funcionário durante o deslocamento. Caso contrário, a empresa poderá ser multada, gerando prejuízos financeiros. Para fugir de situações perigosas, a organização pode solicitar que o funcionário evite atividades arriscadas durante a viagem, mesmo que em suas horas livres — como a prática de esportes radicais.
Contrate uma empresa para ajudá-lo
Mesmo que o gestor tenha tempo para planejar os detalhes da viagem corporativa, o ideal mesmo é contratar uma empresa terceirizada para ajudar na organização. Desse modo, você não só tem a certeza de que não se esquecerá de nenhum detalhe importante como pode economizar uma boa quantia para os cofres do negócio. Muitas empresas da área possuem parceiros e fornecedores que podem oferecer preços especiais na aquisição de passagens ou reserva de hospedagens, por exemplo. Aproveite!
Como você viu, é essencial criar uma política específica para os deslocamentos a trabalho, fazer um planejamento cuidadoso e reunir informações sobre o destino para evitar prejuízo em viagem corporativa. Quer saber como reduzir os custos para sua empresa? Aproveite então para conferir nosso post sobre política de viagens e o que é preciso para gerar economia!
