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A elaboração de um calendário de eventos corporativos pode ser uma tarefa desafiadora, pois envolve um planejamento feito com meses de antecedência. No entanto, preparar essa ferramenta vale muito a pena. Assim, você evita tomar decisões precipitadas e perder boas oportunidades de negócio.
Além disso, o calendário tem a função de alinhar equipes, otimizar recursos e garantir a antecipação de demandas logísticas , como reservas de espaços, contratação de fornecedores e divulgação de eventos. Ao organizar um cronograma bem estruturado, a empresa consegue aproveitar datas estratégicas: lançamentos de produtos, reuniões trimestrais e celebrações comemorativas, por exemplo, fortalecendo a marca, engajando pessoas colaboradoras e estreitando o relacionamento com clientes e parceiros.
Se você está considerando organizar a agenda de datas dos eventos da sua empresa e não sabe por onde começar, nós te ensinamos neste post a construir um calendário de eventos corporativos do zero . Continue a leitura!
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O calendário de eventos corporativos é a lista das datas em que a sua empresa realizará ações promocionais, seja para o público externo ou interno. Esses momentos são ideais para aproximar e fidelizar os clientes, conquistar novos leads e, em termos de endomarketing Cuidar do assunto com antecedência traz economia e ajuda a evitar imprevistos , que são o calcanhar de Aquiles dos eventos “de última hora”.
As empresas traçam os seus passos por meio do planejamento estratégico empresarial , certo? Nele, são definidos:
O faturamento esperado;
Os lucros previstos para o período;
O orçamento de gastos por setor (marketing, comercial, etc.);
E outros fatores importantes.
Prever os eventos corporativos do ano em um calendário faz com que as áreas envolvidas sigam o orçamento planejado, definindo qual é o budget máximo para cada evento
Assim, todo o plano de custos, contratação de fornecedores para eventos e tudo o que envolve o preparo da ocasião é previamente calculado para respeitar as disponibilidades. E, então, é possível planejar o tamanho do evento que você deseja, bem como a quantidade de pessoas que devem ser convidadas e o retorno esperado para a ação.
Com base no orçamento definido para os setores envolvidos, antes de iniciar a montagem do seu calendário de eventos corporativos, calcule quantos podem ser realizados e quais são os custos de cada um. Se, por exemplo, a periodicidade desejada for trimestral, haverá quatro eventos ao longo do ano. Dividindo o budget disponível entre eles, você saberá qual o limite de gastos por evento.
Você pode fazer o planejamento de eventos para diferentes portes: alguns maiores, em datas especiais, e outros menores, que alcancem um público mais específico. Outro ponto importante a se considerar é o tipo de evento corporativo . Existem diferentes opções, que podem ser mais ou menos adequadas, conforme os limites orçamentários e os objetivos do evento:
Leve em conta também o alcance desejado: nacional, estadual ou regional, por exemplo, visto que isso fará muita diferença, tanto na logística do evento quanto nos custos.
Feito isso, é hora de definir as melhores datas! E é importante que sejam momentos em que o público tenha mais disponibilidade. Evite feriados, que são mais apropriados para eventos culturais, e não corporativos.
Outro ponto é o período do mês. Nos últimos dias, a maioria das pessoas está com seu orçamento mensal comprometido, o que pode prejudicar o nível de participação no evento. Portanto, eventos realizados na primeira ou segunda semana do mês contam com maior aderência, porque a maioria já vai ter recebido o salário.
Outra questão crucial é fazer parcerias. Conseguir parceiros para o evento ou patrocinadores é fundamental para garantir a sua recorrência, permitindo que gere um retorno consistente e melhore os resultados da sua empresa.
Alinhe com o parceiro o que você precisa e qual retorno pode oferecer. É importante lembrar que os dois lados devem trocar, tendo benefícios com o evento, ainda que estejamos falando de divulgação de marca. Aliás, esses momentos são excelentes como estratégia de marketing .
Como o evento será organizado? Qual é o prazo para entrar em contato com fornecedores e assinar contrato? Esses são alguns aspectos envolvidos na organização. É importante definir as etapas da pré-produção do evento , para que você consiga seguir o calendário de eventos corporativos que planejou.
Também estão envolvidas a escolha dos prestadores de serviços, a reserva do espaço do evento , a compra de passagens para participantes (se for o caso), etc. É importante pensar em tudo com antecedência, para que você possa incluir detalhes que passaram despercebidos sem atrasar o seu cronograma. Avalie também a possibilidade de contratar uma empresa especializada em eventos como a Copastur, o que otimizaria bastante o seu tempo , já que você precisaria deslocar pessoas da sua equipe das atividades rotineiras para se concentrarem na preparação do evento.
Falando nisso, você já sabe quem vai cuidar de cada atividade? Considere o nível de preparo do profissional selecionado, pois o resultado das suas escolhas vai impactar diretamente os custos do evento.
Suponha que você deixe alguém responsável pela compra de passagens , reserva de hotéis dos participantes de outras cidades e, ainda, pelo local do evento e toda a logística. Se essa última atividade não for feita no tempo certo, pode ser difícil achar espaços disponíveis. Quanto à compra de passagens e hospedagem, a escolha das datas e locais precisa levar em conta tanto o preço quanto a facilidade de acesso ao lugar onde será realizado o evento. São muitos detalhes a se considerar! Logo, contratar uma empresa especializada pode evitar gastos que não estavam previstos e reduzir o estresse ao longo do processo.
Para a divulgação do seu calendário de eventos corporativos, nada melhor do que usar a força das mídias sociais. Se antigamente o marketing era apoiado majoritariamente nos meios de comunicação tradicionais (TV, rádio, jornais impressos, etc.), atualmente as grandes redes sociais (Instagram, Facebook, LinkedIn e afins) contam com ferramentas de impulsionamento de publicações por meio das quais você pode definir cuidadosamente o público que deseja alcançar.
Ou seja, você investe pouco e tem um retorno muito mais qualificado, visto que as suas publicações serão exibidas para as pessoas certas. Invista em posts nas páginas da empresa e não se esqueça de utilizar hashtags populares que tenham a ver com o evento. Que tal criar também uma hashtag exclusiva para a ocasião e incentivar participantes a usá-la nas postagens? Essas são ótimas ferramentas para favorecer o engajamento pré-evento de quem já confirmou a participação, durante o evento e pós-evento.
Existem diversas ferramentas disponíveis no mercado que podem auxiliar na elaboração de um calendário de eventos corporativos. Vamos explorar três delas:
O Google Calendar é uma opção popular e gratuita, com interface intuitiva. Permite criar eventos, definir horários, adicionar descrições e configurar lembretes. Além disso, possibilita a criação de calendários compartilhados, facilitando a colaboração entre equipes e a sincronização de agendas.
Embora seja conhecido como uma ferramenta de gestão de projetos, o Trello também pode ser utilizado para organizar eventos corporativos. Por meio de quadros, listas e cards , você pode visualizar o cronograma do evento, acompanhar o progresso das tarefas e atribuir responsabilidades aos membros da equipe da empresa. O Trello é altamente visual e flexível, permitindo personalizar os quadros conforme as necessidades do seu evento.
O Outlook é uma ferramenta completa para gerenciamento de e-mails e tarefas, que também inclui um calendário. Permite agendar eventos, criar reuniões, adicionar participantes, enviar convites e, ainda, integra-se com outros aplicativos da Microsoft, como o Teams, facilitando a comunicação e a colaboração.
As ferramentas que sugerimos acima oferecem várias funcionalidades que podem otimizar a criação e a gestão de um calendário de eventos corporativos, como:
Visualização clara do cronograma: as interfaces visuais dessas ferramentas permitem uma boa visualização do cronograma dos eventos, facilitando a identificação de conflitos de horários e prazos;Trabalho em equipe: a possibilidade de criar calendários compartilhados e atribuir tarefas permite que toda a equipe tenha acesso às informações e colabore de forma eficiente;Gerenciamento de tarefas: as ferramentas permitem criar listas de tarefas, acompanhar o progresso e definir responsáveis, garantindo que nada seja esquecido;Configuração de lembretes: os lembretes automáticos ajudam a garantir que todos os prazos sejam cumpridos e que nenhum detalhe passe batido;Integração com outras ferramentas: a integração com outras ferramentas, como e-mail e videoconferência, facilita a comunicação e a organização do evento.
Na Copastur, oferecemos uma gama de serviços e soluções 360º que facilitam bastante a organização de eventos corporativos. Ajudamos a estruturar cada etapa do seu evento do início ao fim, desde a concepção até a execução , contando com fornecedores de confiança e garantindo que todos os detalhes sejam cuidadosamente considerados.
Somos uma biosfera de marcas e também atuamos em áreas como live marketing , que pode complementar os eventos empresariais com estandes atrativos e ativações de marca inesquecíveis, além de viagens de incentivo, de intercâmbio, a lazer e outras, o que faz com que consigamos atender às diferentes necessidades, perfis e tamanhos de empresas, com a possibilidade de incluir diversos serviços em um único contrato.
Conheça agora mesmo a consultoria de eventos corporativos da Copastur e conte com a nossa expertise para promover eventos de sucesso!
