6 erros cometidos na definição de políticas de viagem para empresas

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Pode acreditar: uma boa política de viagens para empresas evita muitos problemas. Nada mais de perder compromissos, extrapolar o limite orçamentário, gastar demais para solucionar imprevistos, estressar com companhias aéreas e lidar com a insatisfação direcionada ao setor responsável pelas compras da empresa.

Na ânsia de fazer tudo certo, costumamos nos pautar em exemplos de sucesso, não é mesmo? Com a melhor das intenções, portanto, partimos em busca de informações. O problema é que, em meio a possíveis soluções, sugestões e fórmulas (quase) mágicas, acabamos nos esquecendo de responder a uma pergunta básica: quais erros estamos cometendo?

Assim, antes de sequer pensar em adotar novas práticas, adquirir sistemas e estabelecer processos, reveja o que vem sendo feito e quais têm sido os resultados. A partir daí, mire na eliminação das falhas e siga adiante. Quer começar a identificar esses erros já? Veja como acompanhando nosso post!

1. Diretrizes pouco claras

A construção de uma política de viagens corporativas para empresas exige um trabalho minucioso na construção de regras, a fim de determinar o que é responsabilidade da empresa, o que fica por conta do viajante e como os fornecedores de serviços podem ajudar.

No caso de uma viagem para o exterior, por exemplo, de quem é a responsabilidade pelo pagamento de excesso de bagagem? E os dados de contato do viajante, serão da empresa ou de um familiar? Se a organização adota o sistema de pagamento de diária para refeições e o valor usado pelo colaborador é maior do que o acordado, será possível realizar o reembolso? E se o colaborador voltar antes do previsto, terá que devolver o valor da diária?

Por mais que tudo isso pareça ser apenas detalhe, definir cada questão com a máxima clareza possível facilita a etapa posterior, momento de cobrar responsabilidades e avaliar o desempenho da política construída. Isso sem contar que esse cuidado também evita viagens desnecessárias, zelando pela saúde do seu fluxo de caixa.

2. Muitos níveis de aprovação

Quanto mais hierarquizada a empresa é, maior também é a tendência de que existam vários níveis de aprovação para viabilizar uma viagem corporativa. O gestor aprova a saída do funcionário, o setor financeiro aprova a liberação de verba, o setor de compras libera a compra das passagens e assim por diante.

Essa demora excessiva no trâmite coloca em xeque a eficiência da sua política de viagens corporativas, acabando por incentivar o famoso jeitinho. Assim, em vez de registrar todo o processo para que se tenha um controle mais preciso, tudo é acordado verbalmente. Nesse cenário nada ideal, só no fechamento do fluxo de caixa ou no balanço do mês é que se consegue ver que algo fugiu do combinado.

Nesse sentido, a dica é evitar a burocracia interna, delegando essas tarefas para um único setor ou responsável. Quanto menos decisores estiverem envolvidos no processo, mais ágil será o planejamento, bem como a concretização das viagens. A prestação de contas deve seguir o mesmo modelo. A automatização de fluxos de aprovação contribui (e muito) para a redução da burocracia na gestão de viagens corporativas, evita a emissão de documentos em papel e torna obrigatório o registro de cada passo dado.

3. Orçamento flexível demais

Viagens corporativas são investimentos que a empresa faz para obter novos negócios e incrementar sua lucratividade. Se essas iniciativas começam a pesar mais do que deveriam no orçamento, pode saber: você está dimensionando mal o custo-benefício envolvido no processo.

Ao elaborar sua política de viagem, liste os destinos mais visitados, faça uma pesquisa de preços de passagens, de acomodações, transportes e alimentação, cheque a frequência adequada e determine um teto para o orçamento de viagens. Se esse limite for atingido antes do previsto, é sinal de que você deve rever suas diretrizes, estabelecer novas metas ou buscar maior eficiência na seleção de fornecedores.

A flexibilidade no orçamento também prejudica o controle do seu fluxo de caixa, que fica sujeito aos altos e baixos das temporadas de viagens. Então anote aí: para ter um melhor dimensionamento dos custos mensais da empresa, o bom e velho orçamento ainda é a alternativa mais segura.

4. Confusão de processos

Vai criar sua política de viagens corporativas? Então faça um mapeamento dos processos e os transforme em fluxos. Assim, a visualização dos passos a serem dados fica mais compreensível, permitindo que identifique possibilidades de otimização no andamento das atividades envolvidas.

Imagine: o colaborador faz a requisição da viagem, o setor de financeiro dá o ok, o de compras faz orçamentos e devolve para o financeiro avaliar as opções. Nesse contexto, o responsável pelo departamento de compras tem total capacidade de identificar a melhor opção e verificar a disponibilidade do funcionário.

Para tudo isso rodar perfeitamente, porém, você precisa confiar em todos os envolvidos no processo e ter uma ferramenta que permita auditar essas escolhas a qualquer momento. E é aí que entra o próximo erro.

5. Indefinição de indicadores

Acompanhar a eficiência da empresa na gestão de viagens corporativas depende de mecanismos que permitam acompanhar a aplicação de sua política de deslocamentos. Isso significa ter indicadores que mostrem, de forma matemática e precisa, se os recursos empregados estão (ou não) sendo usados corretamente e, assim, trazendo os resultados esperados.

Imaginando que a empresa gaste mensalmente 200 mil reais em viagens corporativas e obtenha, a partir desses contatos, vendas de 1 milhão de reais, é possível determinar a lucratividade, a rentabilidade, o ticket médio e o custo médio por cliente, entre outros indicadores que ajudam tanto na manutenção da política de viagens quanto na gestão financeira da empresa. É certo: essa é a forma mais eficaz de verificar o alinhamento da política de viagens com a estratégia do negócio.

6. Desconsideração dos riscos

Por mais simples e rápida que seja, toda viagem implica riscos. O voo pode atrasar e a reunião ser perdida, o colaborador pode ficar doente em cima da hora, o cliente pode cancelar o compromisso momentos antes da decolagem e assim por diante. As possibilidades são infinitas.

Pode até parecer pessimismo pensar em tudo isso, mas uma boa política de viagens para empresas deve sim considerar os riscos inerentes ao deslocamento dos funcionários. A partir daí, determina-se um plano de resposta a esses riscos, bem como ações voltadas à prevenção.

Deve-se eleger um responsável pela gestão de situações inusitadas e sempre recorrer ao plano de gerenciamento de crises em caso de necessidade. A empresa precisa pensar em um porta-voz, em estratégias de comunicação com a mídia, em gerenciamento de conflitos, em negociação, entre outras competências que fortaleçam sua política de viagens.

Ter profissionais preparados para atuar em qualquer situação é essencial para que seu time não passe por dificuldades e tenha viagens produtivas, que tragam resultados reais para o empreendimento. Já pensou em terceirizar a gestão desses deslocamentos? Assim você teria a tranquilidade de contar com verdadeiros experts para resolver cada detalhe, do início ao fim.

De toda forma, precisando de ajuda para definir as políticas de viagem para sua empresa, não hesite em entrar em contato conosco!

Sobre o autor

Formado em Administração de empresas e MBA em marketing, possui 15 anos de experiencia no mercado de viagens e ampla vivencia internacional.

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