Gerenciamento de viagens: saiba como evitar imprevistos

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As viagens corporativas fazem parte da rotina de grande parte das empresas, sendo fundamentais para o desenvolvimento dos negócios, para a prospecção de novos clientes e para a preparação das equipes de trabalho.

Porém, imprevistos podem acontecer, trazendo prejuízos e transtornos a todos os envolvidos. Mas vale lembrar que muitos problemas podem ser evitados por meio de um gerenciamento de viagens realmente eficiente.

Afinal, várias situações negativas e desgastantes são provocadas por erros na programação ou até mesmo pela ausência de regras claras. Assim, para minimizar os riscos, é preciso atentar para alguns cuidados básicos.

Confira agora como reduzir custos, otimizar recursos e garantir uma administração mais enxuta de todas as viagens corporativas.

1. Defina a política de viagens

O primeiro passo é definir uma política de viagens que seja funcional. Muita burocracia apenas engessa todo o processo. Controles rígidos devem ser implementados, mas sem formar gargalos no fluxo de aprovações. Assim, é mais fácil lidar com imprevistos.

No entanto, essa flexibilidade precisa ser dosada. Prazos para solicitações, alterações e reservas devem ser respeitados, de modo a evitar despesas desnecessárias. Orientações sobre limites de gastos diários, fornecedores preferenciais, despesas reembolsáveis e concessão de adiantamentos também devem ser amplamente divulgados.

Como sempre, o segredo está na conscientização de todos os profissionais, no bom senso e, claro, na prestação de contas. Nesse ponto, é necessário citar que a política de viagens deve estar alinhada aos conceitos de Governança e Compliance, de modo a reduzir as chances de desvios, fraudes e conduta inapropriada.

2. Conte com um planejamento completo

O planejamento é um dos pilares do gerenciamento de viagens e, por isso, passou a ser indispensável para a saúde financeira de qualquer empresa. E no caso das viagens corporativas, esse cuidado se torna ainda mais importante, já que os valores costumam ser bastante significantes, impactando diretamente no orçamento geral.

Por isso, é essencial manter um relatório sobre os destinos mais procurados e os principais roteiros, além de estabelecer parcerias e convênios. Isso facilita a busca por melhores tarifas e opções para os funcionários.

Outro ponto crucial é a criação de um cronograma trimestral e semestral, considerando as viagens previamente programadas — que, em geral, envolvem treinamentos e eventos. Desse modo, é mais fácil negociar preços e condições.

3. Contrate uma agência especializada em viagens corporativas

Contratar uma agência especializada é uma excelente maneira de economizar tempo, dinheiro e capital humano. Com a terceirização dessas atividades, é possível direcionar a equipe para tarefas voltadas ao core business da empresa. Essa decisão é ainda mais acertada quando as viagens são frequentes, exigindo um time dedicado exclusivamente a esse tipo de trabalho.

Essas agências lidam com inúmeras transações e, por isso, já possuem acordos especiais com redes de hotéis, companhias aéreas, cooperativas e aplicativos de táxi, restaurantes e outros serviços regularmente utilizados em deslocamentos nacionais ou internacionais.

Além disso, possuem procedimentos internos que se adequam às mais diversas necessidades corporativas, reduzindo gastos e otimizando recursos. Nesse caso, também são disponibilizados canais de contato direto com os funcionários que estão em viagem. Caso haja alguma dificuldade, existe uma equipe preparada para resolver qualquer questão de forma mais rápida e segura, evitando atrasos e contratempos.

4. Tenha um seguro viagem

Por mais que todos os cuidados sejam tomados, é importante considerar a hipótese de acidentes e de emergências. Assim sendo, o melhor a fazer é estar preparado para tais eventualidades. E o seguro viagem é pensado exatamente para assegurar uma cobertura adequada aos profissionais em trânsito.

Infelizmente, várias empresas veem essa precaução como um custo adicional e dispensável. Entretanto, essa visão já se mostrou bastante equivocada, pois um bom gerenciamento de viagens deve prever soluções para todas as ameaças identificadas.

É preciso frisar que os seguros protegem a saúde dos funcionários e ainda evitam despesas elevadas com atendimento médico e internações. Portanto, contratar uma apólice é uma decisão inteligente. Mas é preciso analisar detalhadamente todas as cláusulas e condições da proposta. Além disso, roubos e extravios de bagagem também devem ser considerados.

Em alguns casos, essa medida é obrigatória. A comunidade europeia, por exemplo, exige dos viajantes a contratação de um seguro de viagem. Sem o voucher, o passageiro corre o risco de não ter autorização para embarcar.

Os cartões corporativos também podem trazer armadilhas. Muitas empresas utilizam esses cartões, que incluem o seguro, mas é preciso ficar atento às regras. Em geral, os cartões específicos para faturamento das passagens oferecem proteção para o viajante. No entanto, o cartão corporativo, utilizado para todas as demais despesas, costuma assegurar apenas o titular. Ou seja, é preciso observar as normas e regulamentos antes de viajar.

Com uma cobertura abrangente e apropriada a cada situação, é mais fácil encontrar soluções. Dessa maneira, um pequeno investimento em segurança pode evitar uma enorme despesa futura e danos à imagem da marca.

5. Faça pesquisas sobre os destinos

Conhecer os destinos a serem visitados é mais uma forma de resguardar a empresa de imprevistos. É preciso coletar informações e providenciar documentos e vacinas. Para viagens internacionais, é importante pesquisar sobre peculiaridades, cultura local e sobre a legislação do país.

Paralelamente, é recomendável preparar um guia, com sugestões sobre alimentação, transporte, pontos turísticos, opções de lazer e comportamento – evitando, assim, gastos desnecessários e constrangimentos. Vale lembrar que as atitudes desses funcionários acabam afetando a percepção dos clientes em relação à empresa.

Com essas ações, é possível evitar os imprevistos e ainda reduzir custos. Aperfeiçoar o gerenciamento de viagens é uma maneira de garantir mais praticidade e comodidade para os funcionários, já que por meio de um planejamento eficiente, é mais fácil coordenar todas as movimentações, sem perder o controle das despesas e do orçamento.

E como as viagens corporativas são essenciais para a manutenção e para a expansão dos negócios, é importante investir no engajamento de todas as equipes e gestores. Organização, disciplina e compromisso com os resultados gerais são fundamentais para o sucesso das políticas de viagens. Por isso, a transparência deve sempre estar presente nesse tipo de gestão.

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Sobre o autor

Formado em Administração de empresas e MBA em marketing, possui 15 anos de experiencia no mercado de viagens e ampla vivencia internacional.

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