Anda faltando horas no relógio da sua empresa para dar conta de todo o trabalho? Bem-vindo à atualidade! Tempo é um dos recursos mais preciosos de qualquer empresa, no entanto, não temos como conseguir mais, apenas encontrar ferramentas de otimização de tempo que permitam fazer mais atividades com a mesma quantidade de horas no dia.

Curioso para saber que tipo de ferramentas são essas e como usá-las? Vamos em frente que o tempo urge!

1. Kanban

Os japoneses são mestres em criar ferramentas de fácil aplicação e eficácia garantida quando o assunto é otimização. Uma dessas soluções é o Kanban, um método bastante utilizado no gerenciamento de projetos.

Consiste em disponibilizar um quadro branco com todas as atividades a serem feitas anotadas em cartões coloridos. O quadro é dividido em três etapas: a fazer, fazendo e concluído. Assim, cada responsável por uma tarefa movimenta os cartões entre essas colunas, indicando o que já está concluído e se está disponível para assumir outra atividade.

O Kanban permite acompanhar a produtividade da equipe em tempo real, mantendo todos conectados ao projeto ou processo em andamento. Ele também é considerado uma ferramenta de gestão à vista, já que fica disponível para que todo o time acompanhe o desempenho, o que gera maior comprometimento entre a equipe.

2. Armazenamento de dados na nuvem

Outra das ferramentas de otimização de tempo que podem ser aplicadas com facilidade na empresa é o armazenamento de dados na nuvem. Alguns exemplos são Google Drive, Dropbox e Mega.

Com essas plataformas é possível trabalhar colaborativamente em documentos compartilhados entre a equipe, atualizando dados em tempo real. Nada de envio de e-mails e versões 1, 2 e 3 de documentos. Além disso, mesmo que a equipe esteja dispersa geograficamente, é possível conectá-la por intermédio dessas ferramentas, aumentando a eficiência e produtividade.

Um bom uso o armazenamento de dados na nuvem é quando você tem uma equipe que viaja muito, mas precisa de acesso a documentos estratégicos do negócio, como modelos de contratos, histórico de relacionamento com o cliente e tabela de preços.

3. Aplicativos de gestão de tarefas

A boa e velha agenda tem sido substituída por outras tecnologias que facilitam no momento de planejar e priorizar atividades, a fim de otimizar o tempo no trabalho. É o caso do Wunderlist, Evernote e Google Keep.

Com esses aplicativos, você é capaz de anotar ideias e compromissos a qualquer hora do dia ou da noite, pois eles também estão disponíveis em lojas de aplicativos para dispositivos móveis. Existe ainda a possibilidade de categorizar as tarefas com tags específicas, inserir lembretes e alarmes e compartilhar seus compromissos com outros usuários.

Alguns aplicativos de gestão de tarefas trazem recursos como armazenamento de fotos, upload de arquivos e histórico de interações, tornando-se verdadeiros aliados quando o assunto é manter a produtividade em dia!

4. Controle de produtividade

A gestão do tempo afeta a qualidade e velocidade das tarefas realizadas pela sua equipe. Quando as distrações são eliminadas e as atividades são priorizadas, tudo é entregue dentro do prazo, sem correria.

E se você precisa mensurar, por exemplo, a quantidade de tempo que cada tarefa leva para ser concluída, pode usar aplicativos como o Hashtrack ou Toggl, que permitem cronometrar cada atividade e emitir um relatório final de quanto tempo foi dedicado a cada ação.

Esse tipo de ferramenta para otimização de tempo é ideal para quem trabalha na área de serviços e faz cobranças por hora. Também auxilia bastante na hora de controlar horas extras feitas fora da empresa, como em viagens corporativas, por exemplo.

5. Técnica Pomodoro

Se você quer experimentar técnicas comprovadas na gestão de tempo, tente implementar a técnica pomodoro na sua empresa. Ela consiste em determinar blocos de tempo em que o profissional fica totalmente mergulhado no trabalho, sem distrações. Após esse tempo, ele tem um período de descanso, para então voltar a mais uma imersão.

O tempo aconselhado para que a concentração se mantenha é de 25 minutos ininterruptos. Terminado esse tempo, o profissional descansa por 5 minutos e então volta à atividade. Concluídos quatro pomodoros, ou seja, a cada 2 horas de trabalho, o intervalo para descanso é de 30 minutos, ao invés de 5.

Vale lembrar que os intervalos para descanso são para descanso, não para olhar e-mails ou aplicar em outros trabalhos. O intuito é deixar que o cérebro descanse para voltar com concentração total para a próxima rodada.

6. GTD – Getting Things Done

GTD é uma outra técnica bastante aplicada na otimização de tempo, a qual ajuda a desmembrar atividades complexas em tarefas menores, para que você acelere o ritmo no momento de executá-las.

Caso você tenha que planejar a viagem de vários colaboradores de uma única vez, o método GTD vai ajudar a desmembrar esse grupo de atividades em: reserva de hotel, compra de passagens, provisão de recursos para pagamento de diárias, entre outras questões que são essenciais para o processo.

A aplicação é bastante fácil: você lista as atividades a serem feitas; avalia cada demanda, identificando o que deve ser feito; organiza a lista por prioridades, estipulando prazos de conclusão; executa as tarefas e revisa a lista para ver se não ficou faltando nada.

7. Terceirização de serviços

Se mesmo com essas seis dicas de ferramentas de otimização de tempo sua equipe ainda estiver com problemas de produtividade e cumprimento de prazos, há uma sétima solução: a terceirização de algumas atividades, como a gestão de viagens, por exemplo.

Quando você encontra um parceiro de confiança e repassa a responsabilidade de um processo longo e complexo para uma equipe especializada, diminui as exigências do seu time interno e ainda ganha acesso a ferramentas de qualidade para otimizar não só o tempo como seus recursos.

Uma empresa especializada na gestão de viagens consegue melhores negociações com fornecedores, o que se reflete em preços mais competitivos para sua empresa. Os processos também são mais consistentes porque o core business do seu parceiro é esse, enquanto que, para você, é apenas mais um processo que toma tempo e recursos preciosos, desviando sua equipe do que realmente importa para trazer resultados para a empresa.

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Formado em Administração de empresas e MBA em marketing, possui 15 anos de experiencia no mercado de viagens e ampla vivencia internacional.

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