Sabia que o sucesso (ou o fracasso) de um evento é garantido no planejamento? Afinal, é nesse momento que toda a estrutura para a realização da iniciativa é preparada. E uma parte simplesmente essencial dessa etapa é a logística de eventos, que transpassa todo o processo de planejamento e execução, chegando à finalização.

A logística de eventos tem início no exato momento em que você faz o primeiro contato com algum fornecedor e só termina com a finalização do último pagamento pelos serviços prestados e produtos adquiridos. Por isso, não restam dúvidas de que merece atenção especial, certo? Confira agora mesmo 12 dicas para acertar na logística de eventos corporativos e garantir o sucesso do seu trabalho!

1. Seleção do local

A partir da definição do objetivo do evento, da quantidade de participantes e do formato que terá, você já pode começar a pesquisar sobre os locais em que o evento pode ser realizado. Esse papel é da logística, uma vez que os envolvidos precisam conhecer o espaço com antecedência para pensarem na efetiva montagem, já no dia do evento.

Nessa etapa, o segredo está em selecionar um local de fácil acesso para todos os participantes, com estacionamento próprio ou ao menos nas proximidades. Pense também no formato do evento, nas áreas de circulação, onde será servido o coffee break, se há um espaço privado para a equipe coordenar de lá as ações no dia, entre outros elementos. O importante é facilitar a execução.

2. Escolha dos fornecedores

Os fornecedores desempenham papel determinante na logística de eventos. Afinal, garantir produtos e serviços de qualidade, com entregas dentro do prazo estabelecido e conforme o combinado é essencial para ter um evento de sucesso.

Para poder contar com fornecedores de confiança, faça, antes de qualquer evento, uma boa análise do mercado. Solicite aos potenciais parceiros o preenchimento de uma Request For Proposal (RFP), formulário que tem por objetivo levantar as características, potencialidades e deficiências de cada fornecedor, a fim de realizar um processo seletivo mais rigoroso.

3. Locação de equipamentos

Seu evento vai precisar de equipamentos de tecnologia, como data show, telão, computadores e totens para autoatendimento? Então anote aí: é absolutamente essencial testar o funcionamento dos equipamentos antes do dia do evento, ok?

Pensando nisso, leve seus operadores para conhecer os recursos e aprender a usar os equipamentos com antecedência. É preciso se certificar de que todos estão devidamente preparados para executar suas funções durante o evento e até resolver um probleminha ou outro que possa surgir inesperadamente.

4. Transporte dos convidados

Pensando em congressos, feiras e demais eventos que são realizados em locais mais distantes, você também deve se preocupar com o transporte dos convidados. Aí entra mais uma vez a logística, claro!

Faça contato com empresas de locação de vans, verifique as condições do fornecimento do serviço e elabore cronogramas e rotas para facilitar o traslado. Se forem muitas pessoas, prefira ônibus de viagem, com ar-condicionado e o máximo de comodidade para os convidados. Nada de economizar na hora de surpreender com seu evento, combinado?

5. Impressão de materiais

Você certamente vai querer divulgar seu evento, certo? Para isso, entre outras possibilidades, precisará de materiais impressos — que podem ser convites, folders, flyers e banners, por exemplo. A seleção dos fornecedores desse tipo de serviço também depende da equipe responsável pela logística de eventos.

Combine com a agência que está elaborando o material para que os arquivos sejam entregues prontos para a produção. Tenha certeza de que todos os materiais foram previamente revisados e aprovados para não ter surpresas com erros ortográficos ou imagens de má qualidade, por exemplo.

6. Condições do tempo

Se seu evento será a céu aberto, você precisa estar preparado para transferir toda a produção para um local coberto caso chova. Sabemos que isso nem sempre é possível, mas oferecer uma infraestrutura mínima aos participantes é mais que recomendável. Nesse caso, você pode apostar em capas e guarda-chuvas para proteger de chuviscos, além de preparar abrigos estruturados em caso de tempestade.

Mas não é só quando chove que você tem que se preocupar com as condições climáticas! Imagine ter um evento acontecendo em um local sem sombra alguma, com um sol escaldante de 35 graus! Você não quer que seus convidados saiam de lá com insolação, não é mesmo? Assim, assegure-se de que há pontos de sombra, ao menos com guarda-sóis, e ofereça bonés, chapéus ou viseiras, por exemplo.

7. Fluxo de pessoas

A logística de eventos também deve se preocupar em oferecer acesso fácil aos participantes. Imagine uma única porta de entrada para um evento que deve receber 500 pessoas! Nesse contexto, as filas seriam intermináveis — ainda mais se houver credenciamento. Não causaria uma boa primeira impressão, concorda?

Idealmente, o fluxo de pessoas deve ser livre, permitindo idas e vindas sem problemas. Se for preciso esperar, como no caso do credenciamento, pelo menos deixe algumas mesinhas disponíveis para as pessoas se sentarem enquanto aguardam e providencie para que a entrada seja feita da maneira mais rápida possível, evitando deixar os convidados impacientes.

8. Serviço de apoio

Todo evento de grande porte deve ter um apoio médico disponível para o caso de acontecer alguma emergência. Mas não se preocupe, porque contar com essa ajuda não é tão difícil quanto parece: muitas empresas oferecem esse tipo de serviço. Geralmente, uma ambulância fica à disposição, com profissionais devidamente qualificados, para realizar qualquer tipo de atendimento.

Certifique-se de incluir esse item na sua checklist de logística de eventos para nunca deixar de fora! Afinal de contas, assim como em muitas outras situações na vida, nesse caso definitivamente é melhor prevenir que remediar, certo?

9. Contratação de segurança

Por mais que seja um evento menor, com convidados praticamente de casa, lembre-se: a segurança é absolutamente vital para o sucesso do seu evento. E esse é mais um item que deve ser providenciado pelo pessoal da logística.

Contratação de empresa terceirizada, posicionamento adequado dos profissionais, orientações em relação a políticas de ingresso de participantes, direcionamentos sobre quando atuar e em que situações intervir são de responsabilidade da empresa organizadora do evento. Garanta que seus convidados se sintam bem e protegidos!

10. Processo de montagem

A montagem é a etapa mais importante da logística de eventos, pois tudo deve estar pronto antes de qualquer convidado chegar. O detalhe é que muitos eventos demandam dias de montagem e desmontagem da estrutura, mobilizando uma quantidade significativa de pessoas.

Sabendo disso, você pode fazer com que sua equipe pare tudo para realizar a montagem ou contratar uma empresa especializada nisso. O que realmente importa é que tudo saia conforme o planejado para que seus convidados sejam bem recebidos.

11. Hora da desmontagem

Após o evento, sua equipe também terá que desmontar a estrutura, fazer a devolução dos equipamentos, conferir se o local foi deixado de acordo com o estipulado em contrato e realizar um checkup final para verificar se tudo foi feito conforme o previsto.

Marque uma data para a desmontagem da estrutura, mobilize a quantidade de pessoas necessária, contate fornecedores e esteja pronto para dar um feedback à direção da empresa.

12. Integração da equipe

Por último, precisamos ressaltar que, para que a logística de eventos saia impecável, toda a equipe deve estar devidamente alinhada em relação aos objetivos gerais e às responsabilidades de cada um.

Para tanto, estimule a cooperação e faça reuniões diárias para integrar os envolvidos, promovendo um ambiente de troca e companheirismo. No dia do evento, mantenha todos conectados por meio de smartphones ou rádios, com o propósito de distribuir rapidamente a comunicação. Criar um grupo temporário de WhatsApp, por exemplo, pode ser uma boa ideia.

Como você pôde ver, ser detalhista é uma grande virtude na logística de eventos. É preciso pensar em absolutamente tudo que o evento precisa para ser um sucesso. Para não correr o risco de cometer algum deslize, conte com uma empresa especializada e aproveite a melhor parte do seu evento!

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Formado em Administração Pública pela Unesp e Pós Graduação em Administração e Gestão de Eventos pelo Senac SP, Alexandre Kida é responsável pela área de eventos & incentivos na Copastur. Com experiência de 17 anos na área, é apaixonado pelo que faz, compromissado com a excelência na entrega dos serviços e satisfação plena dos clientes.

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