Uma viagem corporativa bem-sucedida passa, necessariamente, por muitos cuidados na etapa de planejamento e muito preparo de quem se responsabiliza por ela. Afinal, para evitar imprevistos, gastos desnecessários e frustrações, é preciso que o gestor e os demais profissionais responsáveis se atenham às estratégias da empresa e ao objetivo da viagem, ao orçamento, à relação com stakeholders e fornecedores e, primordialmente, à documentação.
Se você está planejando uma viagem corporativa e não sabe como organizar a documentação para que seus colaboradores cumpram a sua missão, acompanhe a seguir o que preparamos!
Como a documentação para viagens deve ser considerada no planejamento corporativo?
A documentação precisa ser priorizada dentro de um planejamento corporativo para uma viagem. Afinal, questões burocráticas, como atraso ou falta de algum documento, podem causar problemas no embarque, cancelamentos e até mesmo trazer prejuízos para o orçamento.
Dessa forma, procure tirar suas dúvidas em relação a vistos, normas, vacinas, passaporte e outros assuntos com bastante antecedência, de forma que você possa priorizar a emissão dos documentos necessários e evitar contratempos.
Quais são os documentos necessários para uma viagem a trabalho?
Ter toda a documentação em dia para a viagem é um pré-requisito para que seus negócios fluam bem e para que seus colaboradores tenham acesso às empresas e consigam transitar tranquilamente pelo local de destino. Isso também facilita o acesso a uma série de serviços, como hospitais e delegacias, algo primordial para a segurança do funcionário. Saiba como se preparar!
Viagens nacionais
Para viagens nacionais, a Agência Nacional de Aviação Civil (ANAC) determina que os passageiros brasileiros apresentem documento oficial com foto. Recomenda-se também portar uma cópia autenticada dos seguintes documentos:
- carteira de identidade (RG), expedida pela Secretaria de Segurança Pública;
- passaporte nacional;
- cartão de identidade, expedida pelo ministério ou outros órgãos subordinados à Presidência da República;
- passaporte nacional;
- carteira de trabalho;
- carteira nacional de habilitação.
Vale também prestar atenção ao certificado de vacinação, exigido em algumas localidades, conforme explicaremos à frente.
Viagens internacionais
Diante de legislações e exigências tão diferentes, é preciso ter cuidado redobrado!
Verifique o visto
A obrigatoriedade ou eventual necessidade do visto de turismo ou de negócios para cidadãos brasileiros deve ser um dos primeiros itens a serem verificados no planejamento de uma viagem corporativa.
No Portal Consular do Itamaraty, você tem acesso a uma lista com informações sobre a necessidade do visto para brasileiros que se deslocam para destinos internacionais. Ele também fornece orientações quanto à legislação de diversos países.
Assegure o seu passaporte
Brasileiros que precisam viajar para um destino internacional têm de ter em mãos um passaporte nacional válido. Ele é emitido pelo Departamento de Polícia Federal do Brasil e tem validade de 10 anos a partir da data de emissão.
Nos países do Mercosul, como Uruguai, Bolívia, Peru, Venezuela, Colômbia, Equador, Paraguai e Argentina, a carteira de identidade civil também é aceita como documento de viagem.
Carteiras profissionais e de motorista não são admitidas para esse fim.
Preste atenção aos documentos para o embarque
Para os voos que saem do Brasil, o que vale são as diretrizes da regulamentação brasileira. Para voos que saem de outros países, incluindo as conexões, valem as normas do local de origem da viagem. Portanto, é preciso ter muita atenção a esse detalhe!
No Brasil, para o embarque, é necessária a apresentação de um documento de identificação, tanto para o momento de embarque quanto para a etapa de avaliação para imigração.
O check-in online também requer atenção. E em alguns países, como os EUA, por exemplo, o check-in online não é válido para o embarque. Ou seja, nesses locais, o colaborador precisa se preparar para fazer o check-in no aeroporto.
Conte com um seguro viagem
Por maior que seja a sua prevenção, qualquer ser humano está sujeito a imprevistos. Em destinos internacionais, os planos de saúde brasileiros não têm validade e, em casos de emergência, as burocracias diplomáticas podem gerar muitos problemas. O seguro viagem opera como um plano de saúde temporário, cobrindo internações e medicamentos, e oferece também garantias para indenizações em diversos tipos de acidentes. Ele também cobre o cancelamento de voo por parte do segurado (em caso de doença ou morte de parentes de primeiro grau), atraso e perda de bagagem, entre outros percalços.
Esse tipo de seguro é obrigatório para os países que fazem parte do Tratado de Schengen (os pertencentes ao continente europeu) e para o Equador. Contudo, vale fazer uma consulta, qualquer seja o local de destino.
Recomendamos fortemente que contrate o seguro viagem até mesmo quando o colaborador estiver indo para um destino que não tenha essa exigência. Afinal, como já alertamos, adversidades acontecem e, além de grande desconforto para seu funcionário, podem gerar empecilhos para suas transações. Vale considerar que o barato também pode sair caro: caso algum problema aconteça e seu funcionário precise realizar despesas médicas, em um país como os EUA, elas podem chegar, facilmente, a 10 mil dólares, dado que os serviços de saúde são muito caros por lá.
Para acionar o seu seguro viagem, bastar estar com a apólice em mãos. Uma agência especializada em viagens corporativas pode ajudar na escolha da melhor opção.
Cheque a necessidade de vacinação
Alguns países e estados brasileiros exigem que o visitante esteja devidamente vacinado para ficar imunizado contra doenças endêmicas. Para ir até esses locais, é preciso apresentar um certificado de vacinação para o embarque, o Certificado internacional de Vacinação ou Profilaxia (CIVP).
Para agilizar a obtenção do certificado, você deve fazer um pré-cadastro no site da Anvisa, clicando em “cadastrar novo”. A emissão do CIVP é gratuita. Para retirar seu certificado, você deve apresentar documento de identificação, o cartão nacional de vacinação e um comprovante da viagem (uma reserva, por exemplo, já ajuda).
Procure tomar a vacina exigida com antecedência. A vacina da febre amarela, por exemplo, deve ser tomada com uma antecedência de pelo menos dez dias da viagem.
Essa exigência pode variar de acordo com uma série de condições. Por isso, verifique, periodicamente, quais são as vacinas obrigatórias e reúna informações sobre hospitais, postos de saúde e centros de vacinação para proteger o colaborador.
Como você pode perceber, a documentação necessária para fazer uma viagem a trabalho é longa e exige atenção em seu planejamento corporativo. Ao contar com a expertise de uma agência especializada, você ganha mais tranquilidade, amparo tecnológico e estratégia nessa etapa, assegurando que a experiência do colaborador seja boa e que os negócios fluam bem.
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