A RFP (Request For Proposal) consiste no documento de solicitação que as empresas fazem aos fornecedores, incluindo parceiros de viagens corporativas. Para que tudo ocorra bem, é necessário estruturar as informações da maneira correta.
Existem alguns passos que você pode seguir para definir e explicar o projeto. Veja só!
O que deve estar incluso na RFP?
A RFP ajuda a documentar como será feito um projeto ou, mais especificamente, concorrência para compra de viagem corporativa. Por conta disso, quanto mais detalhado forem essas informações, melhor e mais assertivo será o retorno dos fornecedores. Confira!
1 – Visão da sua empresa
Nessa parte, é fundamental especificar o que a sua empresa faz, o segmento em que atua e as necessidades dos profissionais. A partir disso, a empresa de viagens poderá definir qual é a solução mais adequada.
2 – Escopo
O escopo representa o serviço que, de fato, será realizado. No caso das viagens corporativas, por exemplo, pode incluir o transporte, a hospedagem, se haverá outras atividades e como este processo deve ser estruturado. Todas as regras devem estar detalhadas neste documento, para facilitar o entendimento de todos.
Também é importante que o escopo seja bastante claro. A sua empresa deve saber qual serviço irá utilizar e o que espera do fornecedor. Lembre-se de que, tudo precisa estar documentado.
3 – Metas
Por que você deseja que a sua empresa faça uma viagem? É para participar de algum evento, engajar a equipe ou incentivo para alguns profissionais? Essas expectativas e métricas também devem constar na RFP, pois ajudarão a nortear a parceria e o que será feito para atingir as metas.
4 – Prazos
Como qualquer tarefa, a organização das viagens corporativas também requer um prazo. A política de viagens da empresa precisa ter regras claras e os fornecedores precisam ter acesso.
5 – Responsabilidade
Os dois lados envolvidos na negociação possuem responsabilidades. A sua empresa, por exemplo, deve ter um meio de pagamento definido e fornecer as informações para que o processo siga de forma transparente para todos os convidados do processo. Quanto mais informações constarem numa RFP, maior o sucesso no final deste processo.
Por sua vez, a prestadora de serviços precisa seguir este documento à risca, cumprir os prazos, entregar a documentação exigida e atender todos os requisitos estabelecidos.
6 – Termos e condições
Essa parte do documento é a que especifica o que pode acontecer se uma das partes descumprir os acordos, possíveis garantias, etc. Por exemplo: se a fornecedora não entregar o serviço no prazo proposto, o que acontecerá? Quais são as exceções permitidas neste processo?
7 – Critérios para seleção
O que fará a sua empresa escolher uma agência de viagens e não outra? Vale a pena definir os critérios e indicá-los neste documento. Os pontos para avaliação, os pesos e o critério estabelecido precisam ser claros.
É muito importante avaliar se o fornecedor tem estrutura para garantir a qualidade e entrega dos serviços ofertados. E se a saúde financeira da empresa garantirá o melhor atendimento e entrega do serviço proposto. Questões como essa são respondidas aqui.
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