7 Passos para Estruturar uma RFP de Viagens Corporativas Assertiva

Copastur banner

A RFP (Request For Proposal) consiste no documento de solicitação que as empresas fazem aos fornecedores, incluindo parceiros de viagens corporativas. Para que tudo ocorra bem, é necessário estruturar as informações da maneira correta.

Existem alguns passos que você pode seguir para definir e explicar o projeto. Veja só!

O que deve estar incluso na RFP?

A RFP ajuda a documentar como será feito um projeto ou, mais especificamente, concorrência para compra de viagem corporativa. Por conta disso, quanto mais detalhado forem essas informações, melhor e mais assertivo será o retorno dos fornecedores. Confira!

1 – Visão da sua empresa

Nessa parte, é fundamental especificar o que a sua empresa faz, o segmento em que atua e as necessidades dos profissionais. A partir disso, a empresa de viagens poderá definir qual é a solução mais adequada.

2 – Escopo

O escopo representa o serviço que, de fato, será realizado. No caso das viagens corporativas, por exemplo, pode incluir o transporte, a hospedagem, se haverá outras atividades e como este processo deve ser estruturado. Todas as regras devem estar detalhadas neste documento, para facilitar o entendimento de todos.

Também é importante que o escopo seja bastante claro. A sua empresa deve saber qual serviço irá utilizar e o que espera do fornecedor. Lembre-se de que, tudo precisa estar documentado.

3 – Metas

Por que você deseja que a sua empresa faça uma viagem? É para participar de algum evento, engajar a equipe ou incentivo para alguns profissionais? Essas expectativas e métricas também devem constar na RFP, pois ajudarão a nortear a parceria e o que será feito para atingir as metas.

4 – Prazos

Como qualquer tarefa, a organização das viagens corporativas também requer um prazo. A política de viagens da empresa precisa ter regras claras e os fornecedores precisam ter acesso.

5 – Responsabilidade

Os dois lados envolvidos na negociação possuem responsabilidades. A sua empresa, por exemplo, deve ter um meio de pagamento definido e fornecer as informações para que o processo siga de forma transparente para todos os convidados do processo. Quanto mais informações constarem numa RFP, maior o sucesso no final deste processo.

Por sua vez, a prestadora de serviços precisa seguir este documento à risca, cumprir os prazos, entregar a documentação exigida e atender todos os requisitos estabelecidos.

6 – Termos e condições

Essa parte do documento é a que especifica o que pode acontecer se uma das partes descumprir os acordos, possíveis garantias, etc. Por exemplo: se a fornecedora não entregar o serviço no prazo proposto, o que acontecerá? Quais são as exceções permitidas neste processo?

7 – Critérios para seleção

O que fará a sua empresa escolher uma agência de viagens e não outra? Vale a pena definir os critérios e indicá-los neste documento. Os pontos para avaliação, os pesos e o critério estabelecido precisam ser claros.

É muito importante avaliar se o fornecedor tem estrutura para garantir a qualidade e entrega dos serviços ofertados. E se a saúde financeira da empresa garantirá o melhor atendimento e entrega do serviço proposto. Questões como essa são respondidas aqui.

Quer saber mais sobre o segmento de viagens corporativas? Veja outros conteúdos da Copastur!

SUA EMPRESA TAMBÉM PRECISA DE UMA GESTÃO INTELIGENTE DE VIAGENS?

Entre em contato para contratar nossos serviços

Fale Conosco
We are using cookies to give you the best experience. You can find out more about which cookies we are using or switch them off in privacy settings.
AcceptPrivacy Settings

GDPR

  • teste

teste