Dicas imperdíveis para maximizar resultados das viagens de incentivo em 2017.

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Uma das principais tendências no universo da gestão de pessoas é o uso de políticas voltadas para o bem-estar e a satisfação pessoal dos colaboradores. Com isso, as empresas buscam obter um retorno importantíssimo: motivação e produtividade. Aí é que entram as viagens de incentivo, prática cada vez mais popular, mas ainda diferenciada o bastante para causar um forte impacto na equipe.

Com o novo ano já batendo à porta, decidimos preparar um conteúdo focado nos desafios da implementação de viagens de incentivo para que fique de olho em 2017. Acompanhe os pontos levantados na lista a seguir e se prepare!

1. Definição de objetivos claros e relevantes

Assim como geralmente acontece com muitas tendências, essa modalidade de viagens corporativas também corre o risco de se tornar um fim em si mesma. Traduzindo: a empresa implementa a política de incentivo simplesmente para acompanhar os ventos, sem embasar sua razão de ser.

Para não cair nessa armadilha, é prudente que pense o quanto antes nos objetivos para a implementação das viagens de incentivo. Assim você assegura que a empresa não perderá dinheiro. Afinal, de que adianta investir em uma ação sem um plano claro para obter o retorno esperado?

Com isso em mente, convidamos você a responder a 2 perguntas básicas: como as viagens de incentivo se encaixam em sua estratégia e como elas vão ajudar sua empresa a atingir as metas pretendidas?

2. Elaboração de um orçamento

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No tópico anterior, falamos sobre a importância de trabalhar com objetivos bem definidos para aumentar as chances da empresa obter o devido retorno sobre seu investimento. Mas há outro desafio igualmente importante: o próprio valor a ser investido na iniciativa.

Não podemos ignorar o fato de que atravessamos uma crise econômica, momento em que a maioria das empresas busca cortar custos. Nesse cenário, fica até fácil pensar em eliminar de vez o orçamento das viagens de incentivo, não acha? Afinal, elas parecem facilmente se enquadrar na categoria dos supérfluos ou em casos de baixa prioridade.

Porém, é importante ampliar a visão. Se essa ação voltada ao trabalhador for sacrificada, isso gerará um reflexo direto no desempenho profissional de todo o time. Consequentemente, a performance do negócio também será afetada, o que só pode agravar ainda mais as dificuldades financeiras provocadas pela crise. O segredo para contornar esse obstáculo é buscar maneiras de otimizar o custo-benefício das viagens de incentivo, sem sequer pensar em cancelar essa política interna.

3. Busca pelo equilíbrio

Uma boa política de viagens de incentivo não é nem restrita nem aberta demais. E manter esse equilíbrio é outra tarefa que pede bom senso e disciplina. É preciso estabelecer limites, principalmente em relação a valores e prazos, mas também reconhecer que situações fora do padrão exigem um pouco mais de flexibilidade.

Pense bem: uma política excessivamente aberta pode eventualmente levar a um rombo no orçamento. Enquanto isso, uma política que peque por impor muitas restrições pode simplesmente não atender às necessidades da empresa em situações imprevistas ou emergenciais.

4. Otimização do processo

As viagens de incentivo exigem uma boa dose de organização para fazer reservas, controlar datas de partida e chegada, elaborar relatórios de gastos, entre outras inúmeras incumbências. E você deve ter uma boa ideia do tempo necessário para dar conta de tudo isso, não é mesmo?

Entre suas resoluções para 2017, portanto, que tal incluir a otimização desse processo? Assim, ganhará não só em agilidade, mas também em qualidade! Para isso, existem basicamente 2 caminhos: a criação de procedimentos eficientes e o uso de tecnologias e serviços específicos para a realização dessas tarefas.

Também é importante reduzir a burocracia — agilizando as aprovações de viagens e reservas, por exemplo. Na prática, o tempo gasto esperando por uma resposta pode acabar afetando os custos. Afinal, enquanto espera, você pode perder grandes oportunidades de comprar passagens ou solicitar quartos de hotel com tarifas mais baratas.

5. Desenvolvimento de relatórios detalhados

Em 2017, assuma o compromisso de melhorar os relatórios das viagens de incentivo da sua empresa. E podemos considerar essa tarefa também como um desafio por exigir o envolvimento de todos os participantes dos deslocamentos. Cada um deve contribuir com documentos e informações concretas, bem como com suas avaliações pessoais.

As análises feitas a partir desses relatórios são preciosas para planejar as próximas viagens! Assim, será possível melhorar o controle dos custos e a organização do roteiro da viagem, ao mesmo tempo em que se forma uma lista de referências de hotéis e companhias aéreas de qualidade superior.

6. Preparação dos colaboradores

Nem todos os profissionais estão acostumados a fazer viagens pelas empresas em que trabalham. Vivenciando uma situação nova, os colaboradores podem se sentir um pouco perdidos. Por isso, se a própria empresa não interceder, a viagem de incentivo pode ser mal aproveitada — ou até ser pontuada por gafes. Diante dessa possível realidade, não hesite em orientá-los antes da viagem!

Outra dica é criar uma checklist, de maneira que todos possam conferir se estão realmente prontos. Nessa lista devem constar os principais documentos e objetos essenciais para a viagem, além de ações importantes antes do embarque. E você também pode incentivar a troca de ideias entre um colaborador que está viajando pela primeira vez e outro que já viajou antes. Essa é uma forma dinâmica e sutil de integrar a equipe e, de bônus, evitar transtornos durante as viagens de incentivo.

7. Avaliação dos resultados

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Depois de todo o trabalho para organizar e executar a política de viagens de incentivo, o desafio final é verificar se tudo isso está mesmo trazendo os resultados desejados. Para tanto, estabeleça indicadores e métodos de pesquisa para identificar como essa política está impactando a motivação da equipe. Se constatar que o resultado não foi satisfatório, persista! Reconheça o que vem prejudicando a eficiência da ação e faça os devidos ajustes.

Um último lembrete: cuidado para não usar o custo como único critério para a organização das viagens de incentivo! Do contrário, você pode prejudicar as metas que foram definidas lá no início. E isso seria extremamente contraprodutivo, não concorda?

Não se preocupe caso não seja viável moldar as viagens de incentivo para atender a todas as demandas dos colaboradores. Isso é natural. Contudo, é importante que as viagens tragam um benefício realmente valorizado por eles, agregando valor para a equipe. Nesse sentido, ouvir o que os funcionários esperam vai trazer valiosos insights para possíveis melhorias.

E então, sua empresa já realiza viagens de incentivo? Independentemente da resposta, não deixe de compartilhar este post com seus colegas de trabalho nas redes sociais! Afinal, eles também são parte da força-tarefa para obter melhores resultados em 2017 com as viagens de incentivo!

Sobre o autor

Formado em Administração Pública pela Unesp e Pós Graduação em Administração e Gestão de Eventos pelo Senac SP, Alexandre Kida é responsável pela área de eventos & incentivos na Copastur. Com experiência de 17 anos na área, é apaixonado pelo que faz, compromissado com a excelência na entrega dos serviços e satisfação plena dos clientes.

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