Eventos corporativos: saiba como alcançar o objetivo em 9 passos

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Como organizar os melhores eventos corporativos? Essa pergunta costuma aparecer diversas vezes na cabeça de quem tem a missão de fazer um evento de qualidade e sucesso, sem extrapolar o orçamento.

Os motivos da solenidade podem variar de acordo com a empresa: lançamentos de produtos, comemorações com funcionários, realização de workshops ou até mesmo festas de final de ano. Há muitos detalhes a serem pensados e os eventos corporativos demandam algumas particularidades específicas.

É necessário saber o número de pessoas presentes para conseguir escolher o local ideal, entender como calcular a quantidade de comida ou bebida, entre outros aspectos. Calma, não precisa ficar preocupada! Preparamos dicas incríveis para ajudá-la a organizar um evento de sucesso. Veja:

1. Crie um planejamento estratégico

Converse com a equipe e defina um objetivo para o evento. Qual é a função dele? Seria lançar um produto, adquirir clientes ou realizar workshops?

A partir dessas respostas se deve começar o planejamento estratégico. Sem ele, as chances de falhas são extremamente grandes.

Sendo assim, é preciso definir o perfil do evento empresarial, analisar se ele terá um caráter formal ou informal, se será realizado durante o dia ou à noite, quais são os possíveis locais disponíveis, entre outros detalhes. Faça uma checklist de todos os itens e vá riscando conforme forem cumpridos.

É preciso lembrar que um evento mostrará a imagem da empresa. Portanto, é imprescindível que todos os pormenores sejam pensados e não haja erros graves.

2. Conheça o número de participantes

Depois de traçar um planejamento é hora de conhecer o número de participantes e o perfil deles. É claro que algum convidado pode confirmar presença e, por algum imprevisto, não comparecer. Porém, é com essa estatística geral que será possível definir os outros detalhes relativos ao evento como: decoração, quantidade de comida e bebida, entre outros.

Afinal, um evento realizado para um público da geração Y precisa ser muito mais dinâmico e moderno do que um realizado para a geração X, que tem muito mais experiência e um perfil mais conservador.

3. Defina local e data

Depois de definir o perfil e número de participantes é hora de escolher o local ideal para o evento da empresa, horário e data.

Se o encontro for realizado no horário comercial, é preciso pensar como ficará a demanda de trabalho dos participantes. Nesse caso, o mais adequado é definir um período em que haja menos atividades para serem exercidas, para que todos possam participar com 100% de foco.

Ao escolher o local, dê preferência para espaços que possuem toda a infraestrutura necessária. Por exemplo, se o evento corporativo for realizado no verão em uma cidade que tem temperaturas médias de 30 ºC, é preciso definir um espaço que já possua ar-condicionado.

Também é necessário considerar a escolha por ambientes próximos à empresa ou fáceis de serem encontrados. Além disso, é aconselhável verificar se os participantes possuem meios para deslocamento — seja por transporte público ou veículo próprio — para garantir que ninguém terá problemas para chegar ao local.

4. Tenha um orçamento definido

Conhecer os limites do orçamento é fundamental. É preciso fazer as escolhas dentro dos valores estabelecidos pela empresa. Dessa maneira, você evita desgastes desnecessários.

Para conseguir ficar dentro da meta o mais indicado é calcular todos os itens e anotá-los em listas ou planilhas de Excel. Essas últimas já ajudarão na hora de calcular o valor total do evento corporativo.

5. Escolha o cardápio

É necessário definir um cardápio e a quantidade de comida e bebida oferecidas de acordo com a programação, o perfil dos convidados e o tempo do evento.

Geralmente, workshops, palestras e reuniões requerem coffee breaks nos intervalos. Se o evento for realizado durante o dia inteiro, o ideal é fazer uma pausa no meio da manhã e outra no meio da tarde. O almoço fica a critério da empresa, podendo ser oferecido também ou ser responsabilidade do participante.

Nos intervalos para o café podem ser oferecidos lanches rápidos como sanduíches, salgadinhos, pães de queijo, frutas e tábuas de frios, além de café, água, suco ou refrigerante. Procure se lembrar também das pessoas com restrições alimentares como intolerantes ao glúten, à lactose e veganos. Assim, você evita constrangimentos.

O coffee break é extremamente importante para dar uma “pausa” para descanso, ida ao banheiro e também para que os participantes possam conversar e trocar ideias, obtendo resultados positivos.

Para tanto, faça um cálculo da comida necessária conforme o número de participantes. Veja:

  • cerca de 15 unidades de salgadinhos ou sanduíches quando é oferecido somente coquetel;
  • de 5 a 8 salgados por pessoa se houver almoço ou jantar depois;
  • aproximadamente 200 ml de água por pessoa (300 ml em dias quentes);
  • cerca de 400 ml de refrigerante por participante (sempre aumente a quantidade de líquidos no verão);
  • 1 garrafa de café a cada 20 pessoas.

Depois de escolher o cardápio e fazer o cálculo da quantidade ideal, é preciso encontrar fornecedores que prestam um serviço de qualidade e dentro do seu orçamento.

6. Converse com a equipe

Mantenha diálogos constantes com a equipe organizadora do evento e também procure conhecer as expectativas dos participantes. Comunicação é essencial para acertar todos os itens fundamentais de um evento.

7. Divulgue o evento corporativo

Depois de cuidar de todos os passos para a realização do encontro, é hora de informar os convidados. Envie convites aos participantes e faça a divulgação nos meios que achar mais adequados como: e-mail, redes sociais, entre outros.

Também é aconselhável fazer ligações ou enviar e-mails um dia antes do evento para que ninguém se esqueça do compromisso.

8. Escolha a decoração

Todo evento corporativo exige uma decoração, por menor que seja. Pode ser um vaso de flor, uma toalha bonita, quadros com fotos ou iluminação especial. Analise quais os itens necessários e entre em contato com fornecedores. Eles também poderão dar boas sugestões para deixar o ambiente mais agradável aos participantes.

9. Contrate uma assessoria

Para transformar o evento em uma ótima experiência para os participantes, é aconselhável contar com a ajuda de uma assessoria especializada para verificar se todos os detalhes importantes foram atendidos.

Vale lembrar que mesmo com um ótimo planejamento, algumas situações inesperadas acontecem e uma equipe qualificada pode ajudar a controlar os imprevistos. Além disso, a assessoria pode contribuir na realização do cerimonial quando houver necessidade.

Com essas dicas já é possível ficar mais calma para organizar eventos corporativos de sucesso, certo? Gostou deste conteúdo? Siga nossas redes sociais e fique por dentro de todas as novidades! Estamos no FacebookTwitterYouTube e no LinkedIn!

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