Saiba como economizar em viagens corporativas

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Seja para possibilitar a representação da instituição em reuniões decisivas para o estabelecimento de novas parcerias e acordos comerciais ou permitir que os funcionários participem de feiras e exposições que podem dar novo fôlego aos projetos da empresa, fato é que determinados negócios têm necessidade de promover constantes viagens corporativas tanto para dentro como para fora do país. Assim, considerando que as despesas relativas a esses deslocamentos costumam ser bastante altas, as organizações que lidam frequentemente com um grande volume de viagens podem acabar tendo seu orçamento significativamente comprometido.

É preciso, portanto, saber economizar nessas viagens corporativas, desde que sempre mantendo a qualidade do serviço proporcionado aos colaboradores viajantes. Quer aprender a alcançar essa façanha? Então confira a seguir 5 formas de enxugar custos com as viagens de negócios e aumente os savings da sua empresa!

Revise e pratique a política de viagens corporativas

Quando o assunto é viagem de negócio, o documento mais útil que a empresa pode elaborar é aquele que abrange a política de viagens. Uma política de viagens corporativas bem estruturada e detalhada serve como um verdadeiro manual, que terá grande utilidade por nortear tanto o trabalho da equipe de gestão quanto as ações dos funcionários viajantes.

Essa política prevê como, quando e onde o dinheiro da empresa será gasto, além de descrever quais serão as categorias de serviços a que os colaboradores de cada área da empresa terão direito na hora de viajar. Esses critérios valem para hospedagem, passagens aéreas e até serviços terrestres (como locação de carros). Isso elimina as chances de funcionários confundirem as viagens corporativas com passeios turísticos, inibindo abusos e permitindo que a empresa gaste essencialmente com o necessário.

Além disso, a política de viagens corporativas traça diretrizes para estabelecer o que é ou não reembolsável, determinando também como e quando deverá ocorrer a prestação de contas e a elaboração de relatórios por parte dos viajantes. Funciona, assim, como uma boa ferramenta para analisar se o dinheiro da instituição vem sendo gasto de maneira otimizada e racional, consequentemente levando a ajustes, debates e melhorias, tudo em prol do alcance de bons níveis de economia.

Planeje as viagens com o máximo de antecedência

Quanto mais cedo a empresa for capaz de definir quando e para onde serão feitos os deslocamentos de negócio, além de quantos de seus funcionários precisarão viajar, maiores se tornam as chances de obtenção dos melhores preços e das condições mais favoráveis. Afinal de contas, quaisquer produtos e serviços (desde passagens aéreas e serviços de hospedagem a locação de automóveis) comprados ou reservados em cima da hora costumam custar muito mais caro do que quando a aquisição é feita com uma razoável antecedência.

Por essas e outras, é essencial que a instituição trabalhe com afinco para criar um cronograma de viagens confiável e ágil, aumentando assim as chances de encontrar boas oportunidades na hora da compra e da reserva de serviços. Na prática, esse planejamento minimizará imprevistos e outros diversos possíveis problemas oriundos da ausência de uma organização adequada.

Busque a melhor relação entre custo e benefício

Para toda e qualquer organização, economizar em viagens corporativas é essencial. Mas atenção: é preciso encontrar meios de fazê-lo sem que os colaboradores viajantes sofram pela diminuição da qualidade nos serviços prestados durante os deslocamentos. O transporte (aéreo ou terrestre), a estadia no local de destino, a segurança e o bem-estar dos viajantes, assim como quaisquer outros procedimentos envolvidos em viagens de negócios devem ocupar um lugar de destaque. Claro que não há a necessidade de garantir serviços luxuosos, mas certos padrões de qualidade devem sim ser preservados.

Lembre-se de que uma viagem provoca grandes impactos no colaborador. Por isso, se for uma experiência desastrosa, pode acabar causando resultados negativos, o que fará com que eventuais economias não tenham valido a pena. E esse tipo de situação comprova que a gestão de viagens corporativas deve focar na busca pela melhor relação entre custo e benefício. Portanto, dentro do menor orçamento previsto pela empresa, deve-se encontrar as melhores soluções. Assim, a instituição alcançará seus objetivos e o colaborador terá garantidos sua comodidade e seu bem-estar.

Procure sempre negociar com os fornecedores

Ser capaz de negociar descontos, vantagens, melhores condições e boas formas de pagamento pode fazer com que a empresa economize significativas quantias na hora de organizar a realização de uma viagem corporativa. Pense bem: para que um deslocamento com essas características seja realizado, são várias as etapas e diversos os fornecedores envolvidos, indo desde hotéis e companhias aéreas, passando por locadoras de automóveis até chegar a seguradoras de viagem. E é possível dialogar com cada um desses fornecedores a fim de conseguir melhores negócios.

Inicialmente, vale ter em mente o que a política de viagens corporativas estabelece como regra para os deslocamentos realizados tanto dentro como fora do território nacional. Depois, é preciso identificar o orçamento disponibilizado pela empresa e qual é o nível de economia esperado em cada transação. Por fim, deve-se descobrir quais são as necessidades e os anseios de cada colaborador que se deslocará e, dentro das possibilidades, negociar com os fornecedores para que as demandas desses funcionários sejam atendidas, desde que isso não prejudique os planos, os objetivos e o orçamento da empresa.

Com o passar do tempo, tendo como base a análise dos relatórios e históricos de viagens, será possível identificar certos padrões de compras e reservas que poderão se tornar um atrativo a mais para fazer negócio sempre com os mesmos fornecedores. O consequente estreitamento das relações com esse contato mais frequente pode facilitar a obtenção de descontos e melhores condições.

Aproveite a ajuda de quem realmente entende do assunto

Se seu objetivo é ser capaz de fazer com que a empresa economize grandes quantias nas viagens corporativas, uma das melhores estratégias consiste em buscar ajuda de quem mais entende do assunto: organizações especializadas na gestão de viagens corporativas. Mediante uma detalhada análise do perfil do negócio, esses especialistas são capazes de fazer com que o orçamento seja gasto de modo otimizado, permitindo o alcance de excelentes resultados. Economia com ganhos? O que ainda está esperando para entrar em contato?

Agora comente aqui e nos conte se ainda ficou com alguma dúvida pendente sobre o assunto! Compartilhe seus questionamentos conosco e enriqueça a discussão!

Sobre o autor

Formado em Administração de empresas e MBA em marketing, possui 15 anos de experiencia no mercado de viagens e ampla vivencia internacional.

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