Usados cada dia mais como ferramentas estratégicas, os eventos corporativos estão em alta. Quando bem estruturados, são extremamente poderosos para alavancar a marca, fidelizar clientes, melhorar a imagem da empresa, aumentar o engajamento e a produtividade de colaboradores, entre inúmeros outros benefícios.
Por outro lado, para que todas essas vantagens sejam, de fato, uma realidade, é essencial que a gestão de eventos da empresa esteja muito bem estruturada. Veja algumas dicas neste artigo e coloque em prática!
Soluções para melhorar a gestão de eventos da empresa
Já existem diversas ferramentas que podem ser usadas na gestão desses eventos, possibilitando uma melhor organização e, consequentemente, uma significativa melhora na imagem da empresa durante a divulgação e a execução do seu evento corporativo.
Quer conhecer algumas delas? Veja a lista:
- Digitalização da venda de ingressos;
- Uso de streaming;
- Controle logístico digital;
- Informações em tempo real;
- Disparo de e-mail marketing;
- Estratégias pós-evento;
- Análise precisa de indicadores.
Agora veja mais detalhes sobre cada uma!
1. Digitalização da venda de ingressos
Caso o evento esteja estruturado para que os interessados tenham que realizar inscrições e comprar ingressos (como congressos e simpósios, por exemplo), digitalizar essa função é algo quase primordial. Além do controle das vendas se tornar muito mais fácil e eficiente, ao liberar a compra on-line, a chance de aumentar o número de convidados é bem alta.
Usando uma plataforma robusta, criada especificamente para esse fim, a gestão de eventos da empresa solucionará muito mais rápido absolutamente tudo referente às inscrições e à venda de ingressos para a ação.
Entre as principais funções disponíveis estão: configurar preços e datas de lotes, gerenciar listas de espera caso os ingressos se esgotem, ter acesso a listas com os dados de cada participante e programar disparos de e-mails de maneira automática. Facilidade para a empresa e também para quem compra!
2. Uso de tecnologias de streaming
Com o processo de democratização da internet e o fácil acesso a dispositivos móveis, o uso de vídeos em tempo real por meio do streaming já é uma realidade em todo tipo de evento.
Com esse recurso, é possível ampliar de forma significativa o alcance do evento, permitindo até que quem não tenha comparecido possa ter acesso a conteúdos, palestras, mesas redondas e discussões promovidas durante a iniciativa, até mesmo ao vivo.
Além disso, muitas dessas ferramentas também permitem o compartilhamento das transmissões, o que aumenta ainda mais o leque de impacto da ação.
3. Controle logístico digital
Todo gestor de eventos corporativos conhece a montanha de questões que devem ser levadas em consideração, controladas e planejadas para que tudo saia de acordo com o esperado.
Por isso, é cada vez maior o número de empresas que têm investido na digitalização do controle logístico de seus eventos por meio de ferramentas criadas especificamente para esse fim. Com esses recursos, é possível centralizar absolutamente tudo relacionado ao evento em um só lugar, ao alcance de um clique.
Além do mais, a gestão de eventos consegue cruzar dados de maneira precisa, o que facilita muito o controle de prazos, pagamentos, custos e comunicação com fornecedores e equipe.
4. Envio de informações em tempo real
Outra estratégia que vem se revelando como uma excelente ferramenta de fidelização e melhoria da imagem da empresa é o envio de informações em tempo real aos participantes do evento.
Como isso é possível? Criando um aplicativo próprio ou enviando e-mails e mensagens. Assim, fica muito mais fácil e rápido avisar os convidados sobre o horário da próxima palestra, sobre alterações de último minuto ou quaisquer surpresas.
Outro detalhe interessante que pode ser adicionado a essa estratégia é o uso de QR Codes! Eles são fáceis de criar e agilizam demais qualquer contato digital dos convidados com as iniciativas em tempo real.
4. Envio de informações em tempo real
O e-mail marketing chegou para ficar. Além de ser uma estratégia comprovadamente eficiente, ela vem se expandindo em diversos setores empresariais. Portanto, ele não só pode como deve ser utilizado na hora de divulgar seu evento!
Por meio de uma plataforma especializada, é possível criar listas de participantes do evento e enviar informações, lembretes e até mesmo conteúdos ricos relacionados ao tema da ação. Isso reforça a imagem da empresa, cria autoridade e ajuda a ampliar o alcance de divulgação.
Só tome cuidado para não exagerar na quantidade, ok?
6. Criação de estratégias pós-evento
Pode anotar aí: tão importante quanto realizar um evento de sucesso é criar estratégias de relacionamento pós-evento. É isso mesmo! É simplesmente imprescindível manter a força da conexão entre empresa e convidados mesmo após o término da ação.
Com esse objetivo, invista em e-mails bem estruturados, agradecendo pela presença dos participantes, pedindo feedbacks e oferecendo conteúdos de qualidade. Dessa maneira, seu compromisso com a excelência será reforçado, e deixará os convidados muito mais antenados e ansiosos pelo próximo evento!
7. Análise precisa de indicadores
Para melhorar a imagem da empresa com uma boa gestão de eventos, outra boa prática é a análise precisa de indicadores. Por meio do uso de ferramentas de logística e de feedbacks de participantes e da própria equipe, é possível traçar e analisar indicadores precisos, que dirão o que deu certo e o que deu errado durante a realização do evento.
Com o tempo, esses indicadores ajudarão a embasar a tomada de decisões e repensar planejamentos, sempre com o propósito de melhorar os processos e aumentar a qualidade das ações. O resultado? Convidados satisfeitos e a imagem da empresa associada a seriedade e profissionalismo.
Gostou de ficar por dentro das melhores soluções de gestão de eventos que alavancarão a imagem da sua empresa? Então continue acompanhando as dicas da Copastur aqui no blog!
