Como reduzir custos da empresa sem deixar de lado a qualidade?

Inflação na casa dos 2 dígitos, taxa de desemprego quebrando recordes, juros em alta constante, redução no crédito e PIB em queda de 3,8%: o Brasil vem mergulhando em uma das piores crises econômicas da sua história. E esse cenário se reflete diretamente na proporção das dificuldades enfrentadas pelas empresas nacionais atualmente. Só no primeiro semestre de 2015, mais de 190 mil organizações fecharam suas portas, o que representa mais de 80% de um universo de 232 mil empresas abertas no período. Os números são bem assustadores, não concorda?

Nesse caso, a lógica é simples: diante da queda nas vendas, reduzir custos passa a ser primordial para manter a empresa de pé enquanto o furacão da retração avança destruindo concorrentes. Mas atenção: por mais que seja necessário enxugar custos, tal processo deve ser feito com inteligência a fim de não comprometer a qualidade. Afinal de contas, esse deslize só aprofundaria ainda mais as dificuldades. E foi com esse desafio em mente que resolvemos trazer no post de hoje algumas dicas sobre como conciliar a racionalização de recursos com a excelência necessária para continuar crescendo, mesmo em momentos de crise. Acompanhe e dê a volta por cima:

Investimento em automatização de processos

Um dos erros mais comuns cometidos pelas empresas em momentos de crise é reduzir custos exatamente em áreas que deveriam receber uma injeção de recursos. A pressão por resultados, as cobranças vindas de níveis superiores de comando e a necessidade de dar respostas rápidas (que impactem o fluxo de caixa e o Demonstrativo de Resultados do Exercício) fazem com que muitos CFOs se desesperem, reduzindo custos equivocadamente em uma tentativa de mostrar algum tipo de evolução em prazos muito curtos. Quer a verdade? É preciso ser seletivo.

A compra de lotes de copos descartáveis e cafezinhos, por exemplo, não é essencial, correto? Por isso, eliminar despesas administrativas desse tipo faz um enorme sentido. Da mesma forma, rever contratos de prestadores de serviços é uma atitude inteligente. Por outro lado, não é nada recomendado cortar investimentos da área de TI, justamente o departamento capaz de prover soluções que automatizem processos, reduzindo o percentual de retrabalhos e a necessidade de contar com mão de obra empregada. Isso sem contar que tais progressos geralmente resultam em um significativo aumento na produção. De fato, soluções de TI são capazes de materializar o mantra do empresário em crise: fazer mais com menos.

Por essas e outras é que os gestores devem buscar um redesenho completo no que se refere a processos, redirecionando recursos de áreas menos essenciais para promover a informatização da empresa. Sobretudo na crise, essa revolução não só é mais que bem-vinda como pode ser absolutamente essencial para a sobrevivência do negócio.

Ampliação do capital sem crédito empresarial

A contração de empréstimos empresariais em momentos de taxas de juros altíssimas pode resultar no atestado de óbito da empresa. Só como forma de exemplo, vale ressaltar que o crédito rotativo de pessoa física, segundo a Proteste, tem alcançado a assustadora marca de 748% de juros ao ano! E a verdade é que, no caso da remuneração do crédito empresarial, os percentuais não são muito diferentes, viu?

No que se refere a finanças empresariais, a recomendação unânime é: não recorra a recursos de terceiros. Afinal, manter a empresa no azul trará vantagem competitiva para que o negócio volte a crescer em um momento de arrefecimento da crise (momento esse em que muitos concorrentes ainda estarão atordoados pelo alto volume de dívidas contraídas). É a velha história de dar um passo para trás para dar dois para frente logo adiante.

Revisão recorrente de processos

De acordo com uma pesquisa divulgada em julho do ano passado pelo Instituto Brasileiro de Economia (IBRE), da Fundação Getúlio Vargas, 82% dos gestores de empresas entrevistados disseram que não pretendiam fazer investimentos em 2015. Mas o mesmo levantamento mostrou, por outro lado, que a crise parece não balançar a estrutura de algumas organizações, que estavam em pleno aumento de produção e com planos de multiplicar os investimentos no ápice das incertezas econômicas.

Por que momentos de retração devastam a maioria das companhias, enquanto outras parecem surfar sem maiores problemas nas ondas do caos? A resposta está na forte cultura de negócios focada em uma gestão de custos mais rígida, própria de negócios que adotam o planejamento e a racionalização de recursos como atividades permanentes e não como possível saída desesperada ao primeiro sinal de queda no faturamento. Lembre-se de que tentar cortar tudo de uma vez, sem estratégia e planejamento, quase sempre culmina em resultados desastrosos.

Por outro lado, as empresas que contam com CFOs mais prudentes, que buscam continuamente controlar os custos da empresa de forma planejada, evitam cortes bruscos e compulsórios, geralmente conseguindo formar um capital minimamente confortável para investir quando os concorrentes apertam os cintos. Afinal de contas, a história está cansada de mostrar que é justamente na crise que muitas empresas alcançam o domínio do mercado.

Implementação de softwares de gestão integrada

Acredite: ainda são muitas as empresas que gerenciam seus estoques por meio de planilhas em Excel ou de aplicações igualmente rudimentares. Mas em uma área de tamanha importância para a redução de custos, a gestão de improviso costuma custar bem caro às empresas. Isso porque o mais antigo conflito de escolha das organizações pode ser traduzido pelo seguinte dilema: não deixar que a organização se veja desabastecida e comprar sempre o mínimo possível para evitar dinheiro parado nos estoques e o risco de deteriorações. Mas como saber o exato volume de insumos necessário no mês seguinte?

Por mais bem treinada que seja sua equipe de suprimentos, é simplesmente impossível fazer essa previsão a olho nu. E é exatamente por isso que muitas empresas de sucesso têm adotado softwares de gestão integrada, que coletam e agregam todas as informações da série histórica de compras, a fim de, por meio de algoritmos, descobrir o exato ponto de pedido, assim como a taxa de giro dos estoques e os níveis de segurança. E o melhor é que o uso de sistemas de informação demanda um investimento facilmente neutralizado pela economia de custos que uma gestão equilibrada de compras trará. E essa é uma ótima forma de reduzir gastos sem impactar na qualidade.

Outra forma de reduzir custos sem deixar de lado a qualidade é apostar na contratação de uma empresa especializada na gestão de viagens corporativas. Profissionalizando esse campo, passa a ser possível conseguir preços muito melhores nos serviços, além de tirar o peso desse planejamento dos ombros dos próprios colaboradores, permitindo que foquem no que realmente interessa: a atividade-fim do negócio! Os resultados vêm principalmente em forma de produtividade e satisfação, que geram renda lá no fim do processo.

E em sua empresa, quais são as medidas adotadas para reduzir custos? Compartilhe suas experiências conosco!

Sobre o autor

Formado em Administração de empresas e MBA em marketing, possui 15 anos de experiencia no mercado de viagens e ampla vivencia internacional.

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