Tecnologia em eventos corporativos: 7 tendências que estão em alta

Imagine realizar um evento com a possibilidade de rastrear os passos dados pelos participantes entre os estandes e o tempo de permanência em cada um deles. A quantidade de dados qualificados gerada seria enorme, trazendo informações extremamente úteis para a elaboração de relatórios e a manutenção de um bom relacionamento pós-evento.

Parece improvável? Nada disso! A cada ano, a quantidade de inovações tecnológicas disponibilizada no mercado só cresce, sendo que o emprego desses recursos de tecnologia para eventos pode ser convertido em melhorias na experiência dos convidados. E é claro que o número de alternativas só aumenta, uma vez que a tecnologia está em constante transformação. Dessa forma, a criatividade e a inovação são favorecidas, gerando feedbacks extremamente positivos.

Ficou curioso para saber quais são os maiores benefícios de usar tecnologia para eventos da sua empresa? Então confira a seguir um apanhado das principais tendências de tecnologia que podem transformar confraternizações, congressos e demais eventos corporativos em ocasiões muito mais interessantes e interativas!

1. Beacons: crachás com geolocalização e geração de dados qualificados

As tecnologias beacon disponibilizam informações aos usuários a partir da configuração de bluetooth de celulares cadastrados por meio de geolocalização. Caso você esteja passando por uma loja que possua esse aparelho de proximidade, por exemplo, pode receber notificações de promoções direcionadas. Assim, a interação entre consumidor e anunciante se torna mais prática e rápida. Suas funções lembram às do QR code, embora apresentem mais possibilidades de uso — como o rastreamento.

Como para usar o beacon era necessário baixar um aplicativo, assim como no caso do QR code, as empresas vêm criando novas tecnologias que permitem sua inserção em crachás de eventos, facilitando o recolhimento de informações valiosas.

Os beacons podem ser aproveitados para automatizar o check-in dos convidados, promover networking, criar banco de dados, gerar relatórios e controlar o fluxo de tráfego dos participantes. Assim, as atividades podem ser rastreadas e as tomadas de decisão se tornam mais precisas.

Os convidados também são beneficiados por conseguirem visualizar rapidamente a programação, incluindo até possíveis mudanças no evento. Também dá para conferir resumos das conferências vistas e receber promoções exclusivas ao passar determinado tempo em um estande.

Pulseiras NFC

Você já reparou que cada vez mais pessoas vêm usando pulseiras de silicone em eventos? Versão mais simples dos beacons, as pulseiras Near Field Communication (NFC) também funcionam pela proximidade entre dispositivos conectados entre si, sendo bastante empregadas para obter informações de tráfego dos visitantes e criar uma espécie de mapa.

2. Totens e realidade virtual e aumentada: interação inusitada e atrativa

Antes criados e disponibilizados apenas para carregamento de smartphones e tablets em eventos, os totens agora apresentam funcionalidades muito versáteis, que possibilitam experiências diferenciadas para os usuários. São ótimas opções para espaços de descanso, como forma de entretenimento. Ao final da interação, é possível obter informações do usuário para entrar em contato posteriormente. Outras alternativas possíveis da utilização dos totens são:

  • quizz interativo;
  • jogo com brindes e promoções;
  • divulgação interativa da empresa e de seus produtos;
  • transmissão simultânea de acontecimentos do evento;
  • repetição de destaques.

É importante que os totens sejam espalhados pelos vários ambientes, evitando assim o acúmulo de pessoas em um único espaço, ao mesmo tempo em que facilita o aproveitamento de cada instante da programação.

Robôs

Outros tipos de totem, mais interativos, são os robôs display. Ao contrário do que muita gente ainda pensa, a interação com robôs não é restrita a filmes de ficção científica. Agora, é possível usá-los a favor do seu evento, seja como recepcionistas ou promotores de venda, por exemplo. Isso é possível por meio de aplicativos personalizados.

O robô display geralmente apresenta formato semelhante ao do corpo humano, possuindo até mesmo um rosto — virtual, claro. Imagine só estar no meio de um evento e ser abordado por um robô convidando para um jogo, ainda entregando brindes ao final da brincadeira! Quer maneira melhor de deixar os participantes do evento encantados com tamanha interatividade?

Realidades virtual e aumentada

Pensando em equipamentos que permitem tornar seu evento mais interativo, podemos citar 2 tecnologias que parecem ter o mesmo significado, mas que, na verdade, apresentam aplicações diferentes: a realidade virtual e a realidade aumentada.

No caso da realidade virtual, o usuário entra em um mundo completamente novo, podendo participar de jogos ou interagir com aplicativos, propiciando uma experiência de imersão totalmente inovadora em cenários diversos.

Já a realidade aumentada possibilita a inserção de objetos e cenas virtuais no mundo palpável, no contexto em que o indivíduo se encontra. Com esse tipo de tecnologia, é possível criar atividades de entretenimento estilo caça ao tesouro, em que o usuário continua a enxergando e ouvindo o mundo real, mas se relaciona ao mesmo tempo com os objetos virtuais.

3. Drones: filmagem do evento sob novas perspectivas

Os dirigíveis voadores (mais conhecidos como drones) estão cada vez mais populares e acessíveis, sem contar que também estão mais fáceis de serem manipulados.

Um drone pode ser usado para filmar o evento de novas perspectivas e transmitir o vídeo ao vivo pelas redes sociais, por exemplo. Esse tipo de filmagem só valorizará sua iniciativa, impactando positivamente os participantes.

Para usar o equipamento, há a opção tanto de contratar empresas especializadas que oferecem o serviço completo quanto de alugar drones. Se sua empresa achar interessante, também pode comprar um drone e treinar alguém da equipe para operá-lo. Com isso, não tenha dúvida de que as filmagens dos eventos ficarão bem mais dinâmicas e divertidas.

4. Decoração hi-tech: luzes que interagem com os convidados

Em vez de gastar uma montanha de dinheiro com objetos, flores e outros adornos tradicionais, que tal fazer o que se chama de decoração hi-tech? A projeção mapeada, por exemplo, ajuda a lançar imagens nas paredes, sobre o piso e no teto, com essas imagens interagindo com os movimentos das pessoas. Dessa forma, você consegue exibir imagens em planos diferentes, além da possibilidade de refleti-las em espaços com obstáculos, como portas e biombos.

Depois do sucesso do uso desse tipo de projeção nas Olimpíadas 2016, as organizações passaram a investir pesado na inovação, criando projeções incríveis alinhadas com o propósito dos eventos. O mais interessante é que é possível personalizar tudo de acordo com o tema, o que facilita a manutenção da identidade visual. Sem contar que esse tipo de decoração não só é ecologicamente correta como encanta os convidados!

Outro tipo de equipamento de decoração hi-tech é o piso interativo. Com diferentes tipos de ilustração, os transeuntes conseguem interagir com as imagens a partir de seus movimentos. Caso a escolha seja por uma simulação de campo de futebol, por exemplo, ao pisar na bola, ela se desloca, sendo possível até fazer gols. Caso represente um aquário, cardumes de peixe se deslocam de acordo com as pegadas dos convidados.

5. Plataformas digitais: rapidez e praticidade ao divulgar informações

Redes sociais

As possibilidades oferecidas pelas redes sociais só aumentam — além de serem constantemente melhoradas. Por isso, é preciso estar em constante atualização para saber qual é a febre do momento de modo a não acabar usando ferramentas já obsoletas, que não produzirão engajamento.

No Instagram, por exemplo, a equipe de comunicação da empresa pode fazer uma live do evento ou postar pequenas pílulas de vídeo nos stories sobre a percepção dos convidados em relação às palestras e demonstrações. O uso de hashtags específicas continua sendo uma boa pedida para gerar visibilidade para a iniciativa.

A equipe de comunicação da empresa também pode lançar um perfil do evento nas redes sociais para permitir a publicação de textos rápidos, fotos e vídeos. Providencie um fotógrafo para percorrer os ambientes e fazer os registros oficiais. Já os posts dos participantes podem ser replicados. Isso dá um up na divulgação do evento e promove a interação entre os participantes.

Hotsite

A criação de sites simples e objetivos para a divulgação dos eventos corporativos tem se mostrado uma estratégia com resultados muito positivos, como obtenção de maior relevância nos buscadores.

Assim, as principais informações do evento são reunidas em uma página de navegação intuitiva e de simples entendimento, permitindo que o visitante acesse tudo o que precisa saber em uma única plataforma. É possível, dessa forma, otimizar o número de inscrições e melhorar a divulgação.

Não se esqueça de que é necessário que o hotsite seja responsivo e mobile friendly, sem conteúdos que demorem demais a carregar nos dispositivos móveis.

E procure investir na valorização da identidade visual do evento, abusando de fontes e imagens chamativas para prender o olhar de quem acessa o site. Insira informações sobre palestrantes, divulgue mapas do local, permita a realização rápida de inscrições, apresente patrocinadores, dê dicas de hotéis e restaurantes próximos e até crie um blog com posts valiosos.

Notificações push

Aquelas mensagens que aparecem na tela inicial do celular podem ser direcionadas de maneira útil para quem participa de um evento. Caso você decida criar um aplicativo da empresa, o uso de notificações push para o envio de promoções imperdíveis ou brindes pode gerar bastante engajamento. O aplicativo pode ser configurado para oferecer determinada promoção ou brinde para as X primeiras pessoas que clicarem na mensagem, proporcionando envolvimento de qualidade, sem intromissão ou incômodo.

Caso queira atingir só certos grupos ou apenas uma pessoa, basta configurar o app corretamente e personalizar a mensagem, tornando-a relevante para o destinatário. Quer chance melhor para usar técnicas de marketing one to one?

6. Holograma: palestrante presente sem realmente comparecer

Tecnicamente falando, os hologramas são imagens tridimensionais que contêm dados da intensidade e da fase da radiação refletida, difratada ou transmitida por objetos ou pessoas fotografados. Explicando melhor: é uma espécie de imagem ou vídeo em formato 3D.

Um palestrante importante perdeu o voo ou teve algum imprevisto? É possível que, ainda assim, ele consiga participar do evento sem nenhum prejuízo para a organização! Por meio da projeção holográfica, é como se a pessoa estivesse realmente ali. A partir de hoje, então, esqueça os problemas técnicos causados por transmissões simultâneas.

E não há limites para as ideias. Sua empresa pode projetar o presidente da corporação com uma mensagem importante ou até contratar uma celebridade para repassar mensagens, promover engajamento ou simplesmente entreter o público. Basta usar a imaginação e escolher uma empresa especializada no assunto!

7. Tablets e impressora 3D: de cardápio a brindes exclusivos

Que tal substituir os cardápios ou os blocos de anotações por tablets? Dependendo do tamanho do evento, é possível fazer essa substituição, tornando a experiência dos participantes ainda mais interessante. Inserir fotografias de qualidade das refeições disponíveis no cardápio, por exemplo, é uma boa ideia para aguçar os sentidos dos convidados. Você ainda pode aproveitar para reforçar a imagem da empresa, criando planos de fundo com a identidade visual da organização.

Também é possível entregar tablets como brindes especiais, com um aplicativo da empresa já instalado, ou disponibilizar os equipamentos aos participantes apenas durante o evento. Para isso, não é preciso necessariamente comprar uma quantidade exorbitante de aparelhos, pois existem empresas que os alugam, sabia?

Já se o objetivo é inovar de verdade, por que não presentear os participantes do evento usando um equipamento bastante moderno e que atiça a curiosidade de qualquer um? A impressora 3D pode atuar dessa maneira, além de apresentar a possibilidade de se transformar em uma atração à parte.

Como a impressão de um protótipo demanda um tempo considerável, o ideal é fazer várias cópias do item escolhido para distribuição, enquanto o equipamento realiza a demonstração. As cópias podem ser feitas de gesso, a partir de uma impressão, reduzindo custos.

Pronto para planejar um evento corporativo inovador? É preciso lembrar que o uso da tecnologia em eventos corporativos é mais que inusitado. Na verdade, trata-se de atualização. Afinal, tais recursos permitem um número gigantesco de combinações que podem transformar simples eventos corporativos em momentos absolutamente memoráveis. É possível transmitir melhor as mensagens e, consequentemente, cumprir os objetivos da empresa com as pessoas efetivamente indo ao encontro do comportamento de hiperconexão tão difundido nos dias de hoje.

Na prática, estamos todos tão cercados pela tecnologia que o esperado é que ela esteja presente em todos os cantos. Empresas antenadas com essa nova realidade não devem perder a oportunidade de impactar a experiência de seus stakeholders com o que há de mais moderno no mercado.

Ficou animado com tantas possibilidades de uso da tecnologia para eventos e quer começar a utilizá-las o quanto antes, possibilitando experiências cada vez mais modernas e impactantes aos participantes? Nós podemos ajudar! Entre em contato conosco e descubra quais tecnologias se encaixam melhor no objetivo do seu evento corporativo!

Sobre o autor

Formado em Administração Pública pela Unesp e Pós Graduação em Administração e Gestão de Eventos pelo Senac SP, Alexandre Kida é responsável pela área de eventos & incentivos na Copastur. Com experiência de 17 anos na área, é apaixonado pelo que faz, compromissado com a excelência na entrega dos serviços e satisfação plena dos clientes.

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