A consultoria em viagens corporativas pode ser considerada uma decisão estratégica de como a empresa planeja, aprova, compra e acompanha as viagens, identifica desperdícios, falhas de integração e riscos. Na prática, ela ajuda a controlar custos e processos com base em dados confiáveis, sem perder de vista a experiência de quem viaja antes, durante e depois da experiência.
Os desafios da área são conhecidos pelos gestores: crescimento os gastos, processos desconectados, dificuldade de negociação e sistemas que não conversam entre si. A missão deste artigo é mostrar que uma visão especializada é fundamental para alinhar as necessidades das viagens aos objetivos financeiros das empresas.
Por que a gestão de viagens vai além de negociar tarifas?
De acordo com a pesquisa Business Travel Index, da GBTA, a previsão para 2026 é que os gastos com viagens corporativas cheguem a US$1,71 trilhão — aumento de 7,2% em relação a 2025 —, enquanto o volume de viagens deve subir apenas 1,3%, chegando a 1,84 bilhão.
Esses dados evidenciam que os gastos com viagens corporativas podem aumentar em um ritmo mais acelerado do que os deslocamentos em si. Por isso, avaliar a relação entre custo e a necessidade de cada viagem é ainda mais relevante.
O menor preço nem sempre representa o melhor custo. Para avaliar os valores, é preciso considerar fatores como o contexto da viagem, riscos associados, regras da empresa e a produtividade do viajante. Optar pela tarifa mais econômica pode comprometer a logística e o planejamento, com despesas extras e maior tempo de deslocamento.
Assim, a gestão de viagens corporativas da empresa deve considerar que a experiência total da viagem vai influenciar as condições de realizar o trabalho e a satisfação do colaborador.
O que faz uma consultoria em viagens corporativas?
Na Biosfera Copastur, a consultoria em viagens corporativas integra visão estratégica, especialistas, tecnologia, inteligência de dados e atendimento humano. O trabalho começa por um diagnóstico completo, que abrange planejamento, contratação, acompanhamento e administração dos deslocamentos profissionais. A partir dele, identifica oportunidades de melhoria e indica mudanças em processos, negociações, políticas e indicadores.
Primeiro passo: diagnóstico
Entender como a operação de viagens corporativas funciona na prática é o ponto de partida: fluxo de solicitações e aprovações, critérios de compra, reembolsos, adesão à política de viagens e relação com fornecedores.
Com esse mapeamento, é possível identificar gargalos, situações de retrabalho, despesas que podem passar despercebidas e possibilidades para padronização.
Política de viagens corporativas
Ter uma política de viagens corporativas é fundamental para criar um processo que estabeleça regras para reservas, aprovações, hospedagens, transporte e despesas no geral. No entanto, deve ser clara, estar relacionada aos objetivos da empresa e ser aplicável à rotina das pessoas colaboradoras.
Existe uma diferença importante entre formalizar e aplicar uma política. O estudo Radar Business Travel 2026, feito pela VOLL em parceria com a PANROTAS, mostra que 85% das organizações têm uma política formal de viagens, mas apenas 56% possuem aderência efetiva.
Essa pesquisa reforça que política não é apenas criar regras, mas também acompanhar sua aplicação, entender eventuais desvios e estabelecer processos que facilitem seu cumprimento. O trabalho da consultoria em viagens corporativas, nesse caso, é verificar a governança da operação.
Quando a empresa precisa de apoio especializado?
Nem todos os problemas de gestão de viagens corporativas são possíveis de identificar rapidamente. Muitas vezes, se acumulam a ponto de dificultar a descoberta do que está causando a alta dos gastos ou comprometendo a eficiência do processo.
Alguns sinais que ajudam a perceber o momento de procurar uma consultoria especializada:
- Gastos que crescem sem que a empresa perceba com clareza quais são os motivos;
- Sistemas diferentes e com pouca integração para administrar reservas, despesas e aprovações;
- Dificuldade para acompanhar os gastos por área;
- Falta de informações consolidadas para avaliar e negociar contratos;
- Baixa adesão às políticas de viagens corporativas;
- Dificuldade para agir diante de imprevistos.
Como melhorar custos, processos e governança?
Essa resposta vai depender de uma análise que não só compare tarifas, mas também entenda os padrões de consumo, as necessidades do viajante e fatores que podem influenciar as despesas para, assim, encontrar oportunidades sustentáveis.
Dados para negociar com fornecedores
Para abrir oportunidades de negociação com fornecedores — como companhias aéreas e hotéis —, é importante ter dados sobre histórico de compras, frequência de deslocamentos, destinos recorrentes e padrões de hospedagem. Com tudo organizado, a empresa pode avaliar melhor se os contratos atendem suas necessidades e elaborar critérios mais objetivos para negociar.
Processos e informações integrados
O estudo Radar Business Travel 2026 traz outro dado importante: 44,1% das empresas pesquisadas operam com sistemas desconectados de viagens e despesas. Este cenário mostra que conectar os dados é fundamental para aumentar a visibilidade dos gastos e diminuir a fragmentação das informações.
Decisões orientadas por indicadores
Acompanhar indicadores permite entender o desempenho da operação, identificar desvios e avaliar se as mudanças estão de acordo com os objetivos da organização. Mais adiante, listamos quais métricas acompanhar e como interpretá-las.
Por que integrar tecnologia, dados, atendimento e segurança?
Uma gestão de viagens corporativas inteligente depende da capacidade de integrar informações, processos e pessoas. Enquanto as ferramentas digitais ampliam a visibilidade da operação e facilitam tarefas recorrentes, consultores especialistas ajudam a interpretar cenários e a orientar decisões.
A tecnologia é um excelente recurso para automatizar etapas e acompanhar despesas. Com o SuperApp C+, por exemplo, reservas, despesas, mobilidade e alertas ficam reunidos em um único aplicativo. Já as soluções de Analytics e Business Intelligence (BI) transformam dados operacionais em indicadores que apoiam o planejamento e a gestão financeira.
No entanto, algumas situações não dependem de fluxos automatizados para serem resolvidas. Questões inesperadas, necessidades específicas ou ocorrências que envolvem a segurança dos viajantes podem exigir atendimento humano e coordenação entre equipes.
Por isso, a gestão integrada acompanha toda a operação, do planejamento à resolução de imprevistos, e combina recursos tecnológicos, inteligência de dados e suporte especializado conforme as necessidades de cada empresa.
Segurança e cuidado com quem viaja
Do planejamento ao acompanhamento da viagem, a segurança deve fazer parte de todo o processo. Conhecer os deslocamentos, estabelecer canais de suporte e definir procedimentos para situações inesperadas são medidas importantes para cuidar do viajante.
A Biosfera Copastur possui uma solução voltada para a gestão de riscos em viagens corporativas: o C+ TripCare. Com apoio de uma inteligência artificial, a plataforma reúne recursos de monitoramento e suporte especializado para identificar situações de atenção e orientar decisões para proteger as pessoas em deslocamentos nacionais e internacionais.
Além disso, o atendimento 24 horas para viagens corporativas também é uma medida de segurança. A Copastur 24Ours atua 24 horas por dia, todos os dias da semana, para apoiar o viajante diante de alterações e imprevistos. Para executivos com agendas complexas e necessidades específicas, a iLume Concierge oferece suporte personalizado e, nas viagens internacionais, a PassForAll cuida da assessoria documental e migratória.
Como a experiência do viajante se relaciona à satisfação profissional?
Uma viagem corporativa é mais do que o deslocamento entre dois pontos, envolve também a experiência de quem viaja. Todos os detalhes do planejamento da viagem influenciam a vida de quem precisa cumprir uma agenda profissional longe de casa.
Um estudo da GBTA Foundation em parceria com a Sabre, divulgada em 2022, aponta que 71% dos viajantes corporativos da América Latina afirmaram que a experiência de viagem influencia muito sua satisfação profissional. Além disso, 66% disseram que a política de viagens é um fator importante para avaliar um potencial empregador.
Os números refletem a percepção dos entrevistados e, por isso, não comprovam, isoladamente, que a consultoria aumenta a retenção de talentos ou a produtividade. Ainda assim, ajudam a dimensionar o fator humano das viagens corporativas. Uma viagem bem planejada, com suporte diante de imprevistos, contribui para que o profissional chegue ao destino preparado para cumprir seus compromissos.
Como medir os resultados da gestão?
Para saber se as mudanças funcionam, é preciso ter indicadores. Portanto, o ideal é definir uma base de comparação antes de qualquer ação e acompanhar um bom conjunto de métricas como:
- Eficiência financeira: evolução dos gastos, custo por viagem e desempenho das negociações;
- Eficiência operacional: tempo para aprovações, número de retrabalhos e agilidade nos reembolsos;
- Governança: adesão à política de viagens, cumprimento dos fluxos de aprovação e rastreabilidade das despesas;
- Experiência do viajante: facilidade para fazer reservas, acesso ao suporte e percepção sobre os serviços utilizados;
- Segurança: capacidade de acompanhar itinerários, comunicar orientações e responder ocorrências.
É importante que os indicadores sejam interpretados de acordo com o perfil de cada operação e comparados por períodos equivalentes, considerando fatores como taxa de câmbio, sazonalidade, mudança nos destinos e alterações no volume de viagens. Assim, a empresa poderá distinguir as oscilações de mercado dos efeitos das mudanças na gestão.
Como a Copastur conecta estratégia e execução?
A Biosfera Copastur atua como parceira de negócios na gestão de viagens, e não somente como uma fornecedora de serviços. A consultoria e a gestão de viagens corporativas reúnem diagnóstico, governança, revisão de processos, negociação com fornecedores e acompanhamento de indicadores.
A partir dessa visão, combina-se tecnologia, inteligência de dados e atendimento humano de acordo com os objetivos de cada cliente — nunca como soluções isoladas.
O resultado é um equilíbrio entre metas financeiras com a segurança e a experiência de quem viaja. Para saber como essa abordagem funciona na prática, vale consultar os cases de sucesso da Biosfera Copastur.
FAQ – Perguntas frequentes sobre consultoria em viagens corporativas
O que é consultoria em viagens corporativas?
É um serviço especializado que diagnostica a forma como a empresa organiza suas viagens e recomenda melhorias em política, processos, governança, tecnologia, negociação com fornecedores e acompanhamento de indicadores. O foco é dar mais controle e visibilidade à operação sem perder de vista a experiência do viajante.
A consultoria em viagens corporativas reduz custos?
Ela pode ajudar a identificar oportunidades de economia e a reduzir desperdícios, mas o resultado depende do ponto de partida da empresa, do perfil das viagens, da política adotada e da adesão dos viajantes. Por isso, não há percentual de economia garantido: o ganho precisa ser medido caso a caso.
Qual é a diferença entre consultoria e agência de viagens corporativas?
A agência executa serviços como reservas, emissões e atendimento. A consultoria analisa a operação e orienta decisões estratégicas, como revisão de política e estratégia de negociação. Na Copastur, as duas frentes se conectam para que a estratégia chegue à execução.
Quando vale a pena contratar uma consultoria?
Quando os gastos crescem sem explicação clara, os dados estão fragmentados, a política tem baixa adesão, a negociação com fornecedores não se apoia em informações consolidadas ou a operação está se expandindo e ficando mais complexa.
O que é uma política de viagens corporativas?
É o conjunto de regras que define como as viagens a trabalho são solicitadas, aprovadas, contratadas e comprovadas, incluindo limites, exceções e responsabilidades. Para funcionar, precisa refletir a realidade do negócio, ser bem comunicada e ter a adesão acompanhada por indicadores.
Por que o atendimento 24 horas é importante em viagens corporativas?
Porque imprevistos como alterações de voo, mudanças de hospedagem e situações de emergência não respeitam o horário comercial. Um canal de atendimento disponível a qualquer hora ajuda o viajante a resolver o problema com rapidez e reduz o impacto sobre a agenda e sobre a operação da empresa.
Converse com um especialista para identificar oportunidades de evolução na gestão de viagens da sua empresa.
