Planejamento estratégico: o que a empresa deve levar em consideração?

O mercado está em constante mudança e o planejamento estratégico é um recurso fundamental para que as companhias sejam mais competitivas. Todas as decisões são importantes, e é melhor que sejam tomadas com base em estratégias adotadas e claramente definidas para melhorar as operações e assim enfrentar os desafios atuais.

O planejamento estratégico ajuda a definir corretamente cada passo que precisa ser dado. Com isso, aumenta a taxa de acertos e minimiza-se a necessidade de ajustes em função de erros que poderiam ter sido evitados. A curto prazo, já rende benefícios. A médio e longo prazo, torna sua empresa capaz de dar maiores saltos e ganhar mais espaço.

No mundo corporativo, o planejamento facilita a gestão da companhia, auxilia na tomada de decisões e norteia os objetivos e estratégias que precisam ser desenvolvidas para que cada meta seja cumprida. É um conceito base do empreendedorismo.

Para tanto, é necessário pensar em como usar os recursos disponíveis para produzir mais, seja em relação aos funcionários em si ou à empresa como um todo. Neste sentido, independentemente do prazo, cabe aos executivos da empresa fomentar a criação de um plano estratégico onde figurem todos os objetivos da companhia.

No artigo de hoje, vamos falar exatamente sobre alguns aspectos que precisam ser levados em conta na hora de pensar em planejamento estratégico. Vamos adiante?

Afinal, o que é um planejamento estratégico?

Para falar de uma forma simples, o planejamento estratégico define o que esperar do futuro da companhia. E como todo plano, precisa ser detalhado para que as etapas sejam bem pensadas e executadas, sempre contando com os recursos disponíveis para atingir os objetivos.

De fato a relevância do planejamento estratégico está determinada pelo seu impacto no empreendimento e no processo de tomada de decisões. O plano, ou planejamento, serve como norteador para deixar claro como proceder frente a desafios, é uma espécie de guia para todas as outras ações que a companhia executa.

Além disso, é importante citar que o planejamento estratégico tem a capacidade de fornecer orientações globais para a gestão de toda a organização e, ainda assim, direcionar de forma específica os subsetores existentes, como marketing, vendas, recursos humanos, entre outros. O que o planejamento faz é manter todas as ações pontuais alinhadas com os objetivos comuns.

Como formato, o planejamento pode ser materializado como um documento que busca ilustrar qual será a estratégia da companhia em um determinado período de tempo. Como complemento, quem são os responsáveis por setores e ações concretas: gerentes, coordenadores de área, diretores, etc.

O planejamento estratégico deve ser quantitativo e definir os números a atingir, deve ser descritivo e indicar a forma como desenvolver as ações necessárias e, por fim, precisa indicar o tempo em que cada passo deve ser dado para que os objetivos globais sejam materializados.

O planejamento estratégico deve estar baseado em três pontos principais:

Objetivos: Um objetivo é um fato que não depende diretamente do empreendimento, está formado por uma equação do tipo quantidade + tempo, exemplos:

  • Atingir um faturamento X nos próximos 12 meses;
  • Aumentar a rentabilidade em X% nos próximos 6 meses;
  • Aumentar X% a participação no mercado até dezembro do ano corrente.

Objetivos generalistas e pouco precisos não fazem parte da equação, digamos. Quando estabelecemos que é preciso “atualizar as máquinas” ou “melhorar os benefícios pagos” não estamos indicando quanto nem quando cada uma dessas aspirações teria espaço para tornar-se realidade.

Políticas: O termo faz referência à conduta da companhia e serve para orientar suas ações durante o tempo. Tem mais a ver com o comportamento e funcionamento de algumas operações, como por exemplo:

  • Criar uma política de cobrança em 30 dias e pagamentos em 90 dias;
  • Incorporar critérios como a necessidade de experiência prévia de “no mínimo 2 anos” para contratar novos recursos humanos;
  • Definir uma política de participação nos lucros para os funcionários da empresa.

Há vários parâmetros sobre os quais é possível definir a postura da empresa. A política da contabilidade, do atendimento ao cliente, dos recursos humanos, imagem corporativa, divisão de dividendos e outras mais.

Ações: Uma ação é um fato que depende diretamente da companhia, e que, geralmente, é executada para que seja possível atingir os objetivos determinados no planejamento, reforçar o respeito pelas políticas definidas ou materializar as estratégias globais da instituição. As ações são realizáveis, como podemos ver nestes exemplos:

  • Promover um evento sobre novos produtos;
  • Lançar uma campanha publicitária via TV Corporativa;
  • Criar o manual de conduta interna para melhorar a linha de montagem.

As ações costumam ser agrupadas de uma forma que permita identificar a origem e sua finalidade. Dessa maneira, é possível classificar e organizar sua execução e entender como contribui para um objetivo definido no planejamento estratégico, seja uma política da empresa ou uma ação pontual.

O objetivo a ser alcançado pela empresa

Todo planejamento estratégico requer a definição de objetivo. Como dissemos, os objetivos devem ser interpretados como um resultado determinado, atingido em um período específico de tempo. Os objetivos cumprem um papel importantíssimo no planejamento estratégico: quando sabemos o que é preciso ser feito e em quanto tempo, podemos começar a executar ações.

Os objetivos, assim como o planejamento estratégico, precisam estar relacionados com as necessidades reais do negócio. Assim, devem ser definidos de forma realista e executável. Além disso, também definem os desafios a serem vencidos.

Para classificar os objetivos, poderíamos dividi-los de três maneiras: de acordo com sua natureza, forma e prazo. A natureza faz menção à especificidade: gerais ou pontuais. A forma se refere à classificação em relação à quantidade ou à qualidade; o prazo indica em quanto tempo o mesmo deveria ser atingido, se de curto, médio ou longo prazo.

Um objetivo está relacionado com o que se busca, é o alvo que precisa ser atingido. Exatamente por isso, precisam ser definidos claramente para que possam ser identificadas as ações correspondentes em todos os níveis: investimentos necessários, recursos humanos, infraestrutura, entre outras necessidades para que se cumpram.

Uma boa forma de encarar a definição dos objetivos é usar a metodologia SMART. A sigla faz referência a:

  • S: Specific/Específico;
  • M: Measurable/Medível;
  • A: Attainable/Atingível;
  • R: Relevant/Relevantes;
  • T: Time-Related/Com um tempo definido.

Especificidade: É fundamental definir objetivos que expressem exatamente o que se busca. Quanto mais específico seja, mais fácil para que a equipe compreenda o mesmo e, com isso, simplifica-se a busca de estratégias para que seja atingido.

Métricas: Um objetivo pode ser medido quando definimos as variáveis que indicam se foram atingidos ou não. Um problema recorrente é a definição de objetivos sem que se precisem as quantidades e tempos relacionados, como saber se os objetivos foram atingidos se não temos como medir?

Atingíveis: Esse item faz referência à factibilidade de um objetivo. Ou seja, é preciso considerar o esforço, tempo, custo e outras variáveis para saber se os mesmos são viáveis. Objetivos inalcançáveis desestimulam as equipes e causam o efeito contrário ao esperado: não são realmente levados a sério e criam uma impressão de incapacidade.

Relevância: Os objetivos definidos são realmente relevantes para a sua companhia? Além das outras variáveis citadas até agora, a relevância é fundamental para não dedicar tempo e esforços a metas que não tenham impacto real na hora de evoluir. Em outras palavras, é preciso priorizar os aspectos mais importantes do seu planejamento estratégico

Temporalidade: Se definimos um objetivo, mas não indicamos o prazo para cumpri-lo, este objetivo não tem sentido. Os prazos são importantes para que as equipes possam se planejar e orientar seus esforços adequadamente. A factibilidade também é afetada pelo tempo. Há aspectos que podem ser conquistados com mais ou menos tempo.

O contexto da economia atual

Como todos sabemos, o momento atual da economia não é exatamente o melhor. Contração de alguns setores, diminuição nos investimentos, crescimento irrisório, entre outros fatores, marcam o panorama do Brasil atualmente.

De fato, o Brasil parou de crescer desde 2012. Somente agora, em 2017, o PIB, por exemplo, dá sinais de recuperação. A expectativa é que o período de recessão tenha fim este ano e as projeções apontam que o Produto Interno Bruto se situará na casa do 0,5%.

Pois é exatamente em momentos de crise quando é necessário procurar novas saídas e oportunidades, sempre tem alguém que cresce durante períodos de dificuldade. É hora de buscar oportunidades e se superar. Entenda que sobreviver não é um desejo, é uma necessidade.

Os momentos de crise são particularmente propícios para a inovação. As dificuldades supõem desafios que precisam ser vencidos para rever cenários desfavoráveis. Seu negócio depende disso e, se você ainda não considerou a possibilidade, pode começar a criar programas de estímulo aos funcionários e colaboradores, aproximar a equipe e apostar em motivação dos quadros (vamos falar mais sobre isso ainda neste artigo).

Por isso, é importante dedicar tempo e esforços ao planejamento estratégico. Períodos de instabilidade financeira praticamente demandam que seu empreendimento se organize de forma eficiente. As medidas que sua companhia vai tomar têm que considerar o momento econômico desfavorável, assim como as oportunidades que surgem deste tipo de contexto.

Há uma frase que diz que “não é o mais forte que sobrevive, nem o mais inteligente, mas o que melhor se adapta às mudanças”. O pensamento ilustra como é importante pensar ações que permitam a continuidade de nossas atividades. Melhor ainda se pensamos nas questões que devem ser levadas em consideração para tomar as melhores decisões e identificar a necessidade de melhorias em diversos pontos da gestão.

Por exemplo, à contramão da situação econômica brasileira, encontramos setores em crescimento, como o de eventos, que vem se desenvolvendo nos últimos anos e criando oportunidades de negócios. De acordo com a Abeoc (Associação Brasileira de Empresas de Eventos), o segmento cresce, em média, 14% ao ano. Com isso, podemos ver que nem tudo é dificuldade.

As necessidades dos próprios funcionários

Já que citamos o setor de eventos, vale a pena focar um pouco neste segmento para ilustrar um aspecto fundamental que deve ser considerado no planejamento estratégico corporativo: a melhoria da política de relacionamentos da sua companhia.

Uma empresa é mais do que as regras, horários, produtos e funcionamento em geral, ela está composta por pessoas e, como todos sabem, funcionários felizes trabalham melhor, rendem mais e são capazes de inovar quando o ambiente de trabalho é propício e estimula sua participação ativa nos problemas e soluções.

Para isso, seu empreendimento pode criar programas de incentivo como viagens e eventos. As viagens podem ser presenteadas a funcionários destacados e que tenham atingido suas metas em tempo recorde ou proposto alguma solução revolucionária. Já no caso dos eventos, são uma excelente oportunidade para aproximar os funcionários e reforçar a cultura da empresa.

O departamento de Recursos Humanos pode desenvolver este tipo de iniciativa, mas definir parâmetros claros para premiações ou mesmo contribuir para a programação de eventos corporativos. Ou seja, este tipo de estratégia requer tanto planejamento setorial como no caso do planejamento estratégico da empresa como um todo.

Os incentivos, no caso dos prêmios, devem ser planejados de acordo com três parâmetros: engajamento, reconhecimento e recompensas e o ideal é que não fique restrito a um setor em particular e sim seja capaz de abranger todo o pessoal que trabalha na sua empresa. Isso cria uma noção de equidade e que todos fazem parte e têm os mesmos direitos e oportunidades dentro da corporação.

Já no caso dos eventos, os responsáveis devem seguir a mesma lógica na consideração dos objetivos: é preciso saber para que será feito o evento e quais são os frutos esperados do mesmo. Instâncias desse tipo são interessantes por permitir múltiplas atividades, anúncios de novidades, desafios em grupo e celebrações.

Fazer com que os colaboradores se sintam à vontade e gostem de estar presentes na sua empresa é fundamental. Os velhos modelos de bater ponto e não ter participação nos rumos da empresa já não funcionam. Para confirmar, basta ver como ambientes de trabalho como os do Google, Facebook e outras empresas acabam estimulando a interação e horizontalidade.

As tendências do mercado específico de atuação

Os eventos corporativos são uma excelente oportunidade para que as companhias melhorem seus relacionamentos com os clientes, colaboradores, parceiros e todos os que, de uma forma direta ou indireta, participem da construção de sua realidade empresarial.

Mesmo assim, as possibilidades não param por aí. Se sua companhia não conta com pessoal qualificado para planejar e executar as iniciativas, mas mesmo assim identificou uma possibilidade de melhoria através de programas de incentivos ou eventos, pode então contar com a assessoria de empresas especialistas no assunto.

Por exemplo, na Copastur, todo o processo de trabalho é pensado para entregar experiências únicas neste tipo de iniciativa. Para dar uma ideia do funcionamento, veja como as estratégias são pensadas:

No caso dos programas de incentivo, em primeiro lugar, define-se o objetivo do plano, posteriormente o propósito é estabelecido para logo entrar na escolha da premiação e enfim avaliar a qualidade do serviço prestado. A ideia é surpreender, superar expectativas e oferecer momentos únicos para os beneficiados.

Os eventos, por sua vez, são inicialmente planejados de acordo com os objetivos e concepção e seguem análises e pesquisas de mercado para logo produzir tudo de acordo com os melhores fornecedores. Ainda são coordenadas todas as necessidades logísticas para traslados terrestres e aéreos e é feito o acompanhamento e coordenação do evento. Por fim, tudo é avaliado através de pesquisas de satisfação e relatórios.

Empresas de automobilismo, montadoras, atacadistas e grandes distribuidores são segmentos que apostam forte nas políticas de incentivo. Quanto maior a companhia, mais importante ainda considerar programas que aproximem as pessoas e mantenham os funcionários unidos em prol de objetivos comuns.

As demandas do público-alvo

Qualquer companhia sabe que é determinante saber para quem se oferecem os produtos, como, e quais são os serviços pelos quais o público se encontra interessado. Sobre este último ponto, é fundamental encarar a identificação das demandas do público como uma tarefa que vai orientar todo o planejamento estratégico da companhia.

Basicamente, um gestor tem que entender em quais produtos deve focar seus esforços para satisfazer as expectativas do público e definir as estratégias do seu negócio. Isso vai além das estratégias de administração internas, é preciso analisar o mercado.

O primeiro passo é conhecer seus clientes para poder desenvolver os produtos adequados e prestar os serviços esperados. Por exemplo, as atividades planejadas para o evento de uma companhia metalúrgica possivelmente diferem dos de uma companhia financeira. De fato, é fundamental entender o contexto para desenvolver as iniciativas mais apropriadas para cada caso.

A partir da análise do perfil dos funcionários, clientes, ou outros envolvidos que tenham lugar nas iniciativas desenvolvidas – eventos, programas de prêmios, atendimento ao cliente, etc – torna-se possível entender suas reais necessidades.

O estabelecimento de metas realistas

A maneira como formulamos as nossas metas é quase tão importante como o conteúdo dos mesmos. Definir as metas adequadas nos ajuda, de forma realista, a atingir o sucesso com menos dificuldades. Neste sentido, é importante definir os pontos a cumprir sempre a partir de uma perspectiva positiva.

Já falamos um pouco disso no item “O objetivo a ser alcançado pela empresa”, mas é importante esclarecer que o rendimento do seu pessoal tem tudo a ver com o que se define como objetivo.

Quando tentamos “pegar o sol com as mãos”, podemos criar uma falsa ilusão de incapacidade, seja nos pequenos hábitos da rotina como na hora de tomar decisões importantes. Aí, entram explicações como “falta de sorte” ou “não era pra ser”, mas a resposta para o problema é muito mais real e tangível do que parece.

A chave reside em refletir como os objetivos pessoais estão relacionados com os de outros departamentos e com a empresa em si, de forma que os funcionários e colaboradores se sintam participantes e interpretem as metas gerais como próprias. Para reforçar a ideia, sua companhia pode seguir algumas regras específicas:

  • Ser positivo;
  • Estabelecer prazos factíveis;
  • Pensar como se já tivesse alcançado a meta;
  • Ser específico;
  • Ter convicção.

A meta difere do objetivo. Poderíamos dizer que as metas são pequenos objetivos desenvolvidos para cumprir um propósito maior. As metas podem ser vistas como a expressão dos objetivos em termos quantitativos e qualitativos. Todos os objetivos estão compostos por metas que, unidas e atingidas, conformam o objetivo final.

Ou seja, um objetivo é a somatória de várias metas e processos. Atingimos nossos objetivos quando materializamos um plano estratégico conformado por etapas menores. O prazo também difere: é mais comum entender as metas como o sucesso em cada passo, normalmente em tempos menores do que o objetivo em si.

A viabilidade dos planos de ação

O Plano de Ação, ou Plano de Atividades, é um dos melhores recursos para começar a executar tudo que foi definido pelo planejamento estratégico. Usa-se para que as tarefas necessárias sejam executadas e nada fique de fora, seja considerar a criação de atas de reunião ou mesmo definir os requerimentos de um projeto em particular.

O plano de ação permite que possamos dar um seguimento ponto a ponto e acompanhar o desenvolvimento como um todo. Assim, sabe-se o que já foi resolvido e quais são as pendências que precisam ser sanadas. É comum criar planos de ação no formato planilha e neste incluir todas as informações relacionadas aos objetivos, metas, etapas, prazos, responsáveis e etc.

O ideal é que o controle possa ser feito de forma simples. O objetivo aqui não é burocratizar o processo e criar uma dificuldade extra, a viabilidade do plano depende de sua funcionalidade. De uma forma geral, o plano deve incluir as seguintes informações:

  • objetivos gerais;
  • lista de atividades necessárias;
  • prazos de execução de cada atividade;
  • orçamento necessário;
  • responsável por cada atividade;
  • objetivos específicos de cada etapa, atividade ou ação;
  • riscos potenciais.

Um plano de ação deve funcionar como um mapa, onde só com visualizar, já temos noção do todo. A partir daí, se o mapa estiver bem feito, fica mais fácil começar a marcar (✓) checked em cada atividade, etapa ou ação requerida.

Esse método permite que muitos aspectos sejam decididos ainda antes do início de cada atividade, o que permite ter um maior índice de resolução e ainda contribui para evitar inconvenientes. Principalmente no momento de buscar soluções a curto prazo, o plano de ação marca a diferença no processo.

Esperamos que este artigo seja útil para você e sua companhia na hora de dar este importante passo: a criação de um planejamento estratégico que vai ajudar a entender o que é importante considerar para melhorar suas operações. Planejar os objetivos contribui para uma melhor comunicação entre os funcionários, proporciona dados para eventuais ajustes e permite que você e suas equipes possam concentrar esforços no que é realmente importante.

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