Como fazer reembolso de despesas em viagens corporativas?

O reembolso de despesas nas viagens corporativas pode causar muitas dúvidas e estresse entre os funcionários e a empresa. Quando o processo não é bem pensado, desgasta o relacionamento entre gestores e subordinados, comprometendo inclusive resultados no longo prazo.

Para não cair nessa armadilha, saiba desde já: tanto a burocracia como a incerteza sobre o que será ou não reembolsado podem dificultar a gestão de pessoas, fazendo com que o negócio possa perder talentos.

Para evitar esse tipo de desgaste desnecessário, é preciso se antecipar. E uma das principais formas de fazer isso é definindo uma política de reembolso que seja clara e prática, além de ser amplamente divulgada a todos os interessados. Quer entender como fazer reembolso em viagens corporativas, de acordo com as diretrizes da CLT e com boas práticas do mercado? Então, confira as nossas dicas!

Qual é a importância das políticas de reembolso em viagens corporativas?

As políticas de reembolso oferecem uma proteção legal para a empresa e para o trabalhador. Elas ajudam a organizar e tornar a viagem corporativa mais segura para todos os envolvidos, colaborando com o registro das informações mais importantes da viagem e alinhando-a com a política orçamentária da companhia.

Uma boa política de reembolsos facilita o controle periódico, bem como o levantamento de estatísticas da viagem para planejamentos futuros. Ela também colabora para melhorar a relação entre o colaborador e a empresa, deixando-a mais transparente. Mais esclarecidos sobre os serviços de assistência aos quais têm direito, os funcionários ficam mais seguros, o que traz impactos diretos nos resultados.

O que a legislação trabalhista define para as políticas de reembolso em viagens corporativas?

A legislação trabalhista define que os gastos com viagens corporativas fazem parte das despesas de trabalho. Portanto, elas não devem integrar o salário do funcionário. Gastos com alimentação, passagens, hospedagem, traslados, entre outros, têm natureza indenizatória e devem ser arcadas pela empresa.

No artigo 75-D da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), há alguns direcionamentos para o trabalho remoto e de como a empresa deve agir em relação às despesas do colaborador.

Entendendo o trabalho realizado durante uma viagem corporativa como trabalho remoto, a legislação determina que todos os compromissos e deslocamentos respeitem as horas diárias da função, de acordo com o que foi estabelecido na carteira de trabalho. Se todas as atividades acontecerem dentro desse limite, não há necessidade de pagar horas extras. Contudo, se reuniões, eventos e treinamentos extrapolarem o horário convencional, o empregador deve pagar as horas extras, seja financeiramente ou em horas/dias de folga.

O deslocamento também é entendido como horário de trabalho. Assim, se o colaborador fizer voos longos ou um trajeto terrestre maior do que era previsto, esse tempo deve ser contabilizado como hora extra.

A legislação define ainda que os reembolsos são cabíveis quando o funcionário representa a companhia fora do ambiente de trabalho. Porém, ela não define diretrizes claras para a prática. Em geral, as empresas adotam duas formas:

  • o colaborador paga as despesas com o próprio dinheiro e, em seguida, a empresa concede o reembolso;
  • a empresa faz um adiantamento para o colaborador. Se houver necessidade, a empresa deposita a outra parte do dinheiro em um momento posterior.

Em ambos os casos, os gastos devem ser documentados, seja por meio de tíquetes, recibos, comprovantes ou registros em aplicativos. Afinal, além de garantir o bom funcionamento das políticas de viagem e do orçamento corporativo, esses registros devem constar no relatório das atividades.

As mudanças trazidas pela reforma trabalhista

Um dos principais pontos da reforma trabalhista, aprovada em 2017, são os acordos entre funcionários e a empresa. Consequentemente, as políticas de reembolso foram afetadas.

Agora, as empresas têm maior flexibilidade para negociar as opções de reembolso. Assim, de acordo com as possibilidades, ela pode escolher entre fazer um adiantamento ou reembolsar, posteriormente, despesas de trabalho e diárias de viagem, como detalharemos adiante.

Como funciona a tributação sobre o reembolso de despesas de viagem?

Em geral, as despesas de trabalho não fazem parte do salário e, portanto, não é necessário aplicar encargos trabalhistas sobre elas, com exceção para as diárias de viagem, como explicaremos adiante.

O reembolso de despesas de viagens corporativas possui algumas particularidades na declaração do Imposto de Renda. Por isso, mais uma vez, a prestação de contas é tão importante!

Como fazer reembolso de despesas em viagens corporativas?

O reembolso de despesas em viagens corporativas não envolve apenas o ressarcimento do colaborador, mas também as finanças do negócio e o cumprimento da legislação trabalhista. Portanto, para otimizar a gestão financeira de sua empresa, evitar complicações judiciais e continuar usufruindo dos benefícios das viagens corporativas, é preciso ter atenção.

Defina uma política clara de reembolso

O primeiro passo para alcançar o compliance no reembolso de viagens é ter um roteiro que explique para os colaboradores quando e como a solicitação deve ser feita. Se o deslocamento acontece sem que isso esteja previamente determinado, a mensagem implícita passada é de que a empresa cobre todos os gastos. E isso não é nada bom.

Quer conhecer os principais pontos que devem ser abordados por uma política de reembolso completa? Então fique de olho!

Despesas reembolsáveis

Pense: o que a empresa está disposta a pagar? A lista de despesas que podem ser reembolsadas mediante comprovação precisa estar claramente expressa na política. Anote aí: quanto mais objetivo esse ponto for, melhor. A partir de hoje, portanto, nada de avaliar comprovantes posteriormente para decidir o que será reembolsado! Lembre-se de que essa postura causa desgastes e conflitos.

Para ser o mais específico possível, dê nome às despesas! Você pode incluir na sua listagem:

  • passagens;
  • transporte local — táxi e aluguel de veículos;
  • alimentação;
  • serviços de lavanderia;
  • documentação para viagem — como o visto;
  • uso de telefone e de internet.

Despesas não reembolsáveis

Da mesma forma, antecipe também informações sobre o que jamais será objeto de ressarcimento. Deve-se incluir aqui basicamente aquelas despesas que não têm qualquer ligação com o trabalho ou com o motivo da viagem. É o caso de, por exemplo:

  • compra de souvenirs;
  • gastos com danos de objetos e equipamentos;
  • taxas por perda de voos;
  • multas de trânsito.

Também inclua nesse tópico algumas situações bem específicas em que o reembolso não será feito, como no caso de os comprovantes serem perdidos ou se estiverem rasurados, por exemplo.

Formas de reembolso

Como explicamos anteriormente, a sua empresa pode realizar o pagamento da viagem corporativa de acordo com 3 possibilidades: reembolso, adiantamento ou pagamento de diárias. Entenda as diferenças entre eles!

Reembolso

Nesse método, os funcionários arcam com as despesas da viagem e, em seguida, solicitam reembolso. Para isso, eles precisam prestar contas, comprovando os gastos realizados.

Para que o reembolso dê certo, é preciso ter os mecanismos de controle ideais. As planilhas, por exemplo, não são a melhor forma de registro, pois elas exigem tempo para serem atualizadas e uma apuração pouco coerente com a rotina ocupada do mundo corporativo. Uma plataforma que centralize gastos e processos, registrando-os à medida em que eles são feitos, é ótima para essa modalidade.

Adiantamento

De maneira complementar ao reembolso, no adiantamento de despesas, a empresa faz uma estimativa de quanto será gasto na viagem corporativa. A partir disso, o setor responsável passa ao colaborador uma quantia adiantada.

Assim como no reembolso, o colaborador também precisa fazer uma prestação de contas, solicitando o reembolso das despesas de viagem ou devolvendo a quantia restante. A empresa também pode permitir que o funcionário guarde a quantia restante como saldo para uma próxima viagem.

Pagamento de diárias

Já no pagamento de diárias de viagem, a companhia faz um cálculo prévio do que será gasto e estabelece um valor a ser pago por dia. Especialmente nesse caso, é essencial que a estimativa da empresa seja construída em cima de pesquisas, de modo que o valor da diária de viagem não seja injusto, restringindo a experiência do colaborador.

Essa é uma modalidade indicada para empresas mais experientes no quesito viagens corporativas. Afinal, elas precisam conhecer bem o que ocorre no dia a dia das viagens e o que é necessário para assegurar uma experiência significativa para o colaborador, mantendo esses requisitos dentro de seu orçamento.

Caso o valor recebido exceda 50% do salário, as diárias passam a fazer parte do salário. Assim, os encargos trabalhistas incidem sobre elas.

Limite máximo de reembolso

Para as despesas cobertas, é prudente estabelecer o máximo de valor que é permitido ao funcionário usar para ser reembolsado. Com esse intuito, faça um levantamento histórico dos gastos com hospedagem ou pesquise o valor médio da diária em hotéis que atendam às necessidades dos funcionários em cada viagem. O mesmo pode ser feito para definir valores para:

  • alimentação;
  • locação de veículos;
  • quilômetro rodado — se for uma viagem curta, feita no carro do próprio colaborador.
  • Se for necessário, defina valores diferentes de acordo com o nível hierárquico do profissional em trânsito.

Procedimentos para a solicitação

Não apenas o tipo de despesa precisa estar expresso, mas a forma de comprovação válida para cada um — podem ser recibos, extratos de checkout ou o que for mais conveniente. Determine em nome de quem devem ser emitidos (do colaborador ou da empresa) conforme acertos contábeis necessários internamente. Também esclareça quais informações devem constar no documento, como:

  • CNPJ do emissor;
  • data de emissão;
  • endereço e telefone de contato da empresa.

Além disso, a política de reembolso precisa desenhar um passo a passo para ensinar como deve ser feita essa comprovação. Geralmente, os comprovantes são enviados:

  • por e-mail;
  • pessoalmente, diretamente entregues ao setor responsável;
  • em sistema específico, quando a empresa conta com um.

Especifique cada detalhe dessa entrega, de modo a não deixar nenhuma dúvida entre os colaboradores e tampouco dar margem para erros por falta de clareza das informações.

Prazos para apresentação dos pedidos

Os pedidos de reembolso precisam ser apresentados até quando? Em um intervalo de dias após o término da viagem? Dentro do mesmo mês em que os recursos foram utilizados? Pense em um prazo razoável, que seja viável para a equipe e que atenda às necessidades da contabilidade em termos de compliance.

Até para gerar uma informação verossímil sobre custos versus faturamento do mês e para calcular o ROI da viagem, é necessário estipular o prazo máximo para encerrar o processo. Caso contrário, sempre existirá algo pendente a ser resolvido, relativo a um mês já fechado. E isso pode gerar a necessidade de retificação das informações contábeis e financeiras da empresa.

Prazos para ressarcimento dos valores

Se você definiu um prazo máximo para a entrega da documentação, precisa ser justo, especificando também uma data máxima para o devido ressarcimento. Em quantos dias, após a apresentação da documentação, o reembolso vai ocorrer?

E não esqueça de deixar clara a forma de devolução dos valores devidos: se acontecerá via crédito em conta, ordem de pagamento ou qualquer outro meio mais adequado para o colaborador e a empresa.

Divulgue os procedimentos para o time

De nada adianta ter uma política de reembolso bem definida se você não as divulga aos principais interessados, não concorda? Portanto, se sua empresa conta com uma central de documentos normativos, inclua por lá o passo a passo que você tanto se esforçou para preparar!

Caso exista um site específico para os funcionários (via intranet, por exemplo), vale a pena manter um tópico especial sobre o tema. Se possível, confeccione um folder com as regras e tenha como procedimento padrão entregá-lo aos colaboradores que têm viagens corporativas programadas.

Defina diretrizes para casos de acidentes

Durante a viagem corporativa, o colaborador está sob tutela da empresa. Caso aconteça algum acidente, a responsabilidade é da companhia, e, portanto, ela deve prestar a assistência necessária e arcar com esse serviço.

Nesses casos, o colaborador deve informar imediatamente a Comunicação de Acidente de Trabalho. Ele também deve ter a cobertura de um seguro viagem. Para viagens internacionais, esse seguro viagem é obrigatório, garantindo assistência médica e jurídica, caso seja necessário. Por ser uma exigência, ele deve ser custeado pela companhia.

Simplifique o processo

O passo a passo para o reembolso está definido e a equipe está ciente do processo? Ótimo! Mas atenção: por mais que o nível de detalhamento seja importante, nada de confundi-lo com burocracia, ok? Lembre-se de que se há etapas e exigências desnecessárias, isso desmotiva o time. Então busque praticidade!

Você pode contar com a tecnologia para isso, usando sites, aplicativos e outras ferramentas que ajudem a simplificar o fluxo do reembolso, impulsionando a aderência de todos.

Contratar uma empresa especializada em viagens corporativas também é uma saída bastante eficaz. Tratar de gastos e escolhas logísticas diretamente com experts na área retira do funcionário a responsabilidade de se preocupar com essas questões, permitindo que foque no motivo da viagem em si. Isso ajuda tanto a diminuir os custos como a desburocratizar o processo e minimizar a necessidade de reembolsos.

Fique de olho nesses pontos, pois todos são extremamente relevantes para garantir um processo de reembolso de despesas sem falhas! Se você gostou de nossas dicas e quer aplicá-las em sua empresa, compartilhe este post em suas redes sociais e marque os seus colegas de trabalho. Esse pode ser o início de uma nova fase para seus negócios!


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