A Reforma Tributária já está impactando a gestão de viagens corporativas
A ideia de que a Reforma só produzirá efeitos no fim da transição é um equívoco. A mudança já começou e seus impactos alcançam áreas que, até pouco tempo, estavam distantes do debate tributário, como mobilidade corporativa, hotelaria, eventos, compras, tecnologia, gestão de despesas e fluxo de caixa.
Para empresas que realizam milhares de viagens e transações todos os anos, a pergunta deixou de ser “quando a Reforma Tributária começa?” e passou a ser: como preparar a gestão de viagens corporativas para esse novo cenário?
Como a Reforma Tributária afeta a gestão de viagens?
A Reforma altera processos relacionados à tributação sobre o consumo e aumenta a importância da qualidade dos dados, da documentação fiscal e da integração entre sistemas
Reserva de passagem aérea;
Hospedagem em hotel;
Locação de veículos e mobilidade terrestre;
Eventos corporativos;
Alimentação e despesas reembolsáveis;
Pagamento, conciliação e emissão de documentos fiscais;
Registro no ERP.
Cada uma dessas etapas gera informações que precisam estar corretas, integradas e disponíveis para consulta e auditoria.
Por isso, a Reforma transforma a gestão de viagens em uma questão que vai muito além da negociação de tarifas. Dados, rastreabilidade, documentação fiscal, fornecedores e tecnologia passam a ter importância estratégica para o controle financeiro e a governança das empresas.
Da tarifa ao dado: o novo desafio da mobilidade corporativa
Durante muito tempo, a eficiência na gestão de viagens corporativas esteve associada, quase exclusivamente, à negociação de tarifas, diárias e condições comerciais. Esse cenário está mudando.
Com a evolução do ambiente tributário brasileiro e o novo modelo de tributação sobre o consumo, estruturado pela CBS e pelo IBS, as empresas precisam garantir que os dados gerados durante a jornada de viagem sejam confiáveis e rastreáveis, do pedido de reserva ao lançamento no ERP.
O novo modelo amplia a importância da não cumulatividade e do aproveitamento de créditos tributários, reforçando a necessidade de integração entre diferentes sistemas:
Quando essas plataformas operam em sintonia, a empresa ganha visibilidade sobre os gastos e reduz inconsistências. Mas se elas não conversam, erros de cadastro e informações desencontradas podem gerar retrabalho, atrasos no fechamento e exposição a riscos de auditoria.
A principal mudança é clara: a viagem corporativa passa a ser, também, uma jornada de dados.
O que os especialistas estão discutindo
Para aprofundar os impactos dessa transição, a Copastur promoveu o episódio especial Copastur Talks – Reforma Tributária e Mobilidade Corporativa , mediado por Paula Rodrigues, Gerente Jurídica e de Compliance da organização.
O encontro reuniu especialistas de diferentes áreas para trazer o debate, tradicionalmente concentrado nas áreas Fiscal e Tributária, para o campo operacional:
Luiz Carlos Benner: especialista em Reforma Tributária;
Priscila Pereira: Diretora Nacional de Vendas da Atlantica Hospitality International;
Aaron Bayer: Gerente de Desenvolvimento da Benner.
Um dos pontos discutidos foi a relação entre o aproveitamento de créditos tributários e a regularidade das operações dos fornecedores.
A consequência é direta: a escolha de parceiros, como hotéis, companhias aéreas e locadoras, ganha uma dimensão estratégica que envolve não apenas preço e qualidade do serviço, mas também conformidade, documentação e capacidade de integração das informações.
Hotelaria corporativa: a urgência na revisão de contratos
A hotelaria é uma das áreas que podem ser diretamente impactadas pela transformação do ambiente tributário. Segundo Priscila Pereira, o segmento vive um momento de revisão de preços, contratos e processos.
Para empresas com alto volume de hospedagens, torna-se essencial compreender:
O nível de preparação dos fornecedores;
Os fluxos de emissão de documentos fiscais;
A disponibilidade de informações precisas para conciliação;
A capacidade de integração desses dados aos sistemas corporativos.
Tecnologia: a espinha dorsal da governança tributária
De acordo com Aaron Bayer, a adaptação à Reforma exige mais do que atualizações de software. É preciso construir uma cadeia de informação integrada, consistente e rastreável desde a origem da operação. Isso significa reduzir controles paralelos, minimizar processos manuais e diminuir a dependência de planilhas desconectadas.
Para operações de grande escala, a integração tecnológica entre ERP, OBT e Expense Management pode contribuir para:
Melhorar a qualidade dos dados;
Reduzir erros de cadastro;
Agilizar a conciliação de despesas;
Facilitar processos de auditoria;
Aumentar a rastreabilidade das informações;
Ampliar a visibilidade financeira para apoiar decisões de compras e gestão de fornecedores.
A tecnologia deixa de ser apenas infraestrutura de apoio e passa a ocupar uma posição estratégica na governança da operação.
Reforma Tributária: como preparar sua gestão de viagens?
Empresas que desejam se preparar para a transição podem concentrar esforços em quatro frentes prioritárias:
Aumentar a rastreabilidade
Garantir a precisão de dados como CNPJ, centro de custo, filial e natureza da despesa, desde a reserva até o registro no ERP.
Revisar a cadeia de fornecimento
Avaliar a preparação dos parceiros e revisar contratos de longo prazo sob a ótica das novas responsabilidades, processos de faturamento e exigências de documentação.
Integrar os sistemas
Conectar OBT, Expense Management e ERP para criar um fluxo contínuo e confiável de dados, reduzindo controles paralelos e processos manuais.
Estabelecer governança multidisciplinar
Envolver não apenas a área Fiscal, mas também Financeiro, Compras, Jurídico, Tecnologia e Gestão de Viagens na preparação estratégica.
O custo de esperar a transição tributária até 2033
Aguardar o fim da transição tributária para iniciar a adaptação pode aumentar a exposição a riscos e limitar o tempo disponível para identificar gargalos, testar integrações, revisar contratos e capacitar equipes.
A pergunta correta para os líderes de negócios hoje é: “Minha empresa está estruturada para operar com segurança durante o período de transição?”
A resposta passa por uma análise que vai além do departamento Fiscal. Envolve processos, tecnologia, fornecedores, dados e governança.
Uma oportunidade de modernização
Longe de ser apenas um desafio burocrático, a Reforma Tributária pode funcionar como um catalisador para a modernização da gestão de viagens corporativas.
Uma nota fiscal incompleta. Um cadastro incorreto. Um sistema que não conversa com outro. Uma despesa que não chega ao ERP.
Isoladamente, esses problemas podem parecer pequenos. Em uma operação de grande escala, porém, podem comprometer a eficiência financeira, a qualidade dos dados e a visibilidade sobre os gastos.
É para traduzir essa complexidade em decisões práticas que a Copastur desenvolveu conteúdos que ajudam empresas a avaliar sua preparação, identificar pontos de atenção e estruturar os próximos passos.
Da informação à ação
A Reforma Tributária vai mudar a forma como o Brasil tributa o consumo. Para as empresas, o desafio é transformar essa mudança regulatória em mais controle, eficiência e segurança operacional.
O caminho começa por três movimentos:
Entender o cenário, acompanhando as mudanças e ouvindo especialistas em tributação, hotelaria, tecnologia e gestão de viagens.
Mapear os impactos, identificando quais processos, sistemas, contratos, fornecedores e áreas internas precisam ser revisados.
Estruturar um plano de ação, conectando as diferentes áreas responsáveis pela gestão da mobilidade corporativa.
Para quem quer se antecipar, vale assistir ao Copastur Talks – Reforma Tributária . O vídeo reúne renomados especialistas que discutem, de forma clara e objetiva, os impactos da Reforma Tributária sobre fluxo de caixa, hotelaria, fornecedores, tecnologia e governança.
Em um ambiente tributário cada vez mais orientado por dados, eficiência começa muito antes do fechamento contábil. Começa na operação.
