Como evitar o no-show em viagens corporativas?

Uma das principais preocupações de gestores de viagens corporativas é o imprevisto. Por mais eficaz que seja o planejamento, há fatores que não cabem em nosso controle: acidentes no caminho, doenças, problemas no veículo, entre outros.

Para lidar com o que não pode ser previsto e reduzir prejuízos, é preciso ter preparo. Se, por algum infortúnio, os colaboradores selecionados para a viagem perdem o voo, é preciso que sua empresa esteja munida de práticas para gerenciar o no-show em viagens corporativas.

Quer dicas para se preparar para esse tipo de situação? Acompanhe o que listamos a seguir!

O que é o no-show?

O no-show pode ser entendido como o valor adicional que as companhias aéreas e hotéis cobram ao reembolsar ou alterar uma passagem/reserva após a data original. Ou seja, ele é uma taxa cobrada quando um tripulante, por exemplo, deixa de embarcar ou perde o voo sem comunicar com antecedência. Ele costuma ocorrer quando os viajantes são pegos de surpresa e não conseguem embarcar ou fazer o check-in, o que acarreta na necessidade de comprar novos bilhetes aéreos ou fazer novas reservas com um preço superior e sem o reembolso referente ao cancelamento do trecho (no caso das companhias aéreas).

Essa taxa existe para compensar o fato de que, quando o viajante não embarca e nem avisa com antecedência, a companhia perde a oportunidade de vender o assento a outra pessoa. Há, contudo, outras formas de manter o bom relacionamento com as companhias aéreas e redes hoteleiras, como mostraremos adiante.

Em geral, quanto menores são os valores dos bilhetes, maiores são as cobranças de no-show. Por isso, é comum que as passagens mais caras não tenham essa multa. Normalmente, o no-show varia de acordo com a companhia aérea e com uma porcentagem calculada em cima do valor da passagem.

A importância de prestar atenção aos contratos

No momento da compra da passagem, o passageiro e a companhia aérea formam um contrato. Nele, estão as regras e tarifas para eventuais alterações. Por isso, é tão importante redobrar a atenção na leitura do documento. Passagens adquiridas em promoção, geralmente, têm multas e taxas de remarcação maiores.

Um grande problema do planejamento de viagens corporativas é o fato de muitos gestores não entenderem as regras tarifárias ou o contrato da companhia aérea que oferta as passagens. Afinal, imprevistos podem acontecer, e sem o conhecimento das normas referentes ao no-show, o viajante e a companhia saem prejudicados. Bilhetes não reembolsáveis, por exemplo, podem ser adquiridos por puro desconhecimento, o que causa prejuízos em caso de percalços.

Segundo o artigo 740 do Código Civil, em caso de cancelamento, o consumidor tem direito ao reembolso. A multa, segundo esse mesmo artigo, não pode exceder 5% do valor do bilhete. O problema ocorre quando o passageiro deixa de embarcar e não comunica previamente à companhia. Nesses casos, ele perde o direito ao reembolso.

Como evitar o no-show em viagens corporativas?

Se, por algum imprevisto, o colaborador perder o voo, ele ainda pode agir para evitar a taxa do no-show. Confira como com as nossas dicas!

Procure remarcar o voo

Caso o passageiro saiba, com antecedência, que não conseguirá comparecer ao embarque, ele deve ser instruído a remarcar o voo ou cancelar a passagem para pedir o reembolso.

Em caso de imprevistos, avise os envolvidos na viagem

Quando ocorre uma perda de voo, é comum que o colaborador fique tão exasperado pelos imprevistos que não se lembra de avisar os executivos que o esperam no destino da viagem. É muito importante que ele respire fundo, recupere a calma e se pronuncie, de maneira clara, sobre o ocorrido.

Com paciência, ele pode construir os argumentos necessários para remanejar o horário e a data, de modo que as relações entre a empresa, seus sócios, parceiros e fornecedores não seja prejudicada.

Contando com o apoio de uma agência especializada, como mostraremos adiante, caso o colaborador não consiga remarcar o voo, ele pode procurar alternativas de transporte (como um veículo alugado ou um ônibus leito) para reduzir os danos do atraso e se comunicar rapidamente com os responsáveis pela viagem.

Preste atenção às perdas de conexões

Em voos de conexão, caso você perca o primeiro embarque, o restante das passagens é cancelado. Nesses casos, você pode sofrer com multas e não ter o valor reembolsado. Essa regra também vale para os casos em que o passageiro pular a conexão intermediária.

Conte com uma agência especializada

Uma agência especializada, ou travel management company, em viagens corporativas conta com recursos para comparar preços, avaliar a flexibilidade oferecida em cada tipo de tarifa e apresentar, com transparência, como funcionam as políticas tarifárias.

Caso haja algum imprevisto que impossibilite o embarque ou o check-in no hotel, você pode avisar imediatamente o agente de viagens. Com experiência e uma boa relação com fornecedores, ele pode tomar as medidas cabíveis para evitar maiores prejuízos.

Utilize Online Booking Tools (OBTs)

As ferramentas de gerenciamento de viagens (Online Booking Tools ou OBTs) contribuem muito com a gestão de viagens corporativas e, por isso, são adotadas pelas melhores agências do mercado. Esses sistemas disponibilizam canais de distribuição com opções de voos, conexão com hotéis e recursos para fazer reservas.

Vale, contudo, ter atenção a essas ferramentas e saber utilizá-las. Se o cliente faz uma reserva de hotel de forma online no OBT, ela é emitida mesmo antes da aprovação do pagamento. Dessa forma, se a reserva não for aprovada e o cliente não fizer o cancelamento, o hotel permanece com a reserva ativa e a taxa de no-show é cobrada.

Alguns OBTs possuem robôs que monitoram essas reservas e as derrubam em um prazo previamente determinado pelo cliente, caso não haja a aprovação, mas isso nem sempre condiz com a regra tarifária do hotel ou da companhia aérea. De toda forma, esses robôs podem minimizar o risco do no-show na solicitação online.

Caso se torne uma rotina, o no-show em viagens corporativas pode trazer grandes prejuízos para a companhia, além de indicar uma desorganização interna. Por isso, é tão importante contar com o apoio de uma equipe especializada. Além de conhecer as políticas tarifárias, esclarecendo a sua empresa sobre as sanções cabíveis, esses profissionais ajudam a elaborar as melhores soluções para evitar maiores transtornos e multas.

Se você tem o interesse de melhorar os resultados das suas viagens corporativas, contando com a expertise e com os recursos de quem já se consolidou no mercado, entre em contato conosco!

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