O expense management, também conhecido como gerenciamento de custos, é uma das principais ferramentas que ajudam na gestão eficiente das empresas. Este processo envolve a coleta e análise de dados relacionados a gastos com transporte, hospedagem, alimentação e outras despesas associadas às viagens de negócios.
A implementação de uma estratégia eficaz de expense management melhora a transparência, simplifica o processo de reembolso e proporciona insights importantes para futuras negociações com fornecedores de serviços de viagem.
Neste artigo, você vai entender melhor esse conceito e como é possível aplicá-lo na prática. Confira!
O que é o Expense Management?
O Expense Management, ou gestão de despesas, é um conjunto de processos e ferramentas que as empresas utilizam para monitorar, controlar e otimizar os gastos relacionados a viagens corporativas e outras despesas operacionais.
O conceito foi desenvolvido na década de 1980 como uma resposta à necessidade crescente das empresas de controlar e otimizar seus orçamentos. Na época, todo o processo era manual e ineficiente, o que resultava em erros, fraudes e dificuldades para realizar auditorias e análises. Por isso, a solução veio como uma forma de melhorar a eficiência financeira e a transparência nas despesas.
Isso porque através da automação e digitalização, o expense management facilita a elaboração de relatórios detalhados, reduz erros manuais e melhora a transparência, permitindo que as organizações identifiquem tendências de gastos, ajustem orçamentos e, consequentemente, melhorem a rentabilidade.
Como funciona o Expense Management?
Para que esse método de gerenciamento de custos seja aplicado com sucesso, é preciso que o time da produção do evento ou viagem, colaborem e se envolvam. Veja quais as medidas necessárias para que tudo aconteça de forma bem sucedida:
Determinação de uma política de gastos
As políticas de gastos não devem ser aplicadas somente no âmbito das viagens corporativas. Elas dão direcionamento para todos os setores, amparando o colaborador em casos como almoços de negócios, viagens, reuniões e outros eventos nos quais ele precise gerenciar os recursos que a empresa fornece.
Com uma política de gastos bem estabelecida, o expense management certifica que todos os membros da empresa cumpram as regras determinadas, garantindo mais transparência no controle de gastos.
Compras com volumes maiores
Essa parte consiste na organização de longo prazo das compras. Ou seja, no lugar de fazer aquisições diversas vezes, é possível realizá-las uma única vez (em quantidades maiores) proporcionando mais abertura nas negociações de valores.
Para isso, revise sua cartela de fornecedores e faça um planejamento da quantidade certa de produto ou serviço para períodos futuros.
Monitoramento de gastos
Para assegurar a otimização dos recursos empresariais e reduzir desperdícios, o expense management indica que seja feito um monitoramento constante de gastos. Para isso, estabeleça indicadores de despesas e um responsável na equipe para fazer esse acompanhamento.
Esse serviço fica bem mais fácil se um aplicativo ou sistema de gestão empresarial forem adotados. Eles permitem controlar os gastos corporativos em tempo real, centralizando uma série de ferramentas em uma única plataforma.
Apoio da tecnologia
Já que citamos que existem aplicativos e sistemas, não podemos deixar de mencionar que a estratégia de expense management também dá direcionamentos sobre o Business Intelligence, método de inteligência que se refere à coleta, análise e organização de dados.
A empresa que adota, por exemplo, um software de gestão de viagens é capaz de estudar custos médios de estadia, alimentação e deslocamento, fornecendo estimativas para o planejamento efetivo de viagens corporativas, por exemplo. Assim, fica mais fácil preparar uma viagem de negócios satisfatória para todos os envolvidos!
Redução de fraudes
As políticas de despesas definidas pelo expense management ajudam a reduzir o número de fraudes. Afinal, o que entendemos como fraude, na maioria das vezes, não passa de uma falta de entendimento do colaborador sobre o que é de responsabilidade da empresa nos eventos em que ele participa, incluindo viagens corporativas e o que, efetivamente, ele deve pagar.
Isso quer dizer que todos os detalhes do que entra ou não na conta da empresa podem ser melhor gerenciados pelos colaboradores, se a empresa optar por uma ferramenta para este controle de budget.
Vale lembrar que, com a participação da equipe na construção da política de despesas, ela se torna mais pertinente. Afinal, os colaboradores sabem quais são as suas necessidades e que tipo de imprevistos podem ocorrer no dia a dia. E de quem são os custos de cada gasto realizado.
Veja também o post sobre controle de orçamento
Por que adotar a gestão de custos na sua empresa?
Com melhorias na gestão de custos que a prática do expense management indica, você alcança uma série de benefícios para o seu negócio. São eles:
Eficiência
Ao implementar sistemas automatizados de gestão de despesas, as empresas conseguem centralizar o acompanhamento de custos, reduzir erros manuais e garantir o cumprimento de políticas internas.
Isso permite uma maior visibilidade sobre os fluxos de caixa, ajudando gestores a identificar áreas de desperdício, a reduzir os custos da empresa e a tomar decisões financeiras mais estratégicas.
Além disso, a automação desse processo reduz o tempo gasto em tarefas administrativas, liberando os colaboradores para se concentrarem em atividades mais produtivas.
Ponto de equilíbrio
Quando a empresa arca com todos os custos fixos em determinado período, ela alcança um ponto de equilíbrio. Quanto mais rápido ela se paga, mais rápido ela começa a lucrar. Com o expense management, a probabilidade de alcançar o ponto de equilíbrio nas finanças do seu negócio é maior.
Competitividade
O que investidores e stakeholders desejam ver é um negócio que entrega resultados de uma maneira sustentável, ou seja, que consiga cumprir o prometido com uma estrutura robusta o suficiente para se sustentar e fazer projeções de crescimento. Isso só é possível com uma boa gestão de finanças.
Para o cliente, a adoção dessa metodologia de gerenciamento de despesas também traz boas notícias, já que os custos de produção são reduzidos, o que impacta diretamente no preço final do produto que ele adquire.
Como otimizar a gestão de despesas corporativas?
Estabeleça limites de gastos
Um dos principais pontos de otimizar e simplificar a gestão de gastos corporativos é estabelecendo um limite de gastos para a empresa. Essa estratégia é extremamente eficiente e pode ser aplicada em empresas de diversos setores, para uma série de finalidades, como:
É importante realizar pesquisas e coletar dados sobre esses valores que terão uma limitação para entender como está a prática de mercado.
Esteja por dentro do fluxo financeiro da empresa
Outra ação que é eficiente, e garante que a gestão de despesas corporativas aconteça, é estar a par de todo o processo e fluxo financeiro da organização. De forma geral, este fluxo é dividido em três etapas:
- o planejamento financeiro da empresa é responsável por organizar os recursos e entender quais os investimentos que valem a pena para a empresa;
- os indicadores proporcionam uma visão geral do financeiro e assim, entender se o planejamento pré-estabelecido tem sido seguido;
- por fim, os cortes de gastos desnecessários acontecem para eliminar tudo aquilo que é superficial relacionado a processos que demoram demais mas que não apresentam resultados eficientes.
Confira também o post com os indicadores de compra
Oriente seus profissionais
Por fim, uma boa otimização de gestão de despesas acontece quando os seus colaboradores estão bem orientados quanto aos gastos da organização. É importante que todos os profissionais estejam cientes das políticas da empresa desde o processo inicial à tomada de decisões.
Além disso, é importante que as mudanças que forem ocorrendo com o passar do tempo estejam documentadas e sejam repassadas a todos. Esse tipo de cuidado evita que haja erros em processos e garante a padronização dos procedimentos.
Como a Copastur pode ajudar na gestão de despesas
A Copastur oferece soluções completas e personalizadas para auxiliar as empresas na gestão eficiente de suas despesas. Assim, é possível ter um controle preciso de gastos com viagens, eventos e outros serviços, possibilitando a identificação de oportunidades de economia e a otimização do orçamento.
Outro ponto de destaque é que a Copastur possui uma ampla gama de serviços que englobam desde viagens corporativas, live marketing, eventos e offshore, entre outros, o que faz com que a empresa não precise ter contrato com vários fornecedores diferentes. E ao centralizar diversos serviços em um único parceiro, elas podem simplificar seus processos, negociar melhores condições e obter uma visão mais clara de seus gastos.
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