Expense Management: como controlar as despesas por meio dessa solução?

A gestão de custos é um dos maiores desafios de um negócio. À medida que um empreendimento cresce, torna-se cada vez mais difícil acompanhar como os recursos são gastos. Essa preocupação se aplica a todos os setores de uma empresa.

Na organização de uma viagem corporativa, por exemplo, gestores se veem às voltas com relatórios de prestação de contas. Afinal, além de assegurar uma boa experiência para o colaborador, a empresa responsável precisa preparar terreno para que os objetivos da viagem sejam viabilizados, o orçamento estabelecido e o planejamento estratégico respeitado.

Em busca de melhorias no gerenciamento de custos, empresas desenvolveram, nos anos 1980, uma metodologia que pode ser aplicada pela organização como um todo, a chamada Expense Management. Se você está em busca de soluções para otimizar seu controle de orçamento, acompanhe a seguir o post que preparamos !

O que é Expense Management?

O Expense Management é uma metodologia que surgiu em meados dos anos 1980, fruto da necessidade de tornar a gestão de gastos mais estratégica. Aplicada no setor de compras das empresas mais inovadoras do mercado, ela ajuda a tornar a gestão de recursos, ativos e gastos mais eficiente, otimizando o orçamento da empresa.

Como o Expense Management ajuda no gerenciamento de prestação de contas?

As medidas propostas pelo Expense Management exigem o envolvimento de todos os colaboradores para que gerem resultado. Saiba como elas funcionam!

Determinação de uma política de gastos

As políticas de gastos não devem ser aplicadas somente no âmbito das viagens corporativas. Elas criam diretrizes para todos os setores, definindo procedimentos para reembolsos em situações diversas e controle de gastos no cartão corporativo. Isso ampara o colaborador em casos como almoços de negócios, viagens, reuniões e outros eventos nos quais ele precise gerenciar os recursos que a empresa fornece.

Com uma política de gastos bem-estabelecida, o Expense Management garante que todos os membros da empresa cumpram as regras estabelecidas, garantindo mais transparência no controle de gastos.

Compras com volumes maiores

Revise sua cartela de fornecedores e procure trabalhar com volumes de compra maiores. Com uma planejamento de longo prazo, você consegue prever qual é a quantidade certa de produto ou serviço para o próximo período. Dessa forma, em vez de fazer pequenas aquisições, você compra uma única vez, o que fornece melhores condições de negociação.

Monitoramento de gastos

Para assegurar a otimização dos recursos empresariais e reduzir desperdícios, o Expense Management indica o monitoramento constante de gastos.

Seguindo as diretrizes estabelecidas na política de gastos, estabeleça indicadores e aloque um colaborador para realizar esse monitoramento. Embora aplicativos para gerenciamento de gastos ajudem na elaboração de relatórios, é um erro deixar que essa tarefa seja cumprida pelo próprio colaborador. Afinal, além de estar ocupado com outras tarefas, ele pode perder documentos, dificultando a transparência de informações. Um ponto de vista externo torna o acompanhamento de dados mais confiável.

A tecnologia oferece diversos recursos para facilitar esse monitoramento. Os sistemas de gestão empresarial (também conhecidos como ERPs) permitem controlar os gastos corporativos em tempo real, centralizando uma série de ferramentas em uma única plataforma. Por meio deles, é possível fotografar e armazenar recibos, cadastrar e controlar cartões, entre outras funções.

Apoio da tecnologia

E por falar em tecnologia, é importante mencionar que os benefícios do Expense Management para a gestão de despesas estão diretamente ligados à aplicação da tecnologia de dados sob as diretrizes do Business Intelligence.

Apesar de ser uma metodologia criada nos anos 1980, o Expense Management teve ganhos significativos com a coleta e processamento de dados para fins de aprimoramentos na tomada de decisões. As ferramentas de Business Intelligence permitem que a sua empresa tenha respostas rápidas para gerenciar gastos com maior eficiência.

Graças à Inteligência de Dados, o sistema consegue realizar um estudo dos custos médios de estadia, alimentação e deslocamento em um local, fornecendo estimativas para o planejamento efetivo de viagens corporativas, por exemplo. Assim, fica mais fácil preparar uma viagem de negócios satisfatória para todos os envolvidos!

Redução de fraudes

As políticas de gastos definidas pelo Expense Management ajudam a reduzir o número de fraudes. Afinal, o que entendemos como fraude, na maioria das vezes, não passa de uma falta de entendimento do colaborador sobre o que é de encargo da empresa nos eventos em que ele participa, incluindo viagens corporativas.

Esclarecendo os pormenores do que entra ou não na conta da empresa, os colaboradores conseguem fazer uma gestão mais responsável dos gastos. Vale lembrar que, com a participação da equipe na construção da política de gastos, ela se torna mais pertinente. Afinal, os colaboradores sabem quais são as suas necessidades e que tipo de imprevistos podem ocorrer no dia a dia.

Quais são os benefícios do Expense Management para a companhia?

Com melhorias na gestão de custos, você alcança uma série de benefícios para o seu negócio. Entenda!

Eficiência

Gestores precisam entender que cada decisão impacta nos custos da empresa, o que pode ser paralisante para os mais ansiosos. Com uma metodologia de gerenciamento de gastos, você reduz o desperdício e define procedimentos para assegurar que seus recursos serão aplicados com cuidado. Assim, a tomada de decisão fica mais simples e menos desgastante para os envolvidos.

Ponto de Equilíbrio

O Ponto de Equilíbrio ocorre quando a empresa arca com todos os custos fixos em determinada período. Quanto mais rápido ela se paga, mais rápido ela começa a lucrar. Com o Expense Management, você tem uma maior probabilidade de alcançar o ponto de equilíbrio nas finanças de seu negócio.

Competitividade

O que investidores e stakeholders desejam ver é um negócio que entrega resultados de uma maneira sustentável, ou seja, que ele consiga cumprir o prometido com uma estrutura robusta o suficiente para se sustentar e fazer projeções de crescimento. Isso só é possível com uma boa gestão de finanças.

Para o cliente, a adoção do Expense Management também traz boas notícias, já que os custos de produção são reduzidos.

O mercado está cada vez mais competitivo, exigindo não só que as empresas tenham um bom faturamento como também estejam preparadas para mudanças no cenário econômico e para realizar investimentos. O Expense Management, metodologia de gerenciamento de gastos, é um excelente recurso para uma gestão mais eficiente das finanças da empresa. Com o auxílio da tecnologia e o apoio de empresas especializadas, fica mais fácil viabilizar essa solução em sua companhia.

Quer mais informações sobre as práticas de Expense Management e como ele se aplica na gestão de gastos? Baixe o nosso guia especial sobre o tema e saiba como esse recurso pode ajudar na sua gestão de orçamento e impulsionar os resultados!

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