Expense Management: Como Controlar as Despesas por Meio Dessa Solução?

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A gestão de custos, chamada também de expense management, é um dos maiores desafios de um negócio. À medida que uma empresa cresce, fica cada vez mais difícil acompanhar como os recursos são gastos. Essa preocupação se aplica a todos os setores de uma organização.

Na programação de uma viagem corporativa, por exemplo, os gestores se veem às voltas com relatórios de prestação de contas. Afinal, além de assegurar uma boa experiência para o colaborador, a empresa responsável precisa se preparar para que os objetivos da viagem sejam viabilizados, o orçamento estabelecido e o planejamento estratégico respeitado.

Se você está em busca de soluções para otimizar seu controle de orçamento, acompanhe este post!

 O que é o expense management?

Em 1980, as empresas que buscavam melhorias no gerenciamento financeiro desenvolveram uma metodologia chamada expense management. Ela é aplicada no setor de compras das empresas mais inovadoras do mercado e ajuda a tornar a gestão de recursos, ativos e gastos mais eficiente.

O expense management na prática

Para que esse método de gerenciamento de custos seja aplicado com sucesso, é preciso que o time da produção do evento ou viagem, colaborem e se envolvam. Veja quais as medidas necessárias para que tudo aconteça de forma bem sucedida:

 Determinação de uma política de gastos

As políticas de gastos não devem ser aplicadas somente no âmbito das viagens corporativas. Elas dão direcionamento para todos os setores, amparando o colaborador em casos como almoços de negócios, viagens, reuniões e outros eventos nos quais ele precise gerenciar os recursos que a empresa fornece.

Com uma política de gastos bem estabelecida, o expense management certifica que todos os membros da empresa cumpram as regras determinadas, garantindo mais transparência no controle de gastos.

Compras com volumes maiores

Essa parte consiste na organização de longo prazo das compras. Ou seja, no lugar de fazer aquisições diversas vezes, é possível realizá-las uma única vez (em quantidades maiores) proporcionando mais abertura nas negociações de valores.

Para isso, revise sua cartela de fornecedores e faça um planejamento da quantidade certa de produto ou serviço para períodos futuros.

Monitoramento de gastos

Para assegurar a otimização dos recursos empresariais e reduzir desperdícios, o expense management indica que seja feito um monitoramento constante de gastos. Para isso, estabeleça indicadores de dispensas e um responsável na equipe para fazer esse acompanhamento.

Esse serviço fica bem mais fácil se um aplicativo ou sistema de gestão empresarial forem adotados. Eles permitem controlar os gastos corporativos em tempo real, centralizando uma série de ferramentas em uma única plataforma.

Apoio da tecnologia

Já que citamos que existem aplicativos e sistemas, não podemos deixar de mencionar que a estratégia de expense management também dá direcionamentos sobre o Business Intelligence, método de inteligência que se refere à coleta, análise e organização de dados.

A empresa que adota esse sistema é capaz de estudar custos médios de estadia, alimentação e deslocamento, fornecendo estimativas para o planejamento efetivo de viagens corporativas, por exemplo. Assim, fica mais fácil preparar uma viagem de negócios satisfatória para todos os envolvidos!

Redução de fraudes

As políticas de despesas definidas pelo expense management ajudam a reduzir o número de fraudes. Afinal, o que entendemos como fraude, na maioria das vezes, não passa de uma falta de entendimento do colaborador sobre o que é de responsabilidade da empresa nos eventos em que ele participa, incluindo viagens corporativas e o que, efetivamente, ele deve pagar.

Isso quer dizer que todos os detalhes do que entra ou não na conta da empresa podem ser melhor gerenciados pelos colaboradores, se a empresa optar por uma ferramenta para este controle de budget.

Vale lembrar que, com a participação da equipe na construção da política de despesas, ela se torna mais pertinente. Afinal, os colaboradores sabem quais são as suas necessidades e que tipo de imprevistos podem ocorrer no dia a dia. E de quem são os custos de cada gasto realizado.

Por que adotar a gestão de custos na sua empresa?

Com melhorias na gestão de custos que a prática do expense management indica, você alcança uma série de benefícios para o seu negócio. São eles:

Eficiência

Gestores precisam entender que cada decisão impacta nos custos da empresa, o que pode gerar certa preocupação nos mais ansiosos. Com uma metodologia de gerenciamento de gastos, você reduz o desperdício e define procedimentos para assegurar que seus recursos serão aplicados com cuidado. Assim, a tomada de decisão fica mais simples!

Ponto de equilíbrio

Quando a empresa arca com todos os custos fixos em determinado período, ela alcança um ponto de equilíbrio. Quanto mais rápido ela se paga, mais rápido ela começa a lucrar. Com o expense management, a probabilidade de alcançar o ponto de equilíbrio nas finanças de seu negócio são maiores.

Competitividade

O que investidores e stakeholders desejam ver é um negócio que entrega resultados de uma maneira sustentável, ou seja, que consiga cumprir o prometido com uma estrutura robusta o suficiente para se sustentar e fazer projeções de crescimento. Isso só é possível com uma boa gestão de finanças.

Para o cliente, a adoção dessa metodologia de gerenciamento de despesas também traz boas notícias, já que os custos de produção são reduzidos.

O mercado está cada vez mais competitivo, exigindo não só que as empresas tenham um bom faturamento, como também estejam preparadas para mudanças no cenário econômico e para realizar investimentos.

O expense management é um excelente recurso para uma gestão mais eficiente e com o auxílio da tecnologia e apoio de empresas especializadas, como a Copastur, fica mais fácil viabilizar essa solução.

Quer mais informações sobre as práticas de expense management e como ele se aplica na gestão de gastos? Quer conhecer as alternativas para realizar o controle de budget, através da Copastur? Baixe o nosso guia especial sobre o tema e continue acompanhando o blog da Copastur!

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