Planejamento de viagens corporativas: Guia completo para organizar com sucesso

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O planejamento de viagens corporativas, além de garantir a eficiência operacional e o cumprimento de agendas apertadas, pode reduzir custos da empresa, assegurando que cada viagem seja um investimento estratégico. 

A princípio, esse planejamento pode parecer extremamente simples, não é mesmo? Mas, na prática, são muitos os detalhes a serem acertados para que tudo corra bem. Se um pequeno quesito for esquecido ou não for bem pensado, pode gerar problemas no decorrer da viagem, ainda acarretando custos extras. Melhor, então, se prevenir, não concorda?

Vale destacar que mais de 10% do orçamento anual de uma empresa é gasto com as despesas de viagens, segundo pesquisa da SAP Concur. Então, é importante monitorar tais custos com um planejamento adequado, a fim de evitar estouros no orçamento e gastos desnecessários.

Neste texto, você terá uma visão aprofundada do planejamento de viagens corporativas e vai aprender como organizar uma viagem, garantindo as melhores condições. Acompanhe!

Qual a importância do planejamento de viagens corporativas?

Planejar as viagens corporativas traz uma série de benefícios, como por exemplo:

Redução de custos: Por meio da pesquisa e negociação antecipada, é possível economizar na compra das passagens corporativas, na reserva de hotéis e outros serviços, otimizando o orçamento da empresa. 

Aumento da produtividade: Um roteiro bem elaborado garante que os viajantes aproveitem ao máximo seu tempo, com eficiência e produtividade, focando nas atividades essenciais da viagem sem se preocupar com imprevistos.

Melhoria da segurança: O planejamento permite identificar e mitigar riscos relacionados à viagem, como situações climáticas adversas ou instabilidade política no destino.

Satisfação dos colaboradores: Uma viagem bem planejada proporciona uma experiência positiva para os funcionários, aumentando sua motivação e engajamento com a empresa.

Como planejar uma viagem corporativa?

Planejar uma viagem corporativa eficiente envolve uma série de etapas essenciais para garantir o sucesso e a produtividade da viagem.

Viabilidade:

O primeiro ponto a ser avaliado quando se trata de viagens corporativas é a sua viabilidade. Reflita se:

  • O deslocamento é mesmo necessário?
  • O objetivo que a viagem apresenta compensa eventuais investimentos realizados?
  • É possível alcançar os mesmos resultados por outros meios?

Objetivos:

Além disso, é fundamental definir claramente os objetivos da viagem, como participar de uma conferência, fechar negócios ou realizar treinamentos. 

Orçamento:

Também é preciso estabelecer um orçamento detalhado, que inclua despesas como passagens aéreas, hospedagem, alimentação e transporte local. 

Mas vale lembrar que não adianta apenas ter um orçamento. É fundamental usar essa verba como forma de análise do que foi gasto para melhorar a gestão de despesas corporativas em viagens. De acordo com estudo da Paytrack, 48% dos entrevistados têm um orçamento de viagens definido, só que não usam como ferramenta de gestão.

Leia também: Como Definir o Orçamento de Viagem e Diminuir Gastos?

Agenda dos participantes:

Ao escolher as datas da viagem, considere a agenda dos participantes e eventos relevantes no destino.

Outras questões importantes nesse quesito são:

  • Para onde se irá?
  • Quando será a viagem?
  • Quais funcionários da empresa participarão dela?
  • Como ocorrerão os fluxos de solicitação e aprovação dos deslocamentos?
  • Quem será o responsável pela compra de bilhetes aéreos, reserva de hotéis e aluguel de automóveis?

Como organizar uma viagem corporativa? 

Depois do planejamento, tem início a fase de buscas. Os gestores de viagens devem pesquisar:

  • Fornecedores;
  • Preços de passagens, acomodações e alimentação;
  • Melhores condições e estratégias para economizar, mas garantindo bons serviços ao viajante.

Durante o processo de organização, é importante ter uma comunicação clara e constante com os viajantes, para fornecer informações atualizadas e orientações pertinentes. 

Também é fundamental organizar a documentação necessária, como passaporte e vistos, assim como garantir que todos os detalhes logísticos, como reservas de hotéis e transporte, estejam confirmados com antecedência. 

Por fim, é recomendável criar um itinerário detalhado, incluindo reuniões agendadas, horários de voos e contatos locais, para manter a viagem organizada e produtiva.

Após a viagem, parte-se para a etapa de análise e revisão dos gastos. Assim, é possível buscar maneiras de otimizar os processos para futuras viagens. 

Veja também: 6 dicas para não errar na organização de uma viagem de negócios curta

Dicas para um bom planejamento das viagens corporativas

Conheça a política de viagens da empresa

A política de viagens de uma empresa é responsável por explicar tudo o que precisa ser feito na viagem, desde os documentos necessários e os procedimentos internos até o controle de gastos. Por essas e outras, todo negócio deve elaborar sua própria política e, assim, garantir que futuros deslocamentos ocorram de forma segura e sem imprevistos. 

Compre as passagens antecipadamente

O ideal é que tudo seja feito com antecedência. E isso inclui a compra das passagens. Antes de efetuar a aquisição, porém, analise alguns pontos importantes: que empresa de transporte realizará a viagem e como é o avião, o ônibus ou o carro?

No caso de passagens aéreas, as mais utilizadas em viagens corporativas e, também, as mais caras, a antecipação é realmente valiosa. Para se ter uma ideia, segundo pesquisa da Copastur, o ticket médio comprado com antecipação de mais de 30 dias chega a ser 55% mais barato do que a passagem adquirida na véspera.

Seja flexível com datas

A cotação dos preços de passagens aéreas varia muito de acordo com o dia da semana. Via de regra, as passagens nas sextas, sábados e domingos são mais caras do que nos demais dias da semana. Mesmo assim, avalie caso a caso e veja se adiar ou adiantar uma viagem em um ou dois dias pode ser mais vantajoso.

Também lembre-se de que passagens em horários não convencionais, em especial os voos noturnos, costumam ser mais baratas. Mas, nesses casos, é preciso avaliar como as viagens de madrugada podem afetar o bem-estar do funcionário e, ainda, se implicariam em gastos maiores com hospedagem ou alimentação.

Tenha cuidado com a alta temporada

Existem épocas do ano em que a demanda por passagens aéreas é muito maior e, portanto, os preços podem subir consideravelmente. É o caso das férias escolares de janeiro e julho ou datas festivas, como o Carnaval e o Natal. Caso não seja possível escapar dessa janela de preços altos, procure adquirir os bilhetes com dois ou três meses de antecedência.

Já na baixa temporada, o ideal é adquirir os bilhetes com uma janela de 45 a 20 dias de antecedência. Comprar a passagem muito antes não é efetivo, já que o preço com um período de tempo tão dilatado pode variar muito, podendo, inclusive, ficar mais elevado.

Fique atento às promoções

No último tópico, falamos que não vale a pena comprar passagens com antecedência excessiva, principalmente por conta da volatilidade dos preços. No entanto, essa não é a única vantagem: prazos um pouco mais curtos também permitem que a empresa encontre promoções muito vantajosas.

É possível utilizar aplicativos, sites ou a assessoria de empresas especializadas em viagens corporativas para monitorar os preços, avaliar o histórico de altas e quedas de valores e, assim, encontrar o momento ideal para aproveitar uma oferta das companhias aéreas.

Leia também: Viagens corporativas: otimize custos com Inteligência Artificial

Utilize milhas

Outro recurso que ajuda a diminuir o custo com as passagens aéreas são as milhas. Em geral, as próprias companhias aéreas contam com um sistema de milhagem, e os pontos acumulados podem ser trocados por passagens aéreas ou servir como desconto na compra dos bilhetes.

Existe também a possibilidade de comprar milhas. No entanto, isso só deve ser feito após extensa pesquisa com os fornecedores desse tipo de serviço, e o negócio só deve ser fechado quando houver certeza da segurança da transação. Também é importante averiguar se adquirir uma passagem por milha em determinado momento é mais vantajoso, já que, às vezes, pagar em dinheiro pode ser mais interessante.

Nesse sentido, leve também em consideração a segurança e a qualidade ao longo do trajeto para que o funcionário viaje com conforto. Assim, ele estará descansado quando chegar ao destino, pronto para cumprir suas funções em prol da empresa.

Analise o destino com bastante cuidado

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Ao fazer uma análise do destino da viagem corporativa, é possível ter em mente os possíveis gastos com essa demanda e estabelecer com mais precisão um valor (total ou diário) para os colaboradores gastarem quando estiverem fora. A partir daí, confira questões relevantes, como a qualidade do hotel e, claro, seu preço.

Muitas vezes, é possível encontrar hotéis mais próximos dos locais que seu funcionário precisará visitar por valores mais acessíveis. No caso de escolher opções que incluam todas as refeições, até os gastos com transporte também podem diminuir! Tal análise garante que a viagem seja muito mais bem organizada, sem onerar o orçamento.

Cuidados na reserva do hotel

Não se esqueça de que é preciso ver o horário de chegada ao local de destino e ainda o horário de saída. Assim, será possível reservar o hotel para o período certo, sem ter despesas desnecessárias com tempo maior de hospedagem.

Em caso de estabelecimentos mais acostumados a lidar com o público corporativo, a tendência é oferecerem a diária com café da manhã já incluso. Mas vale a pena verificar também como é servido o almoço nesse hotel e, se possível e vantajoso, incluir esse serviço nos gastos de viagem desde o princípio. Como já dissemos, o almoço no hotel diminui os custos até de transporte, sem contar que ainda deixa o colaborador com um tempo extra para descansar no horário do almoço.

Resolva também os traslados

Se a viagem exige que o colaborador vá a diversos pontos diferentes, o ideal é alugar um carro para que ele se desloque mais livremente. Se for esse o caso, reserve o carro com antecedência e programe a retirada do veículo para assim que o colaborador chegar ao aeroporto ou à rodoviária. Tenha em mente que será necessário manter um controle dos gastos desse veículo. O que deve estar devidamente especificado na política de viagens da empresa.

No entanto, algumas vezes, principalmente no caso de feiras e congressos, os eventos são realizados no próprio hotel em que o profissional está acomodado. Neste tipo de situação, o colaborador precisará somente de um táxi para levá-lo até o hotel e, posteriormente, para conduzi-lo de volta até o aeroporto. Se for conveniente, faça as reservas antes ou deixe um valor reservado com o viajante para esse fim.

Reserve um valor para despesas e imprevistos

Acrescente como despesas outros tipos de gastos, além de viagens e hospedagens, como as refeições, quando feitas fora do hotel, o combustível, táxis, telefonemas, bem como qualquer outro tipo de custo que o colaborador possa ter em uma viagem corporativa.

Mesmo com todo o planejamento da viagem corporativa, é possível que surjam alguns imprevistos no meio do caminho. E é claro que imprevistos tendem a gerar um passivo extra. Com isso em mente, reserve um valor para emergências. Assim, se o colaborador tiver problemas enquanto estiver fora, ao menos terá recursos em mãos para agilizar uma solução com eficiência e rapidez.

Saiba mais: Como reduzir os gastos com horas extras em viagens corporativas?

Providencie a documentação necessária

Se a viagem for realizada em grupo, garanta que todos os colaboradores envolvidos tenham em mãos seus documentos pessoais. É importante checar essa questão com antecedência, para que tenha tempo suficiente de providenciar algum documento faltante, por exemplo.

Use a tecnologia como aliada

Você já ouviu falar de self booking? Trata-se de um sistema totalmente informatizado que pode ser configurado de acordo com a política de viagens e que permite aos próprios funcionários agendarem as suas viagens.

Nesse tipo de solução, é possível comprar passagens, fazer reservas em hotéis e contratar serviços de translado diretamente de uma plataforma na web. O próprio sistema consegue detectar as melhores oportunidades de negócio e, assim, reduzir o custo de cada viagem.

Lembre-se das necessidades de cada colaborador

Até aqui, falamos sobre como o planejamento de viagem corporativa é importante para que a empresa controle seus custos de maneira eficaz. Mas o papel dos gestores também é garantir que os colaboradores tenham o apoio e a estrutura necessários para atuarem em trânsito com total produtividade.

Por isso, a empresa também deve considerar alguns fatores e prover determinadas estruturas para o viajante, como mostraremos a seguir.

Conforto e segurança

Avaliar preços e condições de pagamento de empresas aéreas e hotéis é essencial, mas é preciso levar em conta a qualidade dos serviços prestados. Aviões e hotéis desconfortáveis, barulhentos ou com serviços ruins acabam estressando qualquer pessoa e o estresse excessivo, sabemos, é um veneno para a produtividade.

Lembre-se de considerar itens que podem parecer supérfluos, como uma boa conexão Wi-Fi. Afinal, você não vai querer que um viajante precise depender de uma rede 3G para realizar os trabalhos que necessitem de acesso estável à internet, certo?

Adaptação

Dar apoio para que o funcionário consiga se ambientar no seu destino da maneira mais rápida possível é essencial para garantir sua produtividade, em especial no exterior. A empresa pode fazer isso em longo prazo, oferecendo ou subsidiando cursos de idiomas, bem como tomando ações em momentos circunstanciais, com a contratação do serviço de guias e tradutores.

Saiba mais: Cartão para viagem internacional: guia para empresas 

Autonomia

Incentivar a autonomia dos funcionários em viagens corporativas é uma boa maneira de transformá-los, também, em agentes de gestão de recursos. É importante fazer com que eles tenham a capacidade de determinar gastos que são necessários e conseguir controlar as despesas sem autorização prévia de ninguém.

Para isso, claro, todos precisam conhecer com profundidade a política de viagens da empresa e contar com ferramentas individuais de controle, como um relatório específico para a viagem.  

Depois de saber o que levar em consideração no planejamento das viagens corporativas, chegou a hora de organizar. Abaixo, trazemos algumas dicas de como organizar as viagens de forma estratégica. Confira!

Como conseguir as melhores condições nas viagens corporativas?

Boas condições, quando se fala em viagens corporativas, não se restringem simplesmente à obtenção de pequenos preços, mas sim a outras vantagens, como formas de pagamento e prazos facilitados (como cartão corporativo), benefícios aos viajantes, bônus, descontos e outros aspectos.

Um dos primeiros passos para conseguir as melhores condições é, como visto, planejar suas viagens com antecedência, para pesquisar os menores preços e barganhar boas oportunidades, com garantia da qualidade do serviço que está sendo prestado.

Criar uma relação mais duradoura com fornecedores também é fundamental. Empresas que têm as viagens corporativas como uma realidade constante podem se tornar fiéis a determinados fornecedores, pois isso, a médio e longo prazo, pode se mostrar bastante favorável no momento de se argumentar em busca de condições mais vantajosas.

Como economizar com as viagens de negócios?

Veja abaixo dicas essenciais para economizar os recursos da empresa durante viagens corporativas.

Conscientize os colaboradores a respeito do propósito dos deslocamentos

Viagens de negócios têm propósitos bem definidos. Entretanto, é muito importante que os funcionários da empresa estejam bastante cientes a respeito disso.

Caso contrário, corre-se o risco de que os colaboradores confundam viagens corporativas com turismo de lazer e, em alguns casos, façam escolhas e assumam uma postura, que não esteja de acordo com os interesses financeiros da empresa.

Seja firme na exigência da prestação de contas

A prestação de contas é um momento posterior à realização da viagem — caso as empresas não utilizem cartão corporativo —, no qual o funcionário comprova quais foram efetivamente as despesas que teve ao longo do deslocamento e podem solicitar o reembolso das despesas, como por exemplo:

  • Táxis;
  • Refeições;
  • Aluguel de veículos;
  • Uso de pacotes para telefonia ou internet;
  • Dentre outros serviços.

É preciso que a prestação de contas tenha regras claras e firmes e siga a política de reembolso da empresa, para que se evite o uso descontrolado de dinheiro e para não ocorrer divergências durante o pagamento.

Registre ações estratégicas nas informações dos relatórios de viagens

Os relatórios de viagens (RDVs) permitem que a empresa veja de modo mais claro e organizado como o orçamento vem sendo aplicado quando se trata de viagens de negócios. Assim, servem como um instrumento estratégico para a correção de procedimentos e otimização de performance, favorecendo os savings.

Conte com a Copastur para o planejamento das viagens corporativas da sua empresa

Organizar uma viagem corporativa, passo a passo, pode ser algo trabalhoso, mas compensa quaisquer esforços. Quando bem planejada faz com que a organização alcance todos os seus objetivos sem extrapolar o orçamento definido para tanto.

Se os funcionários frequentemente viajam para dentro e para fora do país, é importante encontrar maneiras de tornar esses deslocamentos mais econômicos e ágeis, e isso só é obtido com um planejamento feito com suficiente antecedência.

Organizações especializadas na gestão de viagens corporativas conhecem profundamente todas as etapas de uma viagem corporativa internacional e nacional, e podem se mostrar capazes de fazer muito mais com orçamentos reduzidos. É o caso da Biosfera Copastur.

Conseguimos ajudar empresas de diferentes ramos que não têm tanto know-how na gestão de viagens, mas que precisam que seus funcionários se desloquem com constância por razões institucionais.

Inclusive, disponibilizamos diversas soluções tecnológicas que podem contribuir para o maior êxito nas suas viagens corporativas. Um exemplo disso é o software de gestão de viagens, Expense Management, tecnologia oferecida pela Copastur, que proporciona o monitoramento de custos e gerenciamento das despesas do seu colaborador.

Contratar uma empresa especializada em gestão de viagens corporativas é a saída mais racional, caso você precise de um trabalho profissional e seguro.Conheça agora os serviços da agência de viagens corporativas da Biosfera Copastur e saiba como podemos ajudar sua empresa a encontrar as melhores soluções.

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