Assim como muitos outros processos dentro do mundo corporativo, a gestão de viagens empresariais também deve ser feita de maneira cuidadosa para que os objetivos traçados com os deslocamentos sejam de fato alcançados. Vale lembrar, afinal de contas, que os custos envolvidos nesse tipo de iniciativa não costumam ser baixos. Assim, sob o risco de as perdas financeiras serem extremamente prejudiciais para o negócio, o esperado é que o investimento no setor traga bons retornos.

Não é por acaso, portanto, que cada vez mais e mais empresas têm buscado a ajuda especializada de agências de viagens corporativas. Por serem especialistas no assunto, essas organizações são capazes de oferecer soluções efetivas, que aumentam a produtividade, reduzem custos e, de quebra, ainda elevam o bem-estar por facilitar (e muito) a vida de quem viaja.

Quer saber como tudo isso é possível? Continue acompanhando a leitura do nosso post de hoje para conhecer 7 das principais soluções oferecidas por agências de viagens corporativas!

1. Redução significativa de custos

Você tem o pé atrás em relação à contratação de uma agência de viagens corporativas porque acha que para dar esse passo precisa fazer investimentos altíssimos? A impressão que tem é de que essa é uma realidade apenas de grandes empresas e multinacionais? Pois saiba que, na verdade, o cenário é justamente o oposto.

Apesar de, obviamente, a terceirização da gestão de viagens ter um certo custo atrelado, pode anotar: esse custo é significativamente menor quando comparado às despesas de empresas que não contam com esse tipo de serviço para o planejamento e a execução dos deslocamentos feitos a trabalho. Isso acontece porque essas agências, por trabalharem com grandes demandas, possuem um poder de negociação ampliado frente a fornecedores. Isso sem contar que muitas delas firmam parcerias com empresas do setor turístico.

Na prática, isso pode se refletir em tarifas de passagens aéreas e de hospedagem bem mais baixas, por exemplo. E o mesmo pode ser dito de outras questões tidas como detalhes, mas que, somadas, representam valores significativos: aluguel de carro, serviço de transfer, locação de espaços para eventos e reuniões, contratação de seguro e muito mais.

2. Agilidade na emissão de documentos

Passaportes e vistos: a emissão ou renovação desses documentos imprescindíveis não pode ficar de fora do planejamento das viagens corporativas. Afinal de contas, ninguém gostaria de lidar com a perda de um grande negócio simplesmente porque o colaborador não tinha um visto válido para entrar no país de destino, correto?

O problema é que muitas empresas deixam a responsabilidade da emissão de vistos e passaportes com o próprio funcionário que vai viajar, já que os documentos estão todos em seu nome. Em muitos casos, porém, a burocracia envolvida leva um tempo considerável, com o cenário ainda piorando se a pessoa não tem experiência no assunto. Aqui, mais uma vez, as agências de viagens corporativas se mostram como a melhor opção.

Contando com profissionais devidamente treinados e experientes em seu quadro de colaboradores, essas empresas sabem exatamente o que (e como) fazer para conseguir mais agilidade na emissão de passaportes e vistos. Com isso, nada mais de perder oportunidades por pura falta de conhecimento ou experiência!

3. Ferramentas de selfbooking

Não é novidade para ninguém que a era da informação trouxe consigo uma revolução tecnológica que, com suas ferramentas, vem mudando os mais diversos tipos de processos dentro do mundo corporativo. E quando o assunto é viagem de negócios, os sistemas de selfbooking são o que há de mais moderno.

Para quem não sabe ou não se lembra, vale explicar rapidamente: esses sistemas nada mais são que plataformas digitais oferecidas por agências de viagens corporativas para integrar, em um só lugar, todas as informações e os meios necessários para que os próprios funcionários possam planejar suas viagens a trabalho.

Com a ajuda desse recurso, tudo é reservado on-line, permitindo uma visão detalhada e personalizada de cada deslocamento. Ligar para companhias aéreas, hotéis e locadoras de veículos? Dê adeus a essa rotina maçante! Com uma ferramenta de selfbooking, além de reduzir custos, você ainda consegue ter um melhor controle de gastos, gerenciamento de fluxos e geração de relatórios de viagem. Não parece ótimo?

4. Atendimento emergencial disponível 24 horas

Mesmo que você não queira pensar sobre o assunto, a verdade é que imprevistos, emergências e urgências podem acontecer a qualquer um e a qualquer momento. E quando se trata de um colaborador viajando a trabalho, é preciso ter um cuidado ainda maior. Afinal, enquanto estiver representando a empresa, seu bem-estar, sua segurança e sua integridade física são responsabilidades da organização.

A boa notícia é que uma agência de viagens corporativas séria e comprometida oferece suporte durante as 24 horas do dia, 7 dias por semana, esteja seu funcionário onde estiver. Nesse caso, antes mesmo de viajar, o colaborador receberá um número de telefone para que possa entrar em contato se qualquer emergência acontecer. É tranquilidade para o funcionário e, consequentemente, tranquilidade para a empresa!

5. Controle minucioso de gastos

Um gestor de viagens sabe que controlar com maestria os gastos relativos às viagens corporativas não é tarefa fácil. Afinal, são tantos custos altamente variáveis a serem checados a cada deslocamento que, muitas vezes, torna-se simplesmente inviável gerenciar esse processo de forma eficiente. Consegue adivinhar quem pode ajudar nesse quesito?

Os sistemas usados pelas agências de viagens corporativas permitem a emissão de relatórios gerenciais bastante precisos sobre os gastos de cada viagem feita. Além disso, também é possível classificar as despesas por tipo, colaborador ou prestador de serviço, por exemplo. Bem mais fácil manter o controle, não concorda?

6. Serviços de consultoria

Muitas agências de viagens corporativas também oferecem serviços de consultoria em gestão de deslocamentos. Contando com o auxílio de profissionais do ramo, é possível analisar dados prévios, traçar estratégias promissoras e tomar decisões precisas quando o assunto é o alcance dos objetivos previstos com os deslocamentos feitos em nome da empresa.

7. Produtividade e foco para gestores

Ao delegar o planejamento e a execução de viagens corporativas a uma agência especializada, sua empresa poderá perceber, na prática, como todas as soluções citadas ao longo deste post ajudam no dia a dia. E ainda há um benefício adicional, indireto, que é extremamente proveitoso para a organização: gestores mais produtivos e focados em outras questões igualmente importantes para a companhia.

Como as tarefas burocráticas, que demandam bastante tempo durante o planejamento de uma viagem, passam a ser de responsabilidade da agência, os gestores e colaboradores se tornam automaticamente mais livres para se dedicar a outras tantas atividades sob sua responsabilidade.

Viu só como uma agência de viagens corporativas pode mudar a gestão de viagens em sua empresa para muito melhor? Ficou interessado e gostaria de obter mais informações sobre isso? Então entre em contato conosco!

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