Conheça 5 dicas para evitar problemas na viagem corporativa

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Sua empresa sofre com problemas na viagem corporativa? Pois você definitivamente não está sozinho! Por pura falta de planejamento e cuidados adequados, muitos negócios acabam tendo que lidar com imprevistos e dores de cabeça. Mas nada disso precisa acontecer, sabia? Que tal usar as experiências anteriores como base para melhorias futuras?

Pronto para aprender a evitar imprevistos e problemas na viagem corporativa? Então acompanhe agora mesmo as 5 dicas que preparamos especialmente para você!

1. Faça um planejamento financeiro para as viagens

O primeiro passo para garantir o sucesso das viagens corporativas é o planejamento financeiro. Afinal, é preciso pensar bem para entender o peso desse investimento nas finanças da empresa. Por mais que essa seja uma iniciativa com um bom retorno, é essencial mensurar o teto para cada gasto envolvido e estabelecer um limite total a fim de garantir o sucesso da ação.

É recomendado até deixar previsto um montante máximo mensal para usar nas viagens corporativas. A antecipação dessa saída de recursos do caixa assegura que não haverá nenhum rombo inesperado nas contas. Por outro lado, imagine que todo custo de deslocamento seja considerado um gasto extraordinário: tem jeito de o planejamento dar certo?

Além disso, é o planejamento que vai permitir analisar posteriormente a aderência aos processos e às políticas sobre o assunto. Só comparando o que foi planejado com o que de fato aconteceu é que você percebe gastos excessivos ou falhas de processo, por exemplo.

Além disso, no planejamento você também pode hierarquizar as possíveis atividades-chave e seu grau de importância. Assim, os gestores de área têm um limite de autonomia para decidir quando e com o que podem gastar, além de saberem o que é esperado como retorno de cada investimento.

2. Estabeleça regras de reembolso claras

Um outro ponto fundamental para evitar problemas é definir a política de reembolso, que pode estar inserida na política de viagens corporativas. As regras de reembolso previnem os colaboradores a respeito de quanto pode ser gasto durante o deslocamento e em que tipos de serviço para assegurar o ressarcimento por parte da empresa.

Imagine se um colaborador apresenta notas de jantares em restaurantes caros, deixando o gestor em maus lençóis para se acertar com o financeiro. Quem nunca passou por isso sabe que a chave do sucesso está na clareza das regras de reembolso. No caso, elas devem especificar:

  • o que será coberto, como diárias, passagens, alimentação e serviços de lavanderia;
  • quanto será coberto, estabelecendo um máximo para cada tipo de despesa;
  • o que não será coberto, como perdas ou danos a objetos e excesso de bagagem.

Algumas empresas são mais flexíveis e englobam mais itens no reembolso. Já outras se limitam a passagens, alimentação e hospedagem. Seja qual for o caso, a regra básica é deixar tudo escrito, ainda que existam diferentes valores aprovados para cargos de gestão, operacionais e outros. Todos os detalhes precisam ficar ser especificados aos interessados.

3. Defina e divulgue a política de viagens da empresa

Por falar em política e regras, não se prenda somente ao reembolso, ok? Ter uma política que determine quando a viagem pode ser aprovada, com que finalidade e exatamente para quem é outro ponto que pode livrar a empresa de diversos conflitos.

Na prática, alguns funcionários acabam confundindo a liberdade proporcionada pelas viagens a trabalho com um incentivo particular, agendando deslocamentos conforme suas próprias necessidades. As justificativas? Visitar um cliente, fechar um novo negócio ou ver como anda uma filial, por exemplo.

Para garantir que o dito será feito, deixe claro o que deve ser apresentado para comprovar a necessidade da viagem e o retorno esperado.

Lembre-se de que toda viagem a trabalho é um investimento, uma vez que há recursos gastos especificamente para isso. Assim, cada deslocamento deve trazer de volta um retorno positivo que não aconteceria (ou ao menos seria minimizado) se a viagem não acontecesse.

Seja para o treinamento de colaboradores, a solução de conflitos ou qualquer outro fim, é possível mensurar os lucros previstos ou os danos evitados para justificar e aprovar os custos envolvidos.

A política também pode trazer orientações sobre comportamentos de segurança e bom uso do tempo. Dessa forma, os colaboradores podem evitar riscos desnecessários e não estendem o tempo do deslocamento além do previsto — o que também deixa de estender os custos, claro.

4. Conte sempre com um seguro viagem

Por falar em problemas, anote aí: é fundamental contratar um seguro de viagem. Não dá para perder de vista que o colaborador em deslocamento está a serviço da empresa e, por isso, está sob sua direta responsabilidade. Assim, se algo acontecer a ele, é a companhia que arca com as despesas e demais consequências.

Contratar um seguro previne que ambos (funcionário e empresa) precisem lidar com gastos maiores e situações difíceis. E isso vale especialmente para as viagens internacionais, ocasiões em que um pequeno problema de saúde já pode gerar inúmeras dificuldades. Mas os destinos nacionais também merecem cuidado, viu? Ter contratempos em uma cidade desconhecida, onde não se tem referências nem apoio, pode ser bem desgastante.

5. Terceirize o processo a especialistas na área

Preocupar-se com tudo isso parece demais para você? E que tal cotar fornecedores, escolhendo hotéis mais em conta sem abrir mão da segurança, ainda pensando na localização mais estratégica para a viagem?

Também é preciso comprar passagens, escolher as melhores datas, negociar condições de pagamento, programar conexões que não atrapalhem o cronograma e uma infinidade de detalhes que pode tomar todo o tempo do setor de logística.

É isso mesmo que você entendeu: ocupar funcionários que poderiam estar mais focados no core business da empresa, ainda se sujeitando a erros e retrabalhos, não é, nem de longe, a melhor escolha que qualquer negócio pode fazer. Que tal uma empresa especializada na organização e gestão de viagens corporativas?

Essas empresas são especialistas em fazer tudo isso em um tempo mínimo e com o máximo de economia possível. Conseguem isso por terem fornecedores selecionados e uma boa carga de experiência.

Optando por esse caminho, o contratante não precisa se preocupar com documentação, questões legais ou segurança. Tais empresas ainda elaboram relatórios para subsidiar análises sobre o retorno da viagem e o alcance dos objetivos traçados.

Há quem pense que fazer tudo por conta própria pode ser mais econômico, mas a prática mostra que isso não costuma acontecer. E tem mais: para conseguir custos mínimos, o negócio geralmente precisa empreender tantos esforços internos que o custo de oportunidade não vale a pena.

Para evitar problemas na viagem corporativa, portanto, tome todas essas precauções e analise a possibilidade de contratar uma empresa especializada! Se quiser analisar como essa relação pode ajudar seu negócio, entre em contato conosco e converse com um especialista a respeito!

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