Saiba como assegurar o compliance em viagens corporativas

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À medida que uma empresa cresce, precisa adotar meios para manter o controle sobre todos os seus setores — inclusive aqueles que não gere diretamente. Afinal, quanto maior é sua extensão, mais difícil fica enxergar os pontos distantes. Independentemente disso, a diretoria ainda é responsável por eles! Eis aí um dos principais motivos para se preocupar em garantir o compliance em viagens corporativas.

Desde a criação da lei anticorrupção, as empresas têm buscado ficar cada vez mais atentas a suas atividades. E isso vale tanto para as atividades internas como para as que trazem relação com outros fornecedores. Aqui é que entra o compliance, a melhor ferramenta para gerir todo o ciclo de ações dos negócios.

Não sabe direito o que esse termo significa e também não entende sua relação com a ética de um negócio? Então chegou ao post certo! Acompanhe os próximos tópicos para se tornar um expert no assunto!

O que é compliance?

Não é à toa que essa expressão vem se popularizando bastante no meio corporativo. Em um contexto que exige responsabilidade sobre cada decisão corporativa, a alta gestão precisa manter o controle de suas atividades. E elas são muitas, como:

  • cadeia de suprimentos para as atividades;
  • gestão e controle financeiro;
  • programas de incentivo;
  • relação com fornecedores;
  • ações de responsabilidade social.

O termo compliance vem do verbo em inglês to comply, que, ao pé da letra, pode ser traduzido como cumprir. E estamos nos referindo aqui a leis e regulamentos internos e externos, ok?

A lógica é simples: quando uma empresa oficializa procedimentos e elabora normativos, espera que seu corpo de colaboradores aja em conformidade com eles. E isso não acontece em vão. A razão para a existência de premissas de atuação é proteger o patrimônio da empresa e garantir que ela agirá sempre em conformidade com a lei, em todas as suas instâncias — desde o mais novo estagiário ao mais alto cargo de gestão.

Ao definir regras para o jogo e criar formas de controle (como auditorias e controles internos), uma corporação pode se fazer presente em todos os seus pontos de atuação, independentemente da sua localização.

Por que se preocupar?

Gerir uma empresa de grande porte já é, por si só, um desafio. Aí vem o detalhe: desde 2013, quando a lei anticorrupção foi criada, o compliance se tornou uma ferramenta mais que essencial.

Segundo a legislação, a empresa passa a responder por atos de corrupção ainda que não exista nenhum envolvimento direto dos sócios. E isso vale tanto para atos praticados por funcionários diretos ou terceirizados, feitos para beneficiar a empresa, mesmo que sem consentimento dos responsáveis.

Diante disso, ficar alheio aos atos dos funcionários definitivamente não é a melhor saída para se eximir da responsabilidade perante denúncias de corrupção. Pensando nisso, as empresas passaram a adotar medidas internas de controle e políticas ligadas a um código de ética bem alicerçado, orientando suas equipes quanto ao tema e, em alguns casos, até criando canais de denúncia.

O compliance é, portanto, uma ferramenta estratégica para garantir transparência e facilitar a gestão, não deixando que a dimensão da empresa se torne um problema no combate às práticas ilegais.

Como garantir compliance em viagens corporativas?

Você por acaso está aí se perguntando onde as viagens corporativas entram nessa história? Pois há diversos pontos importantes a considerar. Acompanhe os principais!

1. A destinação

É preciso garantir que a empresa aprovou o motivo da viagem, que ele está devidamente previsto na política de viagens e no código de ética. A clareza a respeito desse ponto impede que um deslocamento seja realizado para um fim não aprovável pelos gestores e diretores.

2. O beneficiário

Via de regra, a viagem corporativa se destina aos funcionários da empresa, que se deslocam para fechar um negócio, visitar uma filial ou lidar com determinado cliente. Cuidado para não confundir viagem corporativa de viagem de incentivo! O deslocamento a trabalho não pode ser usado como uma premiação nem como vantagem. É aí que surge o cuidado com a questão da corrupção, ok?

3. Os fornecedores

Hotéis, empresas emissoras de passagens e demais negócios que participam do processo precisam ser idôneos — assim como cada fornecedor com quem sua empresa se relaciona. Pensando nisso, seu setor de compras não deve apenas se preocupar em escolher os fornecedores com base na opção mais econômica, mas precisa garantir que essas empresas são responsáveis.

Cabe fazermos aqui uma observação muito importante: a contratação de uma empresa especializada em viagens corporativas reduz consideravelmente a preocupação do seu próprio negócio com isso. Para tanto, é recomendável definir normas para a seleção de fornecedores. A boa notícia é que, nesse caso, você não precisa avaliar vários potenciais parceiros. Basta um!

A essa altura, você deve ter percebido que, para alcançar o compliance, é preciso dar um passo anterior, definindo as normas a serem seguidas. Estabelecer uma boa política de viagens corporativas é, portanto, o ponto inicial da gestão voltada para a conformidade. Somente delimitando as condições para esses deslocamentos é que você terá como medir posteriormente a aderência às normas.

No fim das contas, o compliance garante não só uma boa dose de economia nas viagens, mas ainda blinda a empresa quanto a riscos e questionamentos a respeito de sua idoneidade. Não parece o cenário ideal?

Quais as vantagens do compliance?

Como os benefícios desse tipo de regulamentação e controle são inúmeros, resolvemos resumir aqui os principais:

  • auxiliar no combate a práticas ilícitas;
  • tornar a gestão transparente, escolhendo caminhos mais práticos e menos burocráticos para as atividades corporativas;
  • garantir economia e maior lucratividade nas ações da empresa;
  • promover imparcialidade na liberação das viagens e demais ações internas;
  • impedir o uso indevido das viagens corporativas para fins pessoais;
  • regulamentar as condições para reembolso de despesas, separando os gastos pessoais daqueles inerentes ao trabalho.

Não deixe, portanto, de tomar medidas para garantir o compliance em viagens corporativas e usar todos esses benefícios a favor da sua gestão! Aproveite e assine a nossa newsletter para receber mais dicas como essas diretamente na sua caixa de entrada!

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