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A compliance em viagens corporativas ajuda a garantir que todas as etapas do processo — da solicitação à prestação de contas — sigam políticas transparentes e alinhadas às normas internas e legais da empresa.
Mais do que um conjunto de regras, o compliance nesse contexto representa uma ferramenta estratégica para reduzir riscos, evitar fraudes, fortalecer a governança e consolidar uma cultura organizacional baseada em integridade e responsabilidade.
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De acordo com uma matéria publicada pelo Portal TecNews, empresas que possuem programas de compliance estruturados são mais bem avaliadas pelo mercado, evidenciando que a conformidade não apenas protege a companhia, mas também agrega valor à marca e aumenta a confiança de investidores e parceiros.
No universo das viagens corporativas, isso se traduz em maior credibilidade, eficiência nos processos e decisões mais seguras. Por isso, implementar compliance nas viagens da empresa significa adotar práticas como a padronização de políticas de gastos, monitoramento de despesas, auditoria contínua e uso de tecnologias que assegurem transparência em todas as etapas.
Dessa forma, a empresa não apenas otimiza sua gestão de viagens, mas também fortalece sua reputação e garante que cada deslocamento esteja em conformidade com seus princípios éticos e estratégicos.
Neste texto iremos nos aprofundar no tema compliance em viagens corporativas, apontaremos as principais boas práticas e um passo a passo de como implementar. Continue a leitura!
Copastur: experiência e cuidado para tornar cada viagem corporativa mais segura e eficiente.
O que é compliance?
O termo compliance vem do verbo inglês to comply, que significa “cumprir”. No ambiente corporativo, ele representa a adoção de práticas que garantem que todas as decisões e atividades da empresa estejam em conformidade com leis, regulamentos e políticas internas.
Em um cenário que exige cada vez mais responsabilidade e transparência, a alta gestão precisa manter controle sobre áreas como finanças, cadeia de suprimentos, relação com fornecedores, programas de incentivo e ações sociais.
Ao oficializar procedimentos e normas, a empresa estabelece padrões de conduta esperados de todos os colaboradores — do estagiário à diretoria.
Essa estrutura não é apenas burocrática: seu objetivo é proteger o patrimônio, reduzir riscos e assegurar que a organização atue de forma ética e dentro da lei.
Por meio de mecanismos de controle, como auditorias e monitoramentos internos, o compliance permite que a corporação mantenha integridade e consistência em todas as suas operações, onde quer que esteja.
Por que se preocupar?
Gerir uma empresa de grande porte já é, por si só, um desafio. Aí vem o detalhe: desde 2013, quando a lei anticorrupção foi criada, o compliance se tornou uma ferramenta mais que essencial.
Segundo a legislação, a empresa passa a responder por atos de corrupção ainda que não exista nenhum envolvimento direto dos sócios. E isso vale tanto para atos praticados por funcionários diretos ou terceirizados, feitos para beneficiar a empresa, mesmo que sem consentimento dos responsáveis.
Diante disso, ficar alheio aos atos dos funcionários definitivamente não é a melhor saída para se eximir da responsabilidade perante denúncias de corrupção.
Pensando nisso, as empresas passaram a adotar medidas internas de controle e políticas ligadas a um código de ética bem alicerçado, orientando suas equipes quanto ao tema e, em alguns casos, até criando canais de denúncia.
O compliance é, portanto, uma ferramenta estratégica para garantir transparência e facilitar a gestão, não deixando que a dimensão da empresa se torne um problema no combate às práticas ilegais.
Quais são as melhores práticas para garantir compliance em viagens corporativas?
Está se perguntando onde as viagens corporativas entram nessa história? Pois há diversos pontos importantes a considerar. Acompanhe os principais!
1. A destinação
É preciso garantir que a empresa aprovou o motivo da viagem, que ele está devidamente previsto na política de viagens e no código de ética.
A clareza a respeito desse ponto impede que um deslocamento seja realizado para um fim não aprovável pelos gestores e diretores.
2. O beneficiário
Via de regra, a viagem corporativa se destina aos funcionários da empresa, que se deslocam para fechar um negócio, visitar uma filial ou lidar com determinado cliente.
Cuidado para não confundir viagem corporativa com viagem de incentivo! O deslocamento a trabalho não pode ser usado como uma premiação nem como vantagem. É aí que surge o cuidado com a questão da corrupção, ok?
3. Os fornecedores
Hotéis, empresas emissoras de passagens e demais negócios que participam do processo precisam ser idôneos — assim como cada fornecedor com quem sua empresa se relaciona. Pensando nisso, seu setor de compras não deve apenas se preocupar em escolher os fornecedores com base na opção mais econômica, mas precisa garantir que essas empresas são responsáveis.
A escolha de parceiros especializados em viagens corporativas deve considerar critérios de governança, transparência e conformidade, garantindo que os fornecedores atendam às políticas e aos padrões éticos da organização.
A essa altura, você deve ter percebido que, para alcançar o compliance, é preciso dar um passo anterior, definindo as normas a serem seguidas. Estabelecer uma boa política de viagens corporativas é, portanto, o ponto inicial da gestão voltada para a conformidade. Somente delimitando as condições para esses deslocamentos é que você terá como medir posteriormente a aderência às normas.
No fim das contas, o compliance garante não só uma boa dose de economia nas viagens, mas ainda blinda a empresa quanto a riscos e questionamentos a respeito de sua idoneidade. Não parece o cenário ideal?
Quais as vantagens do compliance?
Como os benefícios desse tipo de regulamentação e controle são inúmeros, resolvemos resumir aqui os principais:
- Auxiliar no combate a práticas ilícitas;
- Tornar a gestão transparente, escolhendo caminhos mais práticos e menos burocráticos para as atividades corporativas;
- Garantir economia e maior lucratividade nas ações da empresa;
- Promover imparcialidade na liberação das viagens e demais ações internas;
- Impedir o uso indevido das viagens corporativas para fins pessoais;
- Regulamentar as condições para reembolso de despesas, separando os gastos pessoais daqueles inerentes ao trabalho.
Boas práticas de governança e transparência também fortalecem a agenda ESG das empresas.
Compliance em viagens corporativas: riscos e controles essenciais
Além da gestão financeira, as viagens corporativas também exigem atenção a riscos de integridade, como:
- Uso indevido de recursos da empresa;
- Pagamentos fora de política;
- Favorecimento de fornecedores;
- Brindes e hospitalidades inadequadas;
- Conflitos de interesse.
Por isso, empresas que adotam Programas de Compliance estruturados costumam integrar a política de viagens aos seus mecanismos de governança. Entre os principais controles estão:
- Políticas claras de aprovação de viagens;
- Definição de limites de despesas;
- Auditoria de reembolsos;
- Transparência na contratação de fornecedores;
- Registros e rastreabilidade das despesas;
- Treinamento dos colaboradores sobre conduta em viagens corporativas.
Essas práticas ajudam a reduzir riscos financeiros, legais e reputacionais, fortalecendo a cultura de integridade dentro das organizações.
Como implementar políticas de compliance em viagens corporativas?
Para implementar políticas de compliance em viagens corporativas, é essencial começar com a definição de diretrizes claras que estejam alinhadas aos valores e às normas da empresa.
Essa tarefa inclui estabelecer regras sobre aprovação de viagens, limites de gastos, escolha de fornecedores e prestação de contas.
Outra ação importante a ser feita, é a criação de um código de conduta específico para viagens. Ele precisa ser comunicado de forma acessível a todos os colaboradores , para garantir maior transparência e responsabilidade.
Além disso, o uso de plataformas digitais de gestão de viagens facilita o monitoramento em tempo real e a identificação de possíveis desvios de conformidade, fortalecendo a governança e a cultura ética dentro da organização.
A gestão de viagens também deve observar boas práticas de proteção de dados pessoais, especialmente no tratamento de informações de colaboradores e viajantes, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Como a Copastur ajuda as empresas a garantir o compliance em viagens corporativas?
Na Copastur, o compromisso com integridade e governança faz parte da forma como conduzimos nossos negócios. Nosso Programa de Compliance estabelece diretrizes claras relacionadas a:
- Ética e integridade;
- Prevenção à corrupção;
- Transparência nas relações com clientes e fornecedores;
- Gestão responsável de recursos corporativos.
Esses princípios também orientam a gestão de viagens corporativas, garantindo que cada deslocamento ocorra com segurança, responsabilidade e aderência às boas práticas de mercado.
Para saber mais sobre nossas diretrizes de integridade, acesse o Hub de Compliance da Copastur.
A Copastur auxilia as empresas a garantir o compliance em viagens corporativas principalmente através da consultoria especializada e do uso de tecnologia para o gerenciamento de ponta a ponta. Ela ajuda na elaboração e implementação de uma política de viagens corporativas clara, definindo limites de gastos, categorias de serviços e regras de aprovação, assegurando que todas as reservas e despesas estejam alinhadas com as diretrizes internas da companhia.
Além disso, suas plataformas tecnológicas e relatórios gerenciais permitem o monitoramento em tempo real dos custos e a auditoria das despesas, facilitando a identificação de desvios e garantindo a transparência e a conformidade com as normas e o orçamento estabelecidos.
Compromisso com integridade
A Copastur mantém políticas de:
- Anticorrupção;
- Ética empresarial;
- Privacidade e proteção de dados;
- Governança corporativa.
Para saber mais sobre nossas diretrizes de integridade, acesse o Hub de Compliance; Código de Ética e Programa de Compliance da Copastur em nossa página de ESG.
Compliance e governança na Copastur
A Copastur mantém um Programa de Compliance estruturado, com políticas internas, canal de ética e mecanismos de controle que reforçam a cultura de integridade e transparência em suas operações. Esse compromisso garante que as soluções oferecidas aos clientes estejam alinhadas às melhores práticas de governança corporativa.
Conheça agora mesmo as soluções para viagens corporativas da Copastur e descubra como transformar a gestão de viagens corporativas da sua empresa!
