A internet quebrou as barreiras geográficas para o desenvolvimento de novos negócios, trazendo à tona uma outra necessidade: as viagens corporativas. É fato que está cada vez mais fácil se deslocar nacional e internacionalmente, mas é igualmente verdade que os custos envolvidos aí exigem um planejamento financeiro empresarial de qualidade.

Segundo a Global Business Travel Association (GBTA), as viagens empresariais normalmente ocupam o segundo ou o terceiro lugar no rol de despesas controláveis das organizações. Na prática, porém, o controle de custos com esses deslocamentos ainda é uma incógnita para muitos empreendimentos.

Você precisa entender, desde já, que o segredo de uma boa gestão de viagens corporativas está no planejamento — especialmente porque fazem parte da estratégia financeira da empresa. Pronto para compreender direitinho essa relação e descobrir como você pode incluir viagens no seu planejamento estratégico?

Ligue resultados a objetivos

Toda viagem é (ou ao menos deveria ser) um investimento. Afinal, quando você disponibiliza um profissional para se deslocar de um local a outro a trabalho, é porque ele tem uma missão: gerar resultados positivos para o negócio.

Esse resultado deve estar atrelado ao objetivo estratégico global da organização — como a expansão dos negócios, a formação de parcerias, a conversão ou o atendimento de clientes. É essencial, portanto, que você faça essa conexão toda vez que pensar em uma viagem, determinando se ela é realmente necessária ou se é possível tratar a situação de outra maneira.

Depois de identificar essa interdependência, determine indicadores de performance que permitam avaliar se seus objetivos foram ou não alcançados com a viagem. Lembre-se: os famosos KPIs (Key Performance Indicators) devem funcionar como uma bússola nessa jornada.

Avalie o padrão das viagens

Se sua empresa já tem um histórico de viagens, pode analisar qual é o padrão de cada deslocamento: destinos, períodos, finalidades, custos, solicitantes, sazonalidade, entre outros fatores que possam contribuir para o entendimento do comportamento das viagens realizadas pela equipe.

A partir dessa análise, você pode criar estratégias de redução de custos, melhorando seu planejamento estratégico financeiro. Pense bem: se você já sabe que entre março e junho a demanda por viagens aumenta, pode se antecipar na compra de milhas, nas reservas e na provisão de recursos, diminuindo assim seu investimento ao mesmo tempo em que aumenta os resultados.

Defina políticas específicas

Você sabia que 89,9% dos trabalhadores usam a internet para fazer planos de viagem? E sabia também que boa parte das pessoas gostam de aproveitar as viagens corporativas para dar uma esticadinha em pontos turísticos? Não há nada de mal nisso, desde que você consiga averiguar se a viagem é realmente necessária ou se está sendo solicitada simplesmente para unir o útil ao agradável. E é aqui que entram as políticas para concessão de viagens.

Não se trata de burocratizar o processo, mas sim de garantir que cada viagem seja realmente produtiva e cumpra com uma meta ou determinado objetivo organizacional. Para isso, é essencial contar com um fluxo de aprovação, assim como conhecer tanto a justificativa do profissional para viajar como seu histórico de viagens.

Segmente e personalize

Muitas empresas criam políticas engessadas para suas viagens corporativas, o que acaba prejudicando a performance do negócio e a experiência do viajante. Nesse contexto, uma situação bastante comum consiste em determinar um valor fixo de diária, independentemente do local para o qual o funcionário precisa ir.

Será que comer em um restaurante em São Paulo tem o mesmo custo de comer em um restaurante em Macaé? Provavelmente não. Fazer essa análise proporciona economia nos destinos mais baratos e promove viagens mais confortáveis para os destinos cujo custo de vida é mais alto. O mesmo vale para a locação de automóveis, a hospedagem, o aluguel de equipamentos e assim por diante. Esse planejamento pode dar um pouco mais de trabalho, mas o esforço definitivamente vale a pena.

Estime o ROI dos deslocamentos

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Como dissemos lá no início deste post, toda viagem corporativa é um investimento. Deve, por isso, contribuir com os objetivos estratégicos da empresa. E como um dos propósitos fundamentais de todo negócio é gerar receita, você deve estimar quanto de receita uma viagem pode trazer para o empreendimento.

Se você envia um representante para fechar um contrato com um novo cliente, por exemplo, calcule quanto será gasto na viagem e quanto de receita esse possível novo cliente trará. Depois deduza o investimento da receita gerada e divida o valor pelo investimento feito. Você tem aí o ROI: retorno sobre o investimento.

Mas e se a viagem for infrutífera? Paciência. Ao final do mês, some o investimento feito em deslocamentos e divida pela receita gerada a partir de tais viagens. Se o resultado for positivo, ótimo. Se for negativo ou abaixo do esperado, revise sua política de viagens e o perfil dos potenciais clientes que tem atendido.

Contrate especialistas na área

Para dar conta de todos esses detalhes que, na verdade, são vitais para alcançar a eficiência financeira e permitir que sua empresa tenha uma gestão de viagens corporativas impecável, é preciso contar com profissionais que realmente entendam o mercado. Esses especialistas não só conhecem as sazonalidades de ofertas feitas por companhias aéreas e hotéis como têm um excelente poder de negociação com os fornecedores.

Nesse caso, o melhor é contar com uma empresa especializada em viagens corporativas que ofereça um atendimento de excelência para sua equipe e ainda o ajude a reduzir os custos com esses deslocamentos. Com uma visão sistêmica sobre os requisitos e as necessidades de cada viagem, esses profissionais já possuem checklists que facilitam o planejamento dos deslocamentos, sem contar que têm um contato muito mais próximo com bons fornecedores, que não deixarão seu time na mão.

Procure se antecipar

Toda viagem pode ter seu investimento maximizado se você se antecipar no planejamento. Estando em vias de realizar o planejamento estratégico para o próximo ano, por exemplo, aproveite a oportunidade para montar seu calendário de viagens e já começar as negociações com fornecedores!

Não se esqueça de inserir todas as viagens no seu orçamento e acompanhar os indicadores de desempenho — especialmente o ROI. Uma boa análise de dados trará ótimos subsídios para que você planeje seus deslocamentos corporativos com uma eficiência cada vez maior.

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Formado em Administração de empresas e MBA em marketing, possui 15 anos de experiencia no mercado de viagens e ampla vivencia internacional.

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