Embora as viagens corporativas sejam cada vez mais comuns na empresa e aparecem entre o segundo e terceiro lugar no ranking de despesas controláveis, os custos com os deslocamentos ainda são uma incógnita para muitos empreendimentos. Vamos descobrir juntos como elaborar esse planejamento?
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O primeiro passo é entender que o segredo de uma boa gestão de viagens corporativas está no planejamento — especialmente porque fazem parte da estratégia financeira da empresa. Pensando nisso, elaborarmos uma relação e maneiras diferentes para que você inclua as viagens no seu planejamento financeiro! Veja a seguir:
Ligue resultados a objetivos
Toda viagem é (ou ao menos deveria ser) um investimento. Afinal, quando você disponibiliza um profissional para se deslocar de um local a outro a trabalho, é porque ele tem uma missão: gerar resultados positivos para o negócio.
Esse resultado deve estar atrelado ao objetivo estratégico global da organização — como a expansão dos negócios, a formação de parcerias, a conversão ou o atendimento de clientes. Por isso, indicadores de performance (KPIs) precisam ser criados para avaliar se seus objetivos foram ou não alcançados com a viagem.
Avalie o padrão das viagens
Se sua empresa já tem um histórico de viagens, você pode analisar qual é o padrão de cada deslocamento: destinos, períodos, finalidades, custos, solicitantes, sazonalidade, entre outros fatores que possam contribuir para o entendimento do comportamento das viagens realizadas pela equipe.
A partir dessa análise, você pode criar estratégias de redução de custos, melhorando seu planejamento estratégico financeiro. Pense bem: se você já sabe que entre março e junho a demanda por viagens aumenta, pode se antecipar no planejamento.
Defina políticas específicas
Você sabia que boa parte das pessoas gostam de aproveitar as viagens corporativas para dar uma esticadinha em pontos turísticos? Não há nada de mal nisso, desde que você consiga averiguar se a viagem é realmente necessária ou se está sendo solicitada simplesmente para unir o útil ao agradável. E é aqui que entram as políticas de viagens.
Não se trata de burocratizar o processo, mas sim de garantir que cada viagem seja realmente produtiva. Para isso, é essencial contar com um fluxo de aprovação, assim como conhecer tanto a justificativa do profissional para viajar como seu histórico de viagens.
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Segmente e personalize
Muitas empresas criam políticas engessadas para suas viagens corporativas, o que acaba prejudicando a performance do negócio e a experiência do viajante. Será que comer em um restaurante em São Paulo tem o mesmo custo de comer em um restaurante em Macaé? Provavelmente não. Fazer essa análise proporciona economia nos destinos mais baratos e promove viagens mais confortáveis para os destinos cujo custo de vida é mais alto.
Estime o ROI dos deslocamentos
Como dissemos lá no início deste post, toda viagem corporativa é um investimento. Deve, por isso, contribuir com os objetivos estratégicos da empresa. E como um dos propósitos fundamentais de todo negócio é gerar receita, você deve estimar quanto de receita uma viagem pode trazer para o empreendimento.
Se você envia um representante para fechar um contrato com um novo cliente, por exemplo, calcule quanto será gasto na viagem e quanto de receita esse possível novo cliente trará. Depois deduza o investimento da receita gerada e divida o valor pelo investimento feito. Você tem aí o ROI: retorno sobre o investimento.
Contrate especialistas na área
Para dar conta de todos esses detalhes que, na verdade, são vitais para alcançar a eficiência financeira e permitir que sua empresa tenha uma gestão de viagens corporativas impecável, é preciso contar com profissionais que realmente entendam o mercado.
Mas na verdade, o melhor é contar com uma empresa especializada em viagens corporativas que ofereça um atendimento de excelência para sua equipe e ainda o ajude a reduzir os custos com esses deslocamentos. Com uma visão sistêmica sobre os requisitos e as necessidades de cada viagem, esses profissionais já possuem checklists que facilitam o planejamento dos deslocamentos, sem contar que têm um contato muito mais próximo com bons fornecedores, que não deixarão seu time na mão.
Procure se antecipar
Toda viagem pode ter seu investimento maximizado se você se antecipar no planejamento. Estando em vias de realizar o planejamento estratégico para o próximo ano, por exemplo, aproveite a oportunidade para montar seu calendário de viagens e já começar as negociações com fornecedores! Lembre-se, nunca é cedo para começar a planejar.
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